Podstawą wystawiania faktur VAT w Polsce są przepisy ustawy o podatku od towarów i usług oraz rozporządzenia wydawane w tej sprawie przez Ministra Finansów. Zgodnie z art. 31 ustawy o VAT faktura to dokument w formie papierowej lub elektronicznej, na którym są wymagane ustawą i przepisami dane. Wśród nich znajdują się między innymi imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług. Problem pojawia się w momencie, gdy faktura wystawiana jest przez spółkę cywilną lub na jej rzecz.

Nazewnictwo spółek cywilnych

Nie ma jednoznacznych przepisów, które regulowałyby kwestię nazywania spółek cywilnych, czyli takich, dla których podstawą jest umowa zawarta pomiędzy wspólnikami. Spółka cywilna nie posiada osobowości prawnej. Jednak przy nazywaniu jej należy posiłkować się wytycznymi zgodnymi z istniejącym orzecznictwem. Według niego nazwa spółki cywilnej nie musi zawierać imion i nazwisk jej wspólników.

Jednakże, jeśli już się w niej znalazły obok ustalonej nazwy dla takiej spółki, to czy należy je umieszczać w polu „nabywca” lub „dostawca” towarów i usług na fakturze VAT?

Warto podkreślić, że spółka cywilna może być podatnikiem VAT i dla celów rozliczania się z tego podatku konieczne będzie określenie prawidłowej nazwy spółki. Skutecznym zabiegiem może być wówczas podanie wraz z nazwą firmy także imion i nazwisk właścicieli.

Skrót czy nazwa pełna?

Jeśli spółka cywilna ma kilku wspólników, których imiona i nazwiska widnieją w pełnej nazwie, to czy istnieje wymóg, by znalazły się one także w obrębie faktury VAT, czy też można posłużyć się skrótem? Przepisy nie umożliwiają obecnie wprost stosowania nazwy skróconej, ale do końca 2021 roku była taka możliwość. Jednak zmieniło to Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 roku w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług.

Jeśli sprzedaż dokonywana jest przez spółkę cywilną osób fizycznych, to właściwie tylko jej wspólnicy mają podmiotowość prawną. Pomimo tego spółce nadawany jest numer NIP. Danymi identyfikującymi podatnika, który jest osobą fizyczną, są imię i nazwisko. Z tego względu w nazwie spółki cywilnej osób fizycznych na fakturze VAT zawsze powinny znaleźć się wszystkie imiona i nazwiska jej wspólników. Nazwa skrócona spółki cywilnej również nie może ich pomijać.