Imprezy integracyjne organizowane przez pracodawcę dla pracowników mają na celu poprawę relacji między nimi i polepszenia atmosfery w pracy, a co za tym idzie – zwiększenia efektywności pracy pracowników. Jako, że nie ma jednoznacznych uregulowań dotyczących kwestii podatkowych w takiej sytuacji, cały czas pozostaje otwarta kwestia czy wzięcie udziału w spotkaniu integracyjnym jest dla pracownika dodatkowym przychodem oraz czy firma może koszty organizacji takiego spotkania uznać za koszty uzyskania przychodu.
Według ustawy za przychody ze stosunku pracy (stosunku służbowego, pracy nakładczej itp.) uważa się każdy przychód związany nie tylko z realną wypłatą pieniężną, ale również wartość pieniężną każdego otrzymanego świadczenia w naturze lub świadczeń nieodpłatnych. Podążając tym tokiem rozumowania, zgodnie ze stanowiskiem organów podatkowych, każdy pracownik biorący udział w organizowanym wyjeździe lub spotkaniu firmowym uzyskuje z tego tytułu realną korzyść, dlatego należy uznać, że takie spotkanie prowadzi do powstania u pracownika przychodu podlegającego opodatkowaniu. Wysokość tego przychodu powinna być obliczona poprzez podzielenie łącznej kwoty wydanej przez pracodawcę na ten cel przez liczbą pracowników biorących udział w takim spotkaniu. Odmienne stanowisko reprezentują sądy – nieodpłatne świadczenia mogą być uznane za dochód pracownika tylko w sytuacji kiedy realnie pozwalają mu na uniknięcie wydatków. Jeśli pracownik dobrowolnie zgadza się na skorzystanie ze świadczenia oferowanego przez pracodawcę (np. spotkanie integracyjne) to po jego stronie nie pojawiają się korzyści w postaci zaoszczędzenia wydatku – nie można zakładać, że pracownik wydałby pieniądze na wzięcie udziału w takiej aktywności, gdyby nie była ona zorganizowana przez pracodawcę, dlatego nie można tego traktować jako zwiększenie dochodu. Jednak jeśli pracodawca uzna, że świadczenia wynikające ze spotkania integracyjnego mają być zaliczone jako przychód pracownika, wtedy konieczne jest uwzględnienie tego faktu w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne.
Kwestia zaliczenia przez pracodawcę kosztów organizacji takiego spotkania jako kosztów uzyskania przychodu jest klarowna – wydatki na integracje pracowników wiążą się z całokształtem funkcjonowania firmy i mogą być uznane jako koszty podatkowe. Wydatki muszą być udokumentowane w postaci nie tylko faktur (za jedzenie, nocleg, przejazdy) ale również musi zostać sporządzony dokument, z którego jasno wynika, że spotkanie miało charakter integracyjny, a nie handlowy, było przeznaczone wyłącznie dla pracowników (a nie kontrahentów). W razie ewentualnej kontroli do dokumentów warto załączyć umowę na organizację takiego spotkania, plan imprezy czy listę gości. Warto również zaznaczyć fakt, że takie spotkanie może być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu tylko w sytuacji kiedy celem takiego spotkanie jest wyłącznie chęć integracji pracowników, a nie pomoc socjalna dla nich. Z dokumentów musi również jasno wynikać, że celem takiego spotkania jest cel motywacyjno-integracyjny dla pracowników, a nie konsumpcja i przebywanie w swojej obecności jako cel sam w sobie.