Firmy zatrudniające cudzoziemców w 2026 roku musiały dostosować swoje procedury do przepisów, które weszły w życie w 2025 roku. Dodatkowo, duża reforma funkcjonowania Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) dokłada kolejne problemy dla kadr i pracodawców. Co się zmieniło? Na co należy zwrócić szczególną uwagę przy zatrudnianiu obcokrajowców w polskich firmach?

Wyższe opłaty administracyjne przy zatrudnianiu cudzoziemców

Zatrudnienie cudzoziemca to proces, który w 2026 roku wymusił na wielu pracodawcach konieczność weryfikacji planów budżetowych. Zmiany podniosły opłaty za wydanie zezwoleń na pracę oraz za wpis oświadczeń o powierzeniu pracy cudzoziemcowi. Wzrost wynosi nawet kilkaset procent.

Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 20 listopada 2025 r. w sprawie wysokości opłat w związku z wnioskiem o wydanie zezwolenia na pracę oraz w związku z oświadczeniem o powierzeniu pracy cudzoziemcowi zmieniło wysokość opłat za złożenie oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi. Dotychczas wynosiła ona 100 zł, a od 1 grudnia 2025 roku to 400 zł.

Zmianą uległa wysokość opłat wnoszonych w związku ze złożeniem wniosku o wydanie pozwolenia na pracę:

• 200 zł – przy powierzeniu pracy obcokrajowcowi na podstawie zezwolenia na pracę na okres do 3 miesięcy.
• 400 zł – przy powierzeniu pracy obcokrajowcowi na podstawie zezwolenia na pracę na okres ponad 3 miesięcy.
• 800 zł – przy powierzeniu pracy obcokrajowcowi na podstawie delegacji na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.
• 100 zł – przy powierzeniu pracy obcokrajowcowi na podstawie zezwolenia na pracę sezonową.

Procedury formalne przy legalizacji zatrudnienia obcokrajowców

Nowe przepisy wprowadziły dodatkowe obowiązki formalne podczas legalizacji zatrudnienia cudzoziemców. Wyższe koszty sprawiają, że decyzja o zatrudnieniu takiej osoby wymaga dokładniejszej analizy kosztów i formalności. Mniej ryzykowne i szybsze, a także i tańsze jest zatrudnianie kandydatów mających już ważne dokumenty pobytowe i pracownicze.

Zanim obcokrajowiec zacznie pracę w polskiej firmie, pracodawca musi przeprowadzić procedurę legalizacyjną, obejmującą uzyskanie odpowiedniego dokumentu uprawniającego do wykonywania pracy oraz dopełnienie obowiązków informacyjnych.

Do wniosku o zezwolenie na pracę cudzoziemca albo do oświadczenia o powierzeniu pracy należy dołączyć (w zależności od rodzaju postępowania):

• Cyfrowe odwzorowanie wszystkich wypełnionych stron ważnego dokumentu podróży cudzoziemca (np. paszportu).
• W przypadku pracy przez agencję – dokument przygotowany przez pracodawcę użytkownika potwierdzający uzgodnienie skierowania cudzoziemca – jeśli podmiot powierzający pracę to agencja.
• Dokumenty potwierdzające spełnienie wymagań kwalifikacyjnych i innych warunków – w przypadku pracy w zawodzie regulowanym,
• Dowód wniesienia opłaty za wniosek.

W przypadku wniosku o przedłużenie zezwolenia na pracę sezonową konieczna jest też umowa między podmiotem powierzającym pracę a cudzoziemcem.

Reforma PIP – jak wpływa na zatrudnianie cudzoziemców?

Reforma Państwowej Inspekcji Pracy nadaje inspektorom nowe uprawnienia dotyczące weryfikacji legalności zatrudnienia obcokrajowców.

Inspektorzy PIP uzyskali możliwość wydawania decyzji administracyjnych nakazujących ustalenie istnienia stosunku pracy w przypadkach, gdy wykonywana praca spełnia ustawowe cechy stosunku pracy. W takiej sytuacji dotychczasowe zezwolenie dla cudzoziemców lub oświadczenie o powierzeniu jej wykonywania musiałoby ulec zmianie. Jednak przepisy dają pracodawcom 12-miesięczny okres abolicyjny, w którym przekształcenie zlecenia w umowę o pracę nie wymusza zmiany zezwolenia lub oświadczenia.