Jeżeli, pracodawca wysyła pracownika w podróż służbową, to musi liczyć się z koniecznością pokrycia diety, czy kosztów noclegu.
Jeżeli, w delegację krajową wysyłany jest pracownik państwowy lub samorządowej jednostki budżetowej, to wysokość oraz warunki zwrotu kosztów ustalane są przepisami rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 roku. W przypadku pozostałych pracowników wysokość i warunki zwrotu kosztów określane są w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie wynagradzania (czyli w wewnętrznych przepisach), natomiast jeżeli takich nie ma w przedsiębiorstwie, to obowiązują przepisy umowy o pracę. Ważnym jest, że postanowienia przepisów wewnętrznych, czy też umów o pracę nie mogą ustalać diet za dobę podróży służbowej na obszarze kraju w wysokości, która jest niższa niż dieta z tytułu podróży służbowej pracownika sfery budżetowej.
Wówczas, gdy w wewnętrznych regulaminach: układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagrodzenia, czy umowie o pracę, nie ma ustalonej wysokości należności na pokrycie kosztów podróży służbowej, obowiązują stawki zawarte w wyżej wymienionym rozporządzeniu.
Za czas, który pracownik poświęca na podróż służbową, przysługuje mu wynagrodzenie za pracę, dieta oraz zwrot wszelkich kosztów poniesionych, a dotyczących: kosztów z tytułu przejazdów, noclegów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej lub innych, które są udokumentowanymi wydatkami określonymi przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Jako zwrot kosztów podróży służbowej pracownik musi otrzymywać kwotę, która odpowiada dodatkowym wydatkom poniesionym w celu spełnienia świadczenia pracy wykonywanego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub miejsca, gdzie świadczona jest praca.
Pracownik otrzyma zwrot kosztów podróży służbowej w wysokości wyższej niż ta ustalona w rozporządzeniu, czy umowie o pracę, czy też w wewnętrznych regulaminach, jeżeli poniesienie wyższych kosztów będzie niezbędne do należytego wykonania zadania służbowego. Pracodawca jest obciążony wszelkimi niezbędnymi kosztami, które wynikły w toku wykonania zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub miejsce świadczenia pracy.
Dieta to kwota pokrywająca zwiększone koszty wyżywienia w czasie podróży służbowej. Należności z tytułu diet obliczane są za czas od rozpoczęcia podróży do czasu powrotu liczonego po wykonaniu zadania, które zlecił pracodawca. Natomiast, czas delegacji pracownika, to nie tylko czas, w którym przebywa on w miejscowości, do której skierował go pracodawca, ale również czas przemieszczania się pracownika w celu dojechania do wskazanej miejscowości i powrotu z niej. Zasady, które obowiązują przy obliczaniu, są następujące:
-
Wówczas, gdy czas podróży wynosi nie więcej niż dobę:
-
od 8 do 12 godzin – wypłacana jest połowa diety
-
ponad 12 godzin – wypłacana jest dieta w pełnej wysokości
-
-
Wówczas, gdy podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale dobę która została rozpoczęta:
-
do 8 godzin – wypłacana jest połowa diety
-
ponad 8 godzin – wypłacana jest dieta w pełnej wysokości.
-
W przypadku, gdy pracownik delegowany jest do miejscowości swojego czasowego lub stałego pobytu, przebywa w podróży służbowej co najmniej dziesięć dni i w dniu wolnym od pracy wraca do swojego miejsca pobytu, lub gdy pracodawca zapewnia delegowanemu pracownikowi całodniowe bezpłatne wyżywienie – wówczas dieta nie przysługuje.
Zwracane są również koszty poniesione na przejazd do miejsca wykonywania zadań służbowych – jest to koszt związany z podróżą. Pracodawca może zgodzić się, aby pracownik udał się w podróż służbową samochodem osobowym, motocyklem, motorowerem, który nie jest własnością pracodawcy. Zwrot kosztów z tego tytułu oblicza się jako iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za kilometr przebiegu, którą ustala pracodawca.
Polecenie wyjazdu służbowego, które pracodawca wypełnia, powinno zawierać szczegółowe określenie rodzaju pojazdu, którym będzie poruszał się pracownik. Szczegółowe określenie, powinno zawierać: typ pojazdu, markę, czy jest to samochód, motocykl, czy motorower, w przypadku samochodu również pojemność silnika, numer rejestracyjny pojazdu. Pracownik, który uda się w podróż służbową zobowiązany jest do prowadzenia szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdu na podstawie wskazań licznika pojazdu. Ewidencja ta może być zapisem w druku delegacji lub stanowić odrębny dokument stanowiący załącznik do polecenia wyjazdu służbowego.
Jeżeli podróż służbowa trwa dłużej niż jeden dzień, dodatkowo oddelegowany pracownik musi w tym czasie nocować poza miejscem stałego zamieszkania i nie ma zapewnionych darmowych noclegów, przysługuje mu zwrot kosztów hotelu lub noclegu w innym obiekcie, który świadczy usługi hotelarskie. Celem zwrotu kosztów, pracownik musi posiadać i przedłożyć pracodawcy rachunki dokumentujące poniesione koszty noclegów. Wówczas, gdy zatrudniony nie złoży rachunków, a pracodawca nie zapewni mu bezpłatnego noclegu, przysługuje mu ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety, pod warunkiem, że nocleg trwa co najmniej 6 godzin pomiędzy 21:00 a 7:00.
