W grudniu w wielu firmach w całej Polsce organizowane są uroczyste spotkania wigilijne dla pracowników. To okazja do wspólnego świętowania i integracji. Często nawet jeśli firmowa wigilia się nie odbywa, to i tak przedsiębiorcy finansują prezenty dla pracowników i kontrahentów. Jak rozliczyć takie wydatki w księgowości firmowej?
Rozliczenie podatkowe kosztów wigilii firmowej
Pod pewnymi warunkami koszt zorganizowania spotkania świątecznego dla pracowników może być uznany za koszt uzyskania przychodów. Ważne jest, aby wigilia miała charakter integracyjny i motywacyjny, a świadczenia kierowane były do pracowników.
Organy podatkowe stoją na stanowisku, że wydatki na imprezy pracownicze wypełniają definicję kosztów uzyskania przychodów.
Jest jednak pewne „ale”. Mianowicie, jeśli podczas wigilii firmowej obecni są nie tylko pracownicy i pracodawca, ale również np. ważni kontrahenci, to część wydatków na takie wydarzenie może zostać uznane przez fiskusa za reprezentację, która nie jest kosztem podatkowym.
Z drugiej strony dla samych uczestników wigilii, czyli zatrudnionych pracowników, udział w spotkaniu nie powoduje powstania przychodu. Nie ma w takiej sytuacji skutecznego sposobu, by przypisać indywidualną korzyść konkretnej osobie. Pracodawca nie naliczy zaliczki na podatek dochodowy ani składek ZUS za udział w pracowniczym spotkaniu świątecznym.
Jak finansowana jest wigilia firmowa?
Na rozliczenie podatkowe kosztów organizacji wigilii firmowej wpływ ma również to, z jakich źródeł została ona sfinansowana. W dużych, a czasem i w średniej wielkości firmach, możliwe jest pokrycie ich z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. W takim przypadku nie mogą być zaliczone do kosztów podatkowych.
Natomiast gdy koszty wigilii przedsiębiorca pokrył ze środków obrotowych, co najczęściej ma miejsce w małych i średnich przedsiębiorstwach, to jak najbardziej można je zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.
Wyjątkiem od reguły zaliczania kosztów świątecznego spotkania w firmie do kosztów podatkowych są wydatki na alkohol – te nie mogą pomniejszać podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych.
Prezenty dla pracowników i kontrahentów – jak rozliczyć takie wydatki?
Jeśli pracodawca kupuje okolicznościowe upominki z okazji świąt Bożego Narodzenia swoim podwładnym i w dokumentach wskaże, że takie mają one charakter, nie będą podlegać opodatkowaniu PIT. Będzie tak za każdym razem, gdy prezenty dla pracowników:
- nie są formą wynagrodzenia za pracę,
- nie wynikają z regulaminu wynagradzania,
- nie są powiązane z wynikami pracy.
Jednak miej na uwadze, że prezenty są co prawda zwolnione z PIT, ale często podlegają limitom, jak przy finansowaniu z ZFŚS. Kluczowe jest źródło ich finansowania i sam charakter świadczenia.
W przypadku prezentów dla kontrahentów nie będą one stanowić kosztów uzyskania przychodu, ponieważ nie wypełniają kryterium celowości, tj. nie są wydatkiem służącym uzyskaniu przychodu. Są kosztami reprezentacji. Jedynie drobne upominki reklamowe z logo będą inaczej kwalifikowane – mają charakter reklamowy i mogą być kosztem.