Bilans roczny jest sprawozdaniem finansowym z działalności firmy, obejmującym 12 miesięcy. To dokument, w którym wskazane są podstawowe informacje o funkcjonowaniu przedsiębiorstwa w danym czasie ujęte pod względem finansowym. Dzień, w którym przygotowywany jest bilans roczny nazywany jest dniem bilansowym, a niekoniecznie musi być to ostatni dzień roku kalendarzowego. Które firmy powinny obowiązkowo przygotować taki bilans roczny?

Firmy zobowiązane do przygotowania sprawozdania finansowego

Właściwie podstawowym obowiązkiem przygotowania bilansu rocznego firmy objęte są przedsiębiorstwa, które:

• muszą prowadzić księgi rachunkowe, zgodnie z ustawą o rachunkowości,

• wybrały dobrowolnie księgi rachunkowe, jako sposób prowadzenia swojej księgowości.

Dlatego bilans przygotowywany jest nie tylko przez spółki kapitałowe czy osobowe, ale nawet i przez osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą zarejestrowaną w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Forma prawna działalności nie ma tu większego znaczenia, ponieważ decyduje metoda ewidencjonowania przychodów i kosztów.

Odpowiedzialność za sprawozdanie finansowe

W danej firmie musi być choć jedna osoba, która ponosi odpowiedzialność za sporządzenie sprawozdania finansowego. To zwykle odpowiedzialność spoczywająca na kierowników jednostki. Obowiązek fizycznego sporządzenia lub zlecenia sporządzenia bilansu rocznego nakładany jest na:

• członków zarządu spółek kapitałowych,

• członków organów zarządzających innych jednostek,

• wspólników, którzy prowadzą spraw w spółce cywilnej, jawnej lub partnerskiej,

• komplementariuszy prowadzących sprawy w spółce komandytowej i komandytowo-akcyjnej,

• likwidatorów, syndyków lub zarządców w postępowaniu upadłościowym.

Moment przygotowania bilansu rocznego

Sprawozdanie finansowe należy przygotować w konkretnie przeznaczonym do tego celu czasie. Spółki zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym mają 3 miesiące na sporządzenie bilansu rocznego. Czas ten liczony jest od dnia bilansowego, a jeśli rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, termin sporządzenia sprawozdania upłynie 31 marca danego roku.

Bilans w spółce muszą zatwierdzić odpowiednie organy, np. walne zgromadzenie wspólników czy wszyscy wspólnicy, z kolei w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej zatwierdzany jest on przez właściciela firmy. Takie zatwierdzenie sprawozdania rocznego musi nastąpić nie później niż w terminie 6 miesięcy do dnia bilansowego, czyli np. do 30 czerwca, jeśli rok obrotowy jest taki sam jak rok kalendarzowy.