Rozważania należy rozpocząć od przybliżenia definicji kosztów podatkowych. Zawarta ona została w ustawach: o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz od osób prawnych. Kosztami podatkowymi są wydatki charakteryzujące się cechami:

• muszą być funkcjonalnie związane z prowadzoną działalnością gospodarczą,

• z obiektywnego punktu widzenia, ich poniesienie musi znaleźć gospodarcze uzasadnienie,

• wielkość wydatków, które zostały poniesione powinna być adekwatna do przewidywanych korzyści,

• poniesienie wydatków musi w jasny sposób wskazywać wpływ na powstanie przychodu lub zwiększenie jego wielkości,

• wydatki muszą mieć charakter definitywny i zostać pokryte z majątku podatnika,

• poniesienie wydatków musi zostać w odpowiedni sposób udokumentowane,

• wydatki nie mogą znajdować się w negatywnym katalogu wydatków i kosztów, bez względu na cel w jakim zostały poniesione – katalog znajduje się w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych w art. 23 ust.1 oraz w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych w art. 16 ust.1.

We wspomnianym „negatywnym katalogu wydatków i kosztów”, wydatki przeznaczone na poczęstunek lub posiłek podczas spotkań biznesowych, nie figurują. Aczkolwiek, wymaga uzasadnienia, czy „spotkanie biznesowe” miało na celu tylko i wyłącznie załatwienie spraw związanych z działalnością gospodarczą, czy również miało coś z reprezentacji. Według przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, koszty reprezentacji nie stanowią kosztów uzyskania przychodów – szczególnie: wydatki na usługi gastronomiczne, zakup żywności, napojów, głównie alkoholowych.

Z uwagi na brak sprecyzowanego pojęcia „reprezentacji” u ustawach o podatku dochodowym, rozstrzygającym wątpliwości jest wyrok NSA z dnia 17 czerwca 2013r, sygn. Akt II FSK 702/11.

Z treści wynika, że koszty reprezentacji, które zostały wymienione jako przykładowe w ustawach o podatku dochodowym (m.in. wydatki na usługi gastronomiczne, kupno żywności, napojów również alkoholowych), nie mogą być z automatu wykluczane z kosztów podatkowych.

W celu zakwalifikowania określonych wydatków do „negatywnego katalogu wydatków i kosztów”, nie jest ważne gdzie poczęstunek miał miejsce, czy gdzie świadczone były usługi gastronomiczne, również ocena okazałości, czy wystawności – nie jest tutaj potrzebna.

Wydatki przeznaczone na zakup żywności, napojów bądź usług gastronomicznych, które są wyłączone z kosztów podatkowych, to takie wydatki, których zasadniczym lub dominującym celem jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego wizerunku jego firmy, działalności lub wykreowanie pozytywnych relacji z osobami uczestniczącymi w tych spotkaniach.

Ważnym jest stwierdzenie, że każda sprawa związana z kwalifikacją wydatku powinna być traktowana odrębnie – istotna jest ocena okoliczności w jakich doszło do poniesienia omawianych wydatków oraz to, czy wydatki ponoszone na zakup żywności, napojów, czy usług gastronomicznych spełniają wymogi określone w definicji kosztów podatkowych.