Od 7 kwietnia 2023 roku w Kodeksie pracy uregulowane zostaną kwestie związane z wykonywaniem na terenie Rzeczypospolitej Polskiej pracy zdalnej. Znowelizowane przepisy będą wskazywały również to, jaki ekwiwalent będzie należał się zatrudnionym, którzy podczas wykonywania zadań w trybie zdalnym korzystają z własnych narzędzi, np. komputera czy drukarki. Jak wyliczyć taki ekwiwalent, a kiedy będzie przysługiwał pracownikowi ryczałt?

Obowiązki pracodawcy przy pracy zdalnej

Uregulowanie pracy zdalnej w przepisach Kodeksu pracy było niezbędne. Dotychczas w kodeksie tym znajdowały się jedynie zapisy dotyczące telepracy. Praca zdalna była zaś wykonywana na podstawie specustawy.

Od 7 kwietnia 2023 roku ulegnie to zmianie. Znowelizowane przepisy ułatwiają zatrudnianie i wykonywanie pracy zdalnej. Ogólna zasada dotycząca takiego trybu wykonywania obowiązków zawodowych, ujęta w Kodeksie pracy jest taka, że pracodawca zobowiązany jest do zapewnienia podwładnym materiałów i narzędzi, w tym urządzeń technicznych, jakie są niezbędne do realizacji takich obowiązków. Pracodawca musi więc zapewnić wykonującemu pracę zdalną:

• Instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z takimi działaniami.

• Pokryć koszty energii elektrycznej oraz koszty zapewnienia usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.

• Pokryć inne koszty związane bezpośrednio z wykonywaniem pracy zdalnej, jeśli zwrot takich wydatków został określony w porozumieniu z pracownikiem, regulaminie pracy lub porozumieniu czy poleceniu.

Wykonującemu pracę zdalną przysługuje z mocy prawa ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z przedsiębiorcą albo zwrot kosztów w przypadku, gdy korzysta z własnych urządzeń i narzędzi.

Jak oszacować należny pracownikowi zdalnemu ekwiwalent?

Pomimo znowelizowania przepisów Kodeksu pracy i wprowadzeniu zupełnie nowych regulacji dotyczących pracy zdalnej, nadal są one niejasne w części związanej z wyliczaniem ekwiwalentu dla pracowników zdalnych. Wiadomo, że przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych. Ważne jest, ile kosztują, tj. jakie są ich udokumentowane ceny rynkowe. Na wysokość ekwiwalentu wpływa ponadto to, jakie są ilości materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy przez zatrudnionego czy normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.

Konfederacja Lewiatan oszacowała, że przedsiębiorcy mają zamiar wypłacać pracownikom wykonującym pracę w pełni zdalnie ekwiwalent miesięczny w kwocie średnio 50 zł.