Zamknięcie roku podatkowego dla wielu przedsiębiorców oznacza konieczność przeprowadzenia spisu z natury, inaczej remanentu. Wbrew pozorom, nie polega to jedynie na przeliczeniu towaru w sklepie czy na magazynie. Dokument powstający w ten sposób ma dużą wagę dla urzędu skarbowego. Wartość spisu z natury bezpośrednio wpływa na wysokość dochodu, a więc i na kwotę podatku. Dowiedz się, jakie błędy najczęściej kwestionuje US w remanencie i jak ich uniknąć, by Twoje księgi podatkowe nie zostały uznane za „nierzetelne”.
1. Braki formalne – błędy w arkuszu spisowym
Często przedsiębiorca skupia się na liczeniu, zapominając o formie spisu z natury. Przepisy precyzyjnie określają, co musi zawierać arkusz spisowy. Urzędnicy bardzo często podważają spisy, które są sporządzone nieprawidłowo, gdzie brakuje kluczowych elementów.
Najczęściej w arkuszu brakuje:
- imienia i nazwiska właściciela zakładu,
- daty sporządzenia spisu,
- kolejnego numeru pozycji na arkuszu,
- podpisów osób sporządzających spis oraz właściciela (nawet jeśli to ta sama osoba).
Ważne: Spis musi być sporządzony w sposób trwały. Napisany odręcznie, ołówkiem może budzić zastrzeżenia ze strony fiskusa, dlatego zalecane jest stosowanie długopisu czy pióra lub po prostu formy elektronicznej. Dokument musi być czytelny i niemożliwy do łatwej edycji.
2. Niewłaściwa wycena towarów (cena zakupu a cena zbytu)
To jeden z najpoważniejszych błędów merytorycznych w remanencie. Przedsiębiorcy często wpisują do niego ceny, po których chcieliby sprzedać towar, zamiast cen, za które go kupili.
Zgodnie z zasadami księgowymi, towary handlowe i materiały wyceniamy według cen zakupu lub cen nabycia, jeżeli są niższe od cen rynkowych. Warto pamiętać, że:
- Cena zakupu to kwota, którą płaci się dostawcy (bez VAT, jeśli przedsiębiorca jest „vatowcem”).
- Cena nabycia to cena zakupu powiększona o koszty uboczne (np. transport, ubezpieczenie w drodze).
- Koszty wytworzenia dotyczą producentów – to suma kosztów bezpośrednich zużytych do wyprodukowania wyrobu (materiał, robocizna).
Wpisanie ceny rynkowej (sprzedaży) powoduje sztuczne zawyżenie wartości majątku na koniec roku, co może zniekształcić wynik finansowy. Wyjątek stanowi sytuacja, gdy towar jest uszkodzony lub wyszedł z mody i jego realna cena rynkowa będzie niższa niż cena zakupu – wtedy możesz przyjąć tę niższą wartość.
3. Pominięcie towarów „obcych” lub towarów poza firmą
Spis z natury ma być kompletny, całościowy. Urząd skarbowy podczas kontroli może zweryfikować, czy w magazynie znajduje się towar, którego nie ma w spisie, lub odwrotnie.
Dwa częste scenariusze, w których przedsiębiorcy popełniają błędy, dotyczą:
- Towarów obcych: jeśli przechowujesz towar, który nie jest Twoją własnością (np. został wzięty w komis, depozyt, czy w celu obróbki uszlachetniającej), musisz go ująć w spisie. Tego towaru nie wyceniasz (jego wartość to 0 zł dla Twojego podatku), ale musisz wpisać jego ilość i wskazać, czyją jest własnością.
- Towarów własnych poza firmą: jeśli Twój towar znajduje się w zewnętrznym magazynie lub u kontrahenta, nadal jest Twoją własnością i musi trafić do Twojego spisu z natury. Nie możesz o nim zapomnieć.
Pominięcie pewnych punktów w spisie z natury może spowodować, że zakwestionowana zostanie rzetelność całego dokumentu.
4. Błędna data i chronologia
Spis z natury dla celów podatkowych musi odzwierciedlać stan faktyczny na dzień 31 grudnia danego roku. W praktyce, zwłaszcza w dużych firmach, liczenie trwa kilka dni.
Błąd pojawia się, gdy przedsiębiorca liczy towar np. 2 stycznia, ale nie uwzględnia sprzedaży, która miała miejsce w sylwestra, lub dostaw przyjętych w Nowy Rok.
Jeżeli fizycznie liczysz towar w innym dniu niż 31 grudnia, musisz dokonać odpowiedniej korekty (dodać to, co sprzedano po 31 grudnia, a odjąć to, co przyjęto po tej dacie), aby ustalić stan dokładnie na koniec roku.
5. Błędy rachunkowe przy podsumowaniu
Wydaje się to błahe, ale w dobie arkuszy kalkulacyjnych wciąż zdarzają się błędy w sumowaniu stron. Pamiętaj, że spis z natury musi być zakończony podsumowaniem każdej strony oraz podsumowaniem całości.
Wartość wynikająca z remanentu musi zostać wpisana do KPiR (Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów) jako ostatnia pozycja w roku. Jeśli pomylisz się w dodawaniu choćby o złotówkę, Twój roczny dochód będzie wyliczony błędnie. Urząd skarbowy ma 5 lat na weryfikację tych obliczeń i doliczenie odsetek od zaległości podatkowej.