Od 1 stycznia 2017 roku wprowadzono w Polsce nowe przepisy, które gwarantują m.in. zleceniobiorcom oraz wykonawcom umów o świadczenie usług minimalną stawkę wynagrodzenia za każdą godzinę pracy. Wynosi ona obecnie 13 zł brutto. Problem w tym, że dla prawidłowego rozliczenia ze zleceniodawcą, należy prowadzić ewidencję godzin pracy. Na kim spoczywa ten obowiązek?

Informacja o liczbie godzin pracy

Ewidencję godzin przepracowanych w ramach wykonywania określonej usługi czy zlecenia generalnie powinien prowadzić zleceniobiorca. Jest to prosta informacja o liczbie godzin pracy w ramach umowy zlecenie czy umowy o świadczenie usług. Stanowi ona narzędzie weryfikacyjne względem tego, czy faktycznie zleceniodawca zapewnia zleceniobiorcy ustawową minimalną stawkę godