Koniec roku podatkowego to moment, w którym przedsiębiorcy zamykają księgi i analizują oraz podsumowują swoje finanse. To także czas, gdy możesz uporządkować kwestie związane z nieopłaconymi fakturami. Urząd skarbowy oczekuje zapłaty VAT i podatku dochodowego niezależnie od tego, czy kontrahent uregulował należność. Sprawdź, co możesz z tym zrobić.
Rozwiązanie problemu niezapłaconych faktur – ulga na złe długi
Mechanizmem ratunkowym dla przedsiębiorców zmagających się z zatorami płatniczymi spowodowanymi brakiem spływu należności za faktury jest ulga na złe długi. Pozwala odzyskać zapłacony podatek od faktur, których termin płatności dawno minął.
Najważniejsze jest uświadomienie sobie, kiedy dług stanie się „złym”. W przepisach określono, że nieściągalność wierzytelności musi być uprawdopodobniona. Wierzytelność uznaje się za nieściągalną, jeśli od terminu płatności określonego na fakturze lub w umowie upłynęło 90 dni, a wierzytelność nie została uregulowana ani zbyta w jakiejkolwiek formie.
Co istotne, termin ten jest liczony od daty wymagalności zapłaty, a nie od daty wystawienia faktury. Jest to termin jednolity zarówno dla podatku VAT, jak i podatków dochodowych (PIT/CIT). Przedsiębiorca może, ale nie musi skorzystać z ulgi na złe długi. Jeśli się na nią zdecyduje, dłużnik nie może jej zablokować.
Ulga na złe długi w VAT – warunki i procedura
Możesz skorygować podstawę opodatkowania oraz podatek należny VAT w ramach ulgi na złe długi, ale musisz spełnić szereg warunków. Dzięki pakietom SLIM VAT przepisy te zostały w ostatnim czasie nieco złagodzone, co jest korzystne dla wierzycieli.
Kluczowe warunki do spełnienia (po stronie wierzyciela) są takie:
- Status wierzyciela: w dniu poprzedzającym dzień złożenia korekty deklaracji VAT, musisz być zarejestrowany jako podatnik VAT czynny.
- Okres wystawienia faktury: od daty wystawienia faktury dokumentującej wierzytelność nie może upłynąć więcej niż 3 lata (licząc od końca roku, w którym została wystawiona). Jest to kluczowe w kontekście zamykania roku – jeśli masz faktury sprzed 3 lat, grudzień może być ostatnim momentem na odzyskanie pieniędzy.
Wcześniejsze przepisy wymagały, aby dłużnik nie znajdował się w trakcie postępowania upadłościowego ani w likwidacji. Obecnie, dzięki nowelizacjom, możesz skorzystać z ulgi przysługującej wierzycielom, nawet jeśli dłużnik jest w trakcie restrukturyzacji, upadłości czy likwidacji. Co więcej, na moment dokonywania korekty przez wierzyciela dłużnik nie musi już posiadać statusu czynnego podatnika VAT (choć transakcja pierwotna musiała zachodzić między podatnikami).
Jak technicznie dokonać korekty w uldze na złe długi i odzyskać VAT?
Korektę przeprowadzasz w pliku JPK_V7M (dla rozliczeń miesięcznych) lub JPK_V7K (dla kwartalnych). Wykazujesz faktury, których dotyczy ulga, podając dane dłużnika oraz kwoty korekty „na minus”. Ulga przysługuje w rozliczeniu za okres, w którym upłynął 90. dzień od terminu płatności.
Jeśli po skorzystaniu z ulgi dłużnik ureguluje należność (w całości lub części), masz obowiązek powrotnego zwiększenia podstawy opodatkowania i wpłacenia VAT w rozliczeniu za okres, w którym należność została uregulowana.
Ulga na złe długi w PIT – zmniejszenie podstawy opodatkowania
Z ulgi na złe długi mogą skorzystać przedsiębiorcy rozliczający się:
- na zasadach ogólnych,
- podatkiem liniowym lub
- ryczałtem.
Mechanizm ten pozwala na zmniejszenie podstawy obliczenia podatku (lub przychodu w przypadku ryczałtu) o wartość nieuregulowanej wierzytelności.
Jeśli zaliczysz niezapłaconą fakturę do przychodów należnych, zapłacisz od niej podatek dochodowy, a minęło 90 dni od terminu płatności:
- Możesz pomniejszyć dochód (przychód) stanowiący podstawę obliczenia zaliczki na podatek.
- Jeśli nie zrobisz tego w trakcie roku przy zaliczkach, możesz dokonać odliczenia w zeznaniu rocznym (składanym np. w kwietniu kolejnego roku za rok bieżący, na odpowiednim druku PIT).
Dla przedsiębiorców zamykających rok podatkowy oznacza to, że niespłacone faktury, których termin 90 dni minął w bieżącym roku, mogą realnie obniżyć podatek do dopłaty w rocznym PIT.
Pamiętaj, że ulga w PIT dotyczy wyłącznie wierzytelności, które uprzednio zostały zaliczone w księgowości jako przychody należne, a transakcja została zawarta między podmiotami prowadzącymi działalność gospodarczą.