W przepisach ustawy o VAT, ani w aktach wykonawczych wydanej do tej ustawy, nie ma regulacji dotyczących zasad anulowania wystawionych faktur. Nie oznacza to jednak, że takie działanie nie jest dopuszczalne, choć wyłącznie w ściśle określonych przypadkach.

Kiedy można anulować fakturę?

Powszechnie przyjętą i prawnie usankcjonowaną formą zmiany treści faktury jest wystawienie faktury korygującej. Jeśli jednak zdarzy się, że wystawiony dokument nie został z różnych powodów wprowadzony do obiegu prawnego, czyli nie trafił do księgowości, ani do odbiorcy produktów lub usług, wówczas podatnik pozostaje w posiadaniu 2 egzemplarzy faktury. Dlatego nie ma właściwie podstaw w takim przypadku do poprawiania błędów poprzez wystawianie korekty.

Dyrektor Krajowej Izby Skarbowej dopuszcza możliwość anulowania faktur wyłącznie w przypadku:

• dokumentów rozliczeniowych, jakie nie zostały wprowadzone przez podatnika do obrotu prawnego;

• faktur dokumentujących czynność, jaka nie została rzeczywiście dokonana, a towary nie zostały dostarczone lub nie doszło do wykonania usługi w rozumieniu przepisów o VAT.

Jak w praktyce trzeba anulować fakturę?

Przy spełnieniu odpowiednich warunków pozwalających na anulowanie faktury, jej wystawca powinien wykonać kilka ważnych kroków. Cała procedura wygląda w ten sposób, że:

• dwa egzemplarze faktury, oryginał i kopia, zostają przekreślone przez podatnika (wystawcę);

• na przekreślonych egzemplarzach faktury podatnik powinien umieścić adnotację potwierdzającą fakt dokonania anulowania faktury i określającą, dlaczego dokonano takiej anulacji.

Procedura anulowania faktury VAT przeprowadzana jest po to, by dokument ten nie mógł być wykorzystany. Poza tym, anulowane dokumenty powinny być przechowywane wraz z pełną dokumentacją księgową podatnika.

Jeśli faktura VAT została wystawiona w dwóch jednakowo brzmiących egzemplarzach, a następnie jeden z nich został zwrócony przez kontrahenta, może się zdarzyć, że zostanie ona zaewidencjonowana w ramach danego okresu rozliczeniowego. Wtedy w ramach anulacji podatnik ma obowiązek w ramach tego samego okresu wycofać anulowaną fakturę z rozliczenia VAT za okres, w którym została ona pierwotnie ujęta.