Wysłanie pracownika w delegację zagraniczną, czyli w podróż służbową za granicę, pociąga za sobą obowiązek wypłacenia mu stosownej diety lub pokrycia pewnych kosztów za pobyt i transport. Jak rozliczyć prawidłowo zagraniczną delegację swojego podwładnego?

Delegacja czy podróż służbowa

Z delegacją, tj. oddelegowaniem pracownika mamy do czynienia, kiedy pracodawca przydzieli go do wykonywania pracy na określony czas do miejscowości innej niż ta wskazana w umowie o pracę. Wiąże się to z koniecznością zmiany w kontrakcie, za pomocą aneksu do umowy zmieniającego warunki pracy.

Z kolei podróż służbowa to wyjazd, który pracownik odbywa na polecenie pracodawcy poza miejscowość, w której znajduje się siedziba firmy lub stałe miejsce jego pracy. W rozumieniu potocznym delegacja pracownika pracującego na co dzień w Warszawie do Wrocławia, na weekend, będzie podróżą służbową. Jej podstawę stanowi polecenie wyjazdu służbowego, na piśmie lub ustnie. Polecenie powinno określać termin, miejsce oraz cel wyjazdu.

Podróż służbowa zagraniczna odbywa się poza granicami kraju zamieszkania pracownika i miejsca wykonywania przez niego pracy.

Diety zagraniczne

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, pracownikom w delegacjach przysługują pewne należności, które powinny być przeznaczone na pokrycie ponoszonych w podróży kosztów. Należności te w przypadku pracodawców nienależących do państwowej strefy budżetowej nie mogą być niższe niż wskazane we wspominanym rozporządzeniu.

Poziom diet zagranicznych określa Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 14 września 2005 r. W zależności od kraju, do którego odbywa się delegacja pracownicza, inna może być wysokość diety. Za niepełną dobę przebywania w podróży zagranicznej przysługuje:

• 1/3 diety zagranicznej – delegacja do 8 godzin,

• 1/2 diety zagranicznej – delegacja ponad 8 do 12 godzin,

• cała dieta – delegacja ponad 12 godzin.

Jeśli pracodawca zapewnia pracownikowi całodzienne wyżywienie lub gdy jest ono opłacane w cenie karty okrętowej, pracownikowi będzie przysługiwało 25 proc. diety. W przypadku częściowego wyżywienia odejmuje się:

• śniadanie – 15 proc. diety,

• obiad – 30 proc. diety,

• kolacja – 30 proc. diety.

Noclegi w podróży zagranicznej są rozliczane, a ich koszty zwracane pracownikowi na podstawie dokumentów – faktur lub rachunków. Jeśli pracownik ich nie dostarczy, będzie mu przysługiwało tylko 25 proc. limitu ryczałtu za nocleg.

Pracownik otrzyma też zwrot poniesionych kosztów transportu w podróży zagranicznej, a rozlicza się je na podstawie ryczałtu na pokrycie wydatków związanych z przejazdem z dworca (lotniska) i do dworca (lotniska). Pracownikowi odbywającemu podróż służbową zagraniczną będzie przysługiwać też ryczałt na pokrycie wydatków związanych z poruszaniem się środkami komunikacji miejscowej – 10 proc. diety za każdą rozpoczętą dobę tej podróży.