Podstawowym dowodem księgowym wskazanym w ustawie o rachunkowości jest faktura VAT. Podatnik prowadzący księgę przychodów i rozchodów, czyli uproszczoną księgowość korzysta oprócz faktur z rachunków i w ten sposób wpisuje do księgi przychody i rozchody. W niektórych sytuacjach za dowód księgowy zostanie uznany także paragon fiskalny.
Czym jest paragon?
Paragon jest dokumentem potwierdzającym dokonanie zakupu, wydawanym przez sprzedawców towarów i usług konsumentom i rolnikom ryczałtowym, o ile posiadają kasy fiskalne. Powinien on zawierać dane sprzedawcy, informacje o cenie i nazwie produktu oraz naliczonym podatku od towarów i usług (podatku VAT). Można go uznać w ściśle określonych sytuacjach za dowód księgowy, który pozwala na ujęcie poniesionych potwierdzonych nim kosztów w KPiR.
Stanowisko Ministra Finansów
W celu sprawdzenia, kiedy paragon może być traktowany na równi z dowodem księgowym, jakim jest faktura czy rachunek, należy sięgnąć do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia księgi przychodów i rozchodów. Jasno wskazano w niej, że paragonem mogą być udokumentowane takie wydatki jak:
- zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i bhp oraz materiałów biurowych;
- wydatki poniesione za granicą na zakup paliwa i olejów;
- przejazd płatną autostradą.
Nie każdy paragon nawet w jednej z tych trzech sytuacji będzie mógł być ujęty w KPiR. Musi on mieć właściwe elementy dla niego oraz powinien być opatrzony datą i stemplem jednostki, która go wydała. Powinien określać ilość, cenę jednostkową zakupu oraz jego wartość. Na odwrocie paragonu podatnik powinien wpisać swoje nazwisko lub nazwę firmy, adres oraz rodzaj zakupionego towaru.
Podatnik będzie mógł ująć poniesiony koszt w KPiR i obniżyć podstawę opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych, jeśli wykaże związek wydatku z prowadzoną przez niego działalnością oraz fakt, że poniesienie kosztu ma wpływ na osiągnięcie lub zachowanie przychodu firmowego.
Odliczenie VAT na podstawie paragonu
W rozporządzeniu w sprawie wystawiania faktur obowiązującym w Polsce od 1 stycznia 2014 roku wskazano, że paragon w pewnych przypadkach pozwoli podatnikowi na odliczenie podatku VAT od wydatków. Paragon za przejazdy autostradami płatnymi oraz za bilety jednorazowe za przejazd na odległość nie mniejszą niż 50 km, mogą być uznane za fakturę i dzięki temu podatnik ma prawo do odliczenia z tego tytułu podatku VAT. Paragon musi jednak zawierać:
- numer i datę wystawienia;
- imię i nazwisko lub nazwę podatnika – sprzedawcy;
- numer, za pomocą którego sprzedawca jest zidentyfikowany na potrzeby podatku;
- informację, która pozwoli na identyfikację rodzaju usługi;
- kwotę podatku;
- kwotę należności ogółem.
Katalog zaprezentowanych sytuacji, w których można wykorzystać paragon w roli dowodu księgowego, jest katalogiem zamkniętym.