Pracodawca, który zatrudnia pracownika młodocianego celem nauki zawodu, płaci mu wynagrodzenie i odprowadza składki ZUS. Może on ubiegać się o zwrot tego rodzaju wydatków. Pracodawca w tym celu powinien złożyć wniosek o zawarcie umowy o refundację we właściwym z uwagi na miejsce odbywania nauki zawodu przez młodocianego Centrum Edukacji i Pracy Młodzieży.
Biorąc pod uwagę przepisy Ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 roku o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. z 2008 r. Nr 69 poz. 415 z późn zm.) Ochotnicze Hufce Pracy mają możliwość dokonania zwrotu kwot poniesionych przez pracodawcę na wynagrodzenia i składki na ubezpieczenie społeczne zatrudnianych pracowników na umowę o pracę w celu przygotowania zawodowego, z uwzględnieniem jednak wykazu zawodów, zawartego w niniejszej ustawie, kwoty te obejmują jednak wynagrodzenia do wysokości najniższych stawek, które zostały określone w odrębnych przepisach obowiązujących w czasie, za który dokonywania jest refundacja na podstawie umowy zawartej z pracodawcą lub inną organizacją, która zrzesza pracodawców.
Od 1 lipca 2014 roku, refundacja wynagrodzeń młodocianych osób została sklasyfikowana jako pomoc de minimis. Limit takiej pomocy wynosi 200 000 euro na 3 lata. Całość procedury, która obowiązuje przy ubieganiu się o refundację regulowana jest Rozporządzeniem Ministra Finansów Pracy i Polityki Społecznej z dnia 25 czerwca 2014 roku w sprawie refundowania ze środków Funduszu Pracy wynagrodzeń wypłacanych młodocianym pracownikom i składek na ubezpieczenia społeczne.
Zgodnie z wymienionymi przepisami, pracodawca, który zatrudnia młodocianych pracowników w celu nauki zawodu oraz wyraża potrzebę ubiegania się o refundację, powinien spełniać następujące warunki:
-
młodociane osoby zatrudnione powinny być w zawodach określonych w ustawie z dnia 20 kwietnia 2004 roku o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy
-
sam pracodawca lub osoba, która prowadzi w jego imieniu zakład pracy lub osoba przez niego zatrudniona zobowiązane są do spełniania warunków niezbędnych do prowadzenia przygotowania zawodowego w zakresie wymagań zawodowych i pedagogicznych zgodnymi z wymaganiami zawartymi w rozporządzeniu Ministra Edukacji Narodowej w sprawie praktycznej nauki zawodu
-
pracodawca zobowiązany jest do złożenia wniosku o zawarcie umowy o refundację i dołączenia do niego kopii umów o pracę, które zawarł z młodocianymi pracownikami
-
pracodawca zobowiązany jest złożyć wniosek, o którym wyżej jest mowa w terminie od 1 stycznia do 15 listopada każdego roku
-
w formach pozaszkolnych, dotyczących przyuczenia do wykonywania danej pracy, pracodawcy, wnioski o zawarcie umowy o refundację powinni składać do 20. dnia każdego miesiąca
-
pierwszy wniosek rozliczeniowy pracodawca może złożyć po odesłaniu podpisanej umowy o refundację do WK OHP oraz spełnieniu wszystkich niezbędnych kryteriów, które potrzebne są do rozliczenia wniosku.
Jeżeli chodzi o terminy składania wniosków o zawarcie umowy o refundację, w ustawie zawartych jest kilka dopuszczalnych odstępstw od norm. Pracodawca może ubiegać się o zawarcie umowy o zwrot kosztów poza terminami, wówczas gdy umowa o pracę w celu przygotowania zawodowego została rozwiązana z młodocianym pracownikiem w wyniku: upadłości lub likwidacji zakładu pracy, reorganizacji poprzedniego zakładu pracy, która to uniemożliwia dalsze przygotowanie do zawodu, wydania orzeczenia lekarskiego o przeciwwskazaniach do kontynuowania nauki w danym zawodzie.
Ochotnicze Hufce Pracy zawierają umowę z pracodawcą na czas od dnia, kiedy młodociany rozpoczął przygotowanie zawodowe u tego pracodawcy, zgodnie z umową pracy i do dnia zakończenia przygotowania zawodowego.
Jeżeli młodociany będzie powtarzał rok, wówczas refundacja nie przysługuje.
Wniosek, który pracodawca jest zobowiązany złożyć musi spełniać wszelkie wymagania formalne, w przeciwnym razie zobowiązany jest on do uzupełnienia braków.
Najczęściej zdarza się, że wypłaty refundacji odbywają się co kwartał, nie jest to jednak wymóg ustawowy.