Przedsiębiorcy zamiast zlecać zewnętrznym firmom pranie odzieży roboczej zatrudnianych pracowników często decydują się na wypłacanie z tego tytułu ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej. Dla wielu pracodawców problemem jest jak ująć taki ekwiwalent w księdze przychodów i rozchodów, a dla pracowników – czy taki ekwiwalent stanowi przychód wynikający ze stosunku pracy. W dzisiejszym artykule przyjrzymy się zagadnieniu ekwiwalentu z punktu widzenia pracodawcy.
Warto na początku nadmienić, że pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia pracownikom (nieodpłatnie) specjalnej odzieży i obuwia w sytuacjach kiedy ich własna odzież może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu w trakcie wykonywania pracy lub gdy wymagają tego przepisy BHP, sanitarne lub technologiczne. Po stronie pracodawcy leży również obowiązek utrzymywania takiej odzieży w czystości i dobrym stanie (poprzez pranie, konserwację, naprawę czy odkażanie). Zgodnie z przepisami takie czynności może również wykonywać pracownik, pod warunkiem, że otrzyma on z tego tytułu od pracodawcy ekwiwalent. Wysokość wypłaconego ekwiwalentu powinna stanowić taką kwotę, jaką rzeczywiście ponosi pracownik za pranie posiadanej odzieży roboczej.
Do wypłaty ekwiwalentu pracodawca jest zobligowany przez przepisy prawa pracy, dlatego taki wydatek można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu – w ten sposób pracodawca poprzez zapewnienie odpowiednich i higienicznych warunków pracy również chroni się przed ewentualną odpowiedzialnością odszkodowawczą. To oczywiście traktowane jest jako wydatek związany z funkcjonowaniem firmy, dlatego można zaliczyć taki wydatek jako koszt podatkowy. Nie należy jednak utożsamiać takiego ekwiwalentu z wynagrodzeniem za pracę. Jeśli takie świadczenia na rzecz pracowników wypłacane są na podstawie przepisów BHP to kwota ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej ten powinna zostać wpisana w kolumnie 13stej księgi podatkowej („pozostałe wydatki”), a nie kolumnie 12stej („wynagrodzenia w gotówce i naturze”). Podstawą wypłaty ekwiwalentu jest dowód księgowy (na przykład listy płac) lub wyciąg bankowy, jeśli kwota ekwiwalentu będzie przez pracodawcę przekazywana na rachunek bankowy pracownika.
Niestety przepisy nie regulują Kwestii wysokości ekwiwalentu. Przyjmuje się, że jego wysokość można ustalić na podstawie cenników pralni znajdujących się w pobliżu firmy. Bardzo często wysokość wypłacanego ekwiwalentu może wynikać z bezpośrednich ustaleń pomiędzy pracownikiem a pracodawcą. Tak jak wspomniano wcześniej, wysokość ekwiwalentu powinna rekompensować koszty faktycznie poniesione przez pracownika, jednak nie ma on obowiązku przedstawienia faktur czy rachunków poświadczających poniesione wydatki.