Ryczałt za nocleg lub zwrot kosztów noclegu nie przysługuje pracownikowi oddelegowanemu za czas przejazdu, gdy przejazd miał miejsce w nocy. Chodzi tutaj o sytuację, gdy pracownik wraca z delegacji w godzinach nocnych pociągiem w wagonie sypialnianym lub korzysta z kuszetki – wówczas zwrot obejmuje jedynie cenę biletu wraz z poniesionymi opłatami.
Pracownik nie uzyska również zwrotu kosztów noclegu, czy też ryczałtu za nocleg za czas przejazdu, gdy pracodawca stwierdzi, ze pracownik miał możliwość powrotu każdego dnia do miejscowości swojego stałego lub czasowego pobytu.
Jeżeli delegacja trwa dłużej niż dziesięć dni, oddelegowany pracownik ma ptactwo do dojazdu w dni wolne do miejsca zamieszkania na koszt pracodawcy. Za czas, który spędzie w miejscu zamieszkania diety i ryczałty nie przysługują. Natomiast za przejazd do miejsca pobytu, o którym tutaj mowa, przysługuje mu wyłącznie zwrot kosztów przejazdu środkiem transportu, który został określony przez pracodawcę.
W przypadku delegacji zagranicznych, czas podróży pracownika liczy się przy podróży odbywanej środkami komunikacji lądowej od momentu przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju. Jeżeli, chodzi o podróż zagraniczną odbywaną środkami komunikacji lotniczej, to czas podróży liczony jest od momentu startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju, do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju. Natomiast w przypadku delegacji służbowej odbywanej środkami komunikacji morskiej, czas podróży liczony jest od chwili wyjścia statku z portu polskiego, do chwili wejścia w drodze powrotnej do portu polskiego.
Kosztami, które pracodawca musi zwrócić, jeżeli wysyła pracownika w delegację służbową zagranicę, są: diety, zwroty kosztów przejazdów i dojazdów, noclegów oraz innych wydatków, które są określone przez pracodawcę odpowiednio do potrzeb, a są kosztami uzasadnionymi.
Pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów przekraczających limit, które zostały poniesione przez pracownika za nocleg w hotelu, pod warunkiem posiadania rachunku – jednak tylko w uzasadnionych przypadkach.
Wielkość diety uzależniona jest od kraju, do którego odbywa się podróż. Przy obliczeniach stosowane są następujące zasady:
-
za każdą dobę pracownik otrzyma dietę w pełnej wysokości
-
za niepełną dobę (do 8 godzin) pracownik otrzyma 1/3 diety
-
od 8 do 12 godzin, pracownik otrzyma ½ diety
-
powyżej 12 godzin pracownik otrzyma dietę w pełnej wysokości.
Pracownicy, którzy otrzymują za granicą darmowe całodzienne wyżywienie, lub gdy to wyżywienie jest w cenie karty okrętowej, przysługuje 25% diety.
Oddelegowanym pracownikom, którzy otrzymują za granicą częściowe wyżywienie należy odjąć od dziennej stawki odpowiednio:
-
śniadanie – 15%, diety,
-
obiad – 30% diety,
-
kolację – 30% diety,
-
inne wydatki – 25% diety.
Jeżeli, pracownik otrzymuje za granicą ekwiwalent pieniężny za wyżywienie, to dieta wówczas mu nie przysługuje. Jednak wówczas, gdy ekwiwalent ten jest niższy od diety, to takiemu pracownikowi należy się wyrównanie do wysokości diety.
Jeżeli, pracownik przebywa w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym za granicą, to za każdą dobę przysługuje mu 25% diety.
Jeżeli, pracownik przebywający w podróży służbowej za granicą zachoruje – należy mu się zwrot udokumentowanych kosztów leczenia za granicą oraz leków.
Nie należy się zwrot za: leki, których nabycie za granicą nie było konieczne, nie zostaną również zwrócone koszty zabiegów chirurgii plastycznej, zabiegów kosmetycznych, nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych, czy zakupu okularów.
Pracodawca określa również środek właściwy do odbycia podróży zagranicznej. Na wniosek pracownika, pracodawca może wyrazić zgodę na odbycie podróży samochodem, który stanowi własność pracownika – w takiej sytuacji zwrot kosztów podróży odbywa się zgodnie ze stawkami jak za jeden kilometr przebiegu, które są określone przez pracodawcę na podstawie przepisów w sprawie warunków ustalania zasad zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów niebędących własnością pracodawcy.
Pracownikowi, przysługuje również ryczałt pokrywający koszty dojazdu do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego, morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości, w której pracownik nocował.
Zwrotowi podlegają również koszty dojazdów środkami komunikacji miejscowej, jest to ryczałt w wysokości 10% diety za każdą dobę, która została rozpoczęta pobytu w podróży służbowej. Natomiast ryczałt nie przysługuje, gdy pracownik odbywa podróż samochodem, a koszty pokrywane są przez stronę zagraniczną lub gdy nie ma potrzeby dojazdu.
Pracownik dostaje zaliczkę w walucie obcej na koszty podróży i pobytu poza granicą kraju, które są kosztami niezbędnymi. Na prośbę pracownika, może zostać mu wypłacona zaliczka w walucie polskiej, w wysokości, która stanowi równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej.
Pracownik zobowiązany jest do rozliczenia kosztów podróży w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej, albo w walucie polskiej w terminie 14 dni od zakończenia podróży. Do rozliczenia powinny być załączone rachunki potwierdzające poszczególne wydatki (nie dotyczy diet i wydatków, które objęte są ryczałtami). Wówczas, gdy uzyskanie dokumentu potwierdzającego nie było możliwe, oddelegowany pracownik zobowiązany jest do złożenia pisemnego oświadczenia o dokonanym wydatku i przyczynach braku udokumentowania.