Prawo pracy nakazuje pracodawcom ewidencjonować czas pracy swoich zatrudnionych. Niezależnie od ilości zatrudnionych pracowników, osoba zatrudniająca ich musi stworzyć i na bieżąco prowadzić ewidencję zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, dla osób świadczących pracę na podstawie umowy o pracę, mianowania, powołania lub wyboru. Jak wygląda poprawna ewidencja czasu pracy?
Konstrukcja ewidencji czasu pracy
Podstawowym celem prowadzenia ewidencji czasu pracy będzie zapisywanie, ile godzin przepracował zatrudniony, by móc wypłacić mu adekwatne wynagrodzenie. W ewidencji czasu pracy najważniejszym elementem pozostaje czas wykonywania obowiązków, czyli liczba godzin, jakie przepracował pracownik:
- w dni robocze,
- w niedzielę i święta,
- w porze nocnej,
- w godzinach nadliczbowych,
- w dni wolne wynikające z pięciodniowego tygodnia pracy.
Pracodawca powinien jednocześnie ewidencjonować wszystkie właściwe dla pracownika dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz wszelkie inne, zarówno usprawiedliwione, jak i nieusprawiedliwione nieobecności.
Ewidencja czasu pracy pracowników młodocianych
Do pracy w zakładzie można dopuścić pracowników młodocianych, ale nie mogą oni wykonywać pracy w takim samym wymiarze czasowym jak zwyczajni zatrudnieni. W ewidencji czasu pracy pracowników młodocianych pracodawca powinien uwzględnić czas prac, które są wzbronione wprawdzie młodocianym, ale ich wykonywanie będzie dozwolone, jeśli ich celem jest odbycie przez nich przygotowania zawodowego.
Dokumentacja ewidencji czasu pracy
Pracodawca powinien posługiwać się kartą ewidencji przy zapisywaniu czasu pracy swoich pracowników. Musi oprócz skrupulatnego notowania godzin pracy podwładnych, gromadzić i przechowywać dokumenty – wnioski zatrudnionych dotyczące:
- stosowania indywidualnego systemu czasu pracy,
- udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych zatrudnionego,
- korzystania z opieki na dziecko (w wieku do 14 lat),
- ustalania indywidualnego rozkładu czasu pracy.
W ewidencji czasu pracy trzeba też przechowywać dokumenty pracownika związane ze stosowaniem zadaniowego czasu pracy, z wykonywaniem obowiązków w godzinach nadliczbowych czy przy pozostawaniu poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do jej wykonywania. Konieczne jest też przechowywanie dokumentów związanych z ustaleniem terminu udzielenia innego dnia wolnego do pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od obowiązków, wynikającym z rozkładu czasu w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy.
To w gestii pracodawcy leży podjęcie decyzji o tym, na jaki okres będzie prowadzona ewidencja. Powszechną praktyką jest przyjęcie miesięcznej, dzięki czemu łatwiej jest wyliczać przysługujące każdemu z pracowników wynagrodzenie.