Wdrożenie w życie przepisów zgromadzonych w projekcie reformy podatkowej Polski Ład z dniem 1 stycznia 2022 roku spowodowało duże zmiany w księgowości firmowej. Dotknęły one między innymi zasad ewidencjonowania wykorzystywania samochodów służbowych na cele prywatne. Jak powinno się to robić w aktualnym stanie prawnym?

Zasady wykorzystywania samochodu służbowego w celach prywatnych

W wielu przedsiębiorstwach pracownicy otrzymują do swojej dyspozycji pojazdy służbowe. To norma między innymi w przypadku pracy w charakterze przedstawiciela handlowego. Pracodawca może pozwolić zatrudnionemu na korzystanie z takiego pojazdu również poza godzinami wykonywania obowiązków, w celach prywatnych.

Zgodnie z przepisami, pracownik w takim przypadku, gdy jeździ autem służbowym prywatnie, otrzymuje jednocześnie nieodpłatne świadczenie. Dlatego też należy doliczyć mu kwotę ryczałtu za wykorzystywanie samochodu. Od całości naliczana jest składka na ubezpieczenia społeczne do ZUS oraz podatek dochodowy.

Na gruncie przepisów podatkowych użytkowanie auta służbowego do celów prywatnych dla pracownika będzie postrzegane jako dodatkowy przychód. Jako taki jest podstawą do potrącenia składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Ile wynosi ryczałt za korzystanie z samochodu służbowego do celów prywatnych?

Ryczałt naliczany za korzystanie przez pracownika z pojazdu służbowego do własnych celów poza godzinami pracy został określony w art. 12 ust. 2a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wskazano w nim, że wartość pieniężną nieodpłatnego świadczenia przysługującego pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych ustala się w wysokości:

• 250 zł miesięcznie – w przypadku samochodów o pojemności silnika do 1600 cm3,
• 400 zł miesięcznie – w przypadku samochodów o pojemności silnika powyżej 1600 cm3.

Stawki te były stosowane do końca 2021 roku. Niższy ryczałt w wysokości 250 zł zgodnie z przepisami Polskiego Ładu znajduje obecnie zastosowanie w przypadku pracowników korzystających z pojazdów o mocy do 60 kW, aut elektrycznych i napędzanych wodorem. Dla pozostałych, bez względu na pojemność silnika, jest to 400 zł miesięcznie. Niestety, przełożyło się to na wysokość składek ZUS i podatku pracownika w sposób negatywny. Zwiększyły się koszty pracodawcy.