Przy prowadzeniu różnego rodzaju działalności gospodarczych, zwłaszcza o charakterze handlowym, może pojawić się problem, jak zaksięgować fakt utylizowania przeterminowanych czy nienadających się z różnych powodów towarów? Jakie obowiązują zasady?

Obowiązek przygotowania protokołu szkody

Na gruncie działalności gospodarczej można spotkać się z towarami, które nadają się do utylizacji – są zniszczone lub przeterminowane. Każde zdarzenie, które polega na zniszczeniu czy przekroczeniu terminu przydatności towarów handlowych, należy w prawidłowy sposób udokumentować. Wystarczy przygotować protokół szkody. Powinien on uwzględniać szczegółowy opis zdarzenia oraz wykaz zniszczonych i przeterminowanych towarów, wraz z oznaczeniem ich wartości.

Wyjątkiem od reguły są towary handlowe, które uległy zniszczeniu w wyniku zaniedbania podatnika. Ich nie ujmuje się w protokole szkody.

Opodatkowanie VAT

Zgodnie z przepisami ustawy o VAT oraz opiniami, jakie przygotowały w poprzednich latach organy podatkowe, przekazanie towarów do utylizacji nie podlega opodatkowaniu VAT. Przedsiębiorca, przekazując odpady do utylizacji, nie będzie podlegał opodatkowaniu, przez co wnioskodawca nie będzie miał obowiązku uwzględnienia w prowadzonej dla celów VAT ewidencji podatku należnego. Jednocześnie przekazanie towarów do utylizacji nie należy dokumentować, wystawiając fakturę VAT.

Analogicznie jak w przypadku protokołu szkody, wyjątkiem są towary handlowe zniszczone z winy podatnika. W ich przypadku przedsiębiorca musi dokonać korekty kosztów uzyskania przychodu oraz odliczonego przy zakupie takich produktów podatku VAT.

Księgowanie utylizowanych towarów

Zniszczone i przeterminowane towary ujęte w protokole strat muszą być wyksięgowane z podatkowej księgi przychodów i rozchodów z kolumny 10 – Zakup towarów handlowych i materiałów. Wartość strat księguje się „na minus”, a później taką samą kwotę należy zaksięgować na plus do podatkowej KPiR w kolumnie 13 – pozostałe wydatki. Księgowania dokonuje się w dacie, kiedy sporządzany był protokół strat. Numer dokumentu księgowego w księdze to numer protokołu strat.