Wraz z wprowadzeniem w życie nowelizacji Kodeksu pracy, od 7 kwietnia 2023 roku istnieją przepisy regulujące kwestie związane z wykonywaniem pracy zdalnej. Przedsiębiorca przy świadczeniu przez zatrudnionego tego rodzaju pracy może ponosić koszty z tym związane. Będą one dotyczyły m.in. spełnienia powinności zapewnienia pracownikowi materiałów i narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania obowiązków zawodowych w trybie zdalnym. Jak je księgować?

Za co płaci pracodawca przy pracy zdalnej?

Na mocy art. 6718 Kodeksu pracy możliwe jest wykonywanie całkowicie lub częściowo pracy w miejscu wskazanym przez zatrudnionego i każdorazowo uzgodnionym z przedsiębiorcą. Może być to adres zamieszkania pracownika. Praca zdalna wykonywana jest w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Przy wykonywaniu pracy zdalnej zgodnie z najnowszymi przepisami Kodeksu pracy w Polsce pracodawca zobowiązany jest do:

• zapewnienia pracownikom zarówno materiałów, jak i narzędzi pracy;

• pokrycia kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy;

• pokrycia kosztów energii elektrycznych;

• pokrycia kosztów niezbędnych usług telekomunikacyjnych.

Wszystkie te wydatki ponoszone przez niego należy prawidłowo ująć w księgach rachunkowych pracodawcy. Jak to zrobić?

Ewidencja wydatków związanych z pracą zdalną

Pracodawca, który poniósł koszty związane z zapewnieniem sprzętu czy materiałów i usług dla zatrudnionego wykonującego pracę zdalną, powinien je rozliczyć w księgach rachunkowych. Jeśli nabyty przez pracodawcę składnik majątku spełnia definicję środka trwałego, to pracodawca powinien wprowadzić go do ewidencji środków trwałych na ogólnych zasadach, posiłkując się przy tym ustaloną wartością początkową. Trzeba odnotować też miejsce jego użytkowania.

Pracownikowi może też zostać przekazany do używania w pracy zdalnej firmowego środka trwałego, który jest już w ewidencji środków trwałych. Także potrzebna jest adnotacja o przesunięciu go dla zatrudnionego. Odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych używanych dla celów pracy zdalnej dokonuje się na ogólnych zasadach. Koszty zakupu sprzętów, które nie spełniają warunków dla środków trwałych, księguje się w koszty zużycia materiałów:

• Wn konto 40-1 „Zużycie materiałów i energii”,

• Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”

Równolegle należy zaksięgować:

• Wn odpowiednie konto zespołu 5,

• Ma konto 49 „Rozliczenie kosztów”.

Takim samym zapisem trzeba księgować także koszty zakupu materiałów dla zatrudnionego wykonującego pracę zdalną.