Firma inwestująca w swoich pracowników, w nabywanie przez nich nowych umiejętności i kompetencji, wydaje środki na swój najcenniejszy kapitał. Koszty szkoleń może natomiast rozliczyć w księgach rachunkowych. Jak należy je ująć?

Klasyfikacja wydatków na szkolenia pracowników

Generalna zasada jest taka w rachunkowości, że wydatki poniesione na szkolenia pracowników powinno się ujmować w księgach rachunkowych na zasadach ogólnych, a więc wpisywać je do grona kosztów uzyskania przychodów okresu, którego dotyczą. Księguje się je w kategorii kosztów działalności operacyjnej jednostki i najczęściej podlegają one zaliczeniu do świadczeń na rzecz pracowników.

Ewidencja kosztów poniesionych na szkolenia odbywa się z wykorzystaniem konta 40-5 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”. Jeśli jednostka prowadzi ewidencję kosztów na kontach zespołu 5 koszty szkoleń księgowane powinny być na koncie 55 „Koszty zarządu”.

Rozliczenie kosztów szkolenia w czasie

Zdarza się, że koszty szkolenia dotyczą przyszłych okresów sprawozdawczych, przez co taki wydatek należy rozliczyć w czasie poprzez czynne rozliczenia międzyokresowe. Będzie to miało miejsce, jeśli jednostka opłaciła fakturę za szkolenie pracownika np. w styczniu 2022 roku, ale kurs odbędzie się dopiero w maju tego samego roku. Wówczas zasadne jest rozliczenie takiego kosztu w czasie.

Ewidencja księgowa będzie wymagała dokonywania odpisów czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, stosownie do upływu czasu lub wielkości świadczeń. Będzie to wyglądało w następujący sposób:

• FZ – faktura dokumentująca koszty szkolenia pracownika wymaga dokonania wpisu na kontach Wn 40-5 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” oraz Ma 24 „Pozostałe rozrachunki”,
• Przeniesienie kosztów szkolenia do rozliczenia w czasie – wpisy na kontach Wn 64-0 „Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów” oraz koncie Ma 49 „Rozliczenie kosztów”,
• Zarachowanie kosztów szkolenia do okresu sprawozdawczego, którego dotyczą – konto Wn 55 „Koszty zarządu” oraz konto Ma 64-0 „Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów”.

Księgowy może zastosować też uproszczony sposób ewidencjonowania kosztów szkolenia pracowników na podstawie faktury zakupu, zapisem po stronie Wn konta 64-0 oraz w korespondencji ze stroną Ma konta 24.