Spis z natury to inwentaryzacja aktywów, polegająca na ustaleniu ich stanu ilościowego poprzez przeliczenie, zważenie lub zmierzenie poszczególnych składników. Dokument, który jest przy tym wykorzystywany to arkusz spisowy. Jak go wypełnić?

Co podlega spisowi z natury?

Spis z natury, zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości obejmuje aktywa w postaci rzeczowej, czyli środki trwałe, z wyjątkiem tych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, z wyjątkiem gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości inwentaryzowanych w drodze weryfikacji. W spisie znajdą się też zapasy oraz środki pieniężne w kasie, jak i znajdujące się w jednostce składniki aktywów, które są własnością innych podmiotów, ale powierzono je do sprzedaży, przechowywania, przetwarzania lub używania.

Dowód księgowy

W toku inwentaryzacji za pomocą spisu z natury dokumentuje się wyniki takich działań i wiąże z zapisami ksiąg rachunkowych przy użyciu arkuszu spisowego, inaczej nazywanego arkuszem spisu z natury. Zostanie uznany on za dowód księgowy i będzie stanowił podstawę zapisów w księgach rachunkowych, jeśli będzie obejmować dane wskazane w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

Elementy składowe arkusza spisowego

Prawidłowy arkusz spisowy powinien uwzględniać elementy określone w pkt 65 stanowiska Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów. Formuła arkusza składa się z 3 części, mianowicie nagłówka, tabeli z polami i zakończenia.

W nagłówku arkusza spisowego umieszcza się:

• nazwę jednostki,

• numer kolejny arkusza, jeżeli nie został on z góry nadany,

• nazwę lub numer identyfikujący pole spisowe, przedmiot spisu oraz wskazanie, czego dotyczy,

• datę spisu, wraz z godziną rozpoczęcia i zakończenia,

• skład zespołu spisowego.

Tabela z polami przeznaczona jest do wpisywania kolejno składników zapasów z podaniem liczby porządkowej, identyfikacji spisywanego asortymentu, jednostki miary, stanu ilościowego, ceny jednostkowej oraz wartości zapasu. Jest tu również miejsce na ewentualne uwagi, dotyczące oceny przydatności zapasów itp.

W ostatniej części arkusza spisowego należy umieścić zaznaczenie ostatniej pozycji arkusza, co kończy spis na danym polu spisowym. Można tego dokonać poprzez umieszczenie treści „Spis zakończono na pozycji numer….”.