Nowelizacja Kodeksu pracy z 7 kwietnia 2023 roku wprowadziła do porządku prawnego w Polsce przepisy dotyczące wykonywania przez pracowników pracy zdalnej. W związku z tym pojawiła się kwestia tego, jak ustalić ryczałt za pracę zdalną i wykorzystywanie w toku wykonywania obowiązków zawodowych przedmiotów, które są do tego niezbędne.
Komu przysługiwać będzie ryczałt za pracę zdalną?
Pracodawca zobowiązany jest do zwrotu pracownikom kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej. Zwrot ten może mieć charakter ekwiwalentu lub ryczałtu, a pracownik nie może zrezygnować z takiej rekompensaty.
Ryczałt najczęściej przysługuje jako pokrycie kosztów energii elektrycznej i łącza internetowego wykorzystywanych przez pracownika na potrzeby służbowe, ale może ujmować też korzystanie przez niego z własnego laptopa czy telefonu, o ile nie zapewnił go sam pracodawca.
W jakiej wysokości będzie przysługiwał ryczałt z tytułu pracy zdalnej?
W przepisach Kodeksu pracy dotyczących wykonywania pracy zdalnej znalazły się postanowienia określające, że wysokość ryczałtu powinna odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez zatrudnionego w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.
Pracodawca w przypadku ustalania wysokości ryczałtu powinien wziąć pod uwagę:
- normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych,
- udokumentowane ceny rynkowe materiałów i narzędzi pracy,
- normy zużycia energii elektrycznej,
- koszty usług telekomunikacyjnych.
Musi zarchiwizować i przechowywać odpowiednią dokumentację, na podstawie której szacował wspominany ryczałt.
Pracodawca powinien uwzględniać przy ustalaniu ryczałtu za pracę zdalną pełny wymiar czasu pracy pracownika – zwykle będzie to 8 godzin dziennie, ale może też ująć w nim pracę w godzinach nadliczbowych. Musi wziąć pod uwagę średnie ceny i maksymalne zużycie danej usługi w okresie pracy.
Pracownik ma prawo do żądania od pracodawcy dokonania podwyższenia ryczałtu, powołując się na to, że ponoszone przez niego koszty są wyższe niż ustalony ryczałt. Powinien on również być choć raz w roku aktualizowany.