Od 1. kwietnia 2014 roku zaczęły obowiązywać nowe zasady odliczania VAT od wydatków związanych z zakupem oraz użytkowaniem samochodów osobowych w prowadzonej działalności gospodarczej. Zmiany obowiązują w związku z uchwaloną przez Sejm 7. lutego 2014 roku ustawą zmieniającą przepisy ustawy o podatku od towarów i usług.
Rozważania na temat odliczania VAT od samochodów osobowych należy rozpocząć od przytoczenia zawartej w ustawie definicji samochodu osobowego. W artykule 2, punkcie 34 ustawy o VAT napisane jest, że pojazdem samochodowym jest pojazd w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym, którego dopuszczalna masa całkowita nie przekracza 3,5 tony. Zatem pojazdem takim jest każdy pojazd jeżdżący z prędkością wyższą niż 25 km/godzinę. Sprecyzowane określenie definicji pojazdu samochodowego ma na celu wykluczenie wszelkich pojazdów, których ustawa o VAT nieobowiązuje. Wyjątkami, gdzie nie ma zastosowania ww. ustawa, są motorowery i ciągniki rolnicze.
Nowością w znowelizowanej ustawie jest uznawanie pojazdu samochodowego, że jest on użytkowany i w prowadzonej działalności gospodarczej, i w celach prywatnych. Patrzenie pod tym kontem na pojazd samochodowy będzie miało zastosowanie w przypadkach, gdy przedsiębiorstwo, działalność gospodarcza prowadzona jest w miejscu zamieszkania właściciela, gdy kadra pracownicza użytkuje samochód jako środek transportu do pracy. Przytoczone sytuacje są tylko przykładowymi i można znaleźć ich o wiele więcej.
Ważnym jest zasada, ze od 1. kwietnia od takich pojazdów odlicza się VAT w wysokości jedynie 50% wielkości kwoty podatku znajdującej się na fakturze. Wprowadzone ograniczenie odnosi się co do wydatków na te pojazdy powstałych w związku z nabyciem tego typu pojazdu, z jego importem, czy też wytwarzaniem. Ponadto limitem objęte są również wydatki związane z użytkowaniem pojazdów w oparciu o umowę najmu, dzierżawy, leasingu. W skład wchodzą również wydatki związane z nabyciem, importem paliw silnikowych, gazu, oleju napędowego, które wykorzystywane są w tych pojazdach, w związku z naprawą lub konserwacją oraz dotyczące pozostałych towarów i usług nieodzownie powiązanych z użytkowaniem tych pojazdów.
Znowelizowana ustawa wprowadza przedłużenie obowiązujące do 30 czerwca 2015 roku, zakazu odliczania VAT od wydatków związanych z zakupem paliwa (również gazu i oleju napędowego) do wybranych rodzajów pojazdów. Są nimi: samochody osobowe oraz inne pojazdy samochodowe, których dopuszczalna masa całkowita nie przekracza 3,5 tony, których liczba miejsc wliczając fotel kierowcy wynosi 1, gdy dopuszczalna ładowność nie przekracza 425 kilogramów, 2, gdy dopuszczalna ładowność wynosi mniej niż 493 kilogramy, lub 3 lub więcej, wówczas, gdy dopuszczalna ładowność jest mniejsza od 500 kilogramów. Ważnym jest informacja, ze wszelkie zawarte dane, na podstawie, których następuje klasyfikacja pojazdu powinny znajdować się w dokumentach wydanych zgodnie z przepisami o ruchu drogowym. W przypadku braku w takich dokumentach informacji na temat liczby miejsc lub dopuszczalnej ładowności – taki pojazd uznaje się za samochód osobowy.
Nowelizacja ustawy o VAT, przynosi również informację na temat nie możności odliczania VAT od zakupu paliwa od samochodu osobowego, także od innego pojazdu samochodowego wykorzystywanego do celów działalności gospodarczej i do celów prywatnych, jeżeli przed 1. kwietnia 2014 roku nie przysługiwało prawo do takiego odliczenia.
Podatnicy będą mogli również odliczać VAT w 100% w przypadku ponoszenia wydatków dotyczących pojazdów użytkowanych tylko i wyłącznie do celów działalności gospodarczej, dotyczących pojazdów przeznaczonych do przewożenia minimum 10 osób licząc z kierowcą. Możliwość odliczenia całego Vatu istnieje od wydatków związanych z nabyciem towarów montowanych, znajdujących się w pojazdach samochodowych, z konserwacją, naprawą i montażem, ale tylko i wyłącznie w przypadku pojazdów wykorzystywanych jedynie w działalności gospodarczej podatnika.
Podstawą odliczenia Vatu będzie udokumentowany związek istnienia wydatków z czynnościami opodatkowanymi
W ustawie jest również jasno oznaczone, co znaczy, że pojazd jest użytkowany tylko i wyłącznie do celów działalności gospodarczej. Za taki pojazd uznaje się pojazd, którego konstrukcja wyklucza możliwość użycia go do innych celów, niż te związane z działalnością gospodarczą lub pojazd, którego sposób wykorzystania został jasno określony przez podatnika oraz dodatkowo potwierdzony ewidencją przebiegu pojazdu i dodatkowo wyklucza użycie go do celów innych niż związanych z działalnością gospodarczą.
Ewidencja przebiegu pojazdu, która ma być dokumentem potwierdzającym wykorzystanie pojazdu wyłącznie do celów związanych z działalnością gospodarczą, powinna być prowadzona z dniem rozpoczęcia wykorzystywania pojazdu tylko i wyłącznie w tym celu do dnia, w którym takie użytkowanie ma zostać zakończone.
W skład takiej ewidencji, powinno wchodzić: numer rejestracyjny pojazdu, początek i koniec ewidencji (co do dnia), wysokość stanu licznika przebiegu pojazdu samochodowego istniejący w dniu rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, z końcem każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia ewidencji. Ponadto ewidencja powinna zawierać wpis osoby, która kieruje pojazdem o każdorazowym wykorzystaniu pojazdu. Wpis taki powinien zawierać szczegółowe informacje co do daty, miejsca wyjazdu i jego celu, liczby przejechanych kilometrów, danych osoby, która kierowała pojazdem. Kolejne wpisy muszą zostać jeszcze potwierdzone przez podatnika. Takiego potwierdzenia dokonuje na koniec każdego okresu rozliczeniowego. W ewidencji musza się znaleźć również informacje o liczbie przejechanych kilometrów na koniec poszczególnych okresów rozliczeniowych, także na dzień zakończenia ewidencji.
Ewidencji przebiegu pojazdu, o której tutaj mowa, nie ma potrzeby sporządzać do pojazdów samochodowych, które są przeznaczone tylko i wyłącznie do odsprzedaży i sprzedaży w przypadku wytwarzania ich przez podatnika, jeżeli są oddane w odpłatne użytkowanie na podstawie umowy najmu, leasingu, czy dzierżawy, ale tylko wówczas, gdy powyższe czynności stanowią przedmiot działalności podatnika. Kolejnym odstępstwem, w którym to nie ma potrzeby prowadzenia ewidencji, jest wykorzystywanie samochodu tylko i wyłącznie w działalności gospodarczej, wówczas gdy podatnik dobrowolnie podejmie decyzję o korzystaniu z odliczania podatku VAT w wysokości 50% kwoty podatku lub gdy podatnik nie będzie miał prawa w ogóle do odliczeń. Ustawodawca zwraca również uwagę, na brak konieczności prowadzenia ewidencji w odniesieniu do pojazdów samochodowych, które są tak skonstruowane, że nie mogą służyć do innych celów niż firmowe.
Ustawa nakłada obowiązek wobec podatnika, który wykorzystuje pojazdy samochodowe tylko i wyłącznie do celów działalności gospodarczej i prowadzi do nich ewidencję przebiegu, do złożenia w urzędzie skarbowym informacji o tych pojazdach. Informacja taka powinna być złożona na druku VAT-26 w ciągu 7 dni od dnia powstania pierwszego wydatku związanego z ww. pojazdem.
Informację o której tutaj mowa ma obowiązek również złożyć podatnik, którego samochód będzie początkowo wykorzystywany i na potrzeby firmy i na potrzeby prywatne, a później zastosowanie jego będzie tylko i wyłącznie na potrzeby działalności gospodarczej.
Jeżeli zmieni się sposób wykorzystania pojazdu samochodowego, złożona informacja w urzędzie skarbowym będzie wymagała uaktualnienia. Takiej aktualizacji należy dokonać maksymalnie na dzień przed dniem, w którym podatnik zmieni cel wykorzystywania auta.
Złożenie informacji, o której tutaj mowa po terminie, nie złożenie jej wbrew istniejącemu obowiązkowi lub zawarcie w niej nieprawdziwych danych spowoduje ukaranie podatnika grzywną w wysokości do 720 stawek dziennych.
Jeżeli podatnik użytkuje pojazd samochodowy na podstawie umowy najmu lub leasingu, ustawa przewiduje dla niego zachowanie praw nabytych w sferze odliczania VAT przykładowo od rat leasingowych, czynszu najmu, które to dotyczą samochodów w stosunku do których przed 1. kwietnia 2014 roku przysługiwało maksymalne prawo do odliczania VAT./p>
Warto podkreślić, że podatnik będzie mógł odliczać VAT w 100% jedynie od czynszu najmu lub rat leasingowych, które dotyczą danego pojazdu. A VAT od pozostałych wydatków związanych z tymi autami, od wydatków związanych z zakupem paliwa, naprawą, będzie odliczany po nowemu, tj. 50% lub w 100%.
Zatem, nowelizacja ustawy wprowadza zróżnicowanie co do możliwości odliczenia wielkości VAT w przypadku wykorzystywania pojazdu samochodowego tylko i wyłącznie na cele działalności gospodarczej lub na cele firmowe i prywatne. To głównie od tych cech zależy wielkość odliczenia.
Watpliwosci zwykle dotykaja platnikow VAT, ktorym zalezy na odliczeniu podatku z faktury zakupu samochodu, jak rowniez od innych wydatkow zwiazanych z jego eksploatacja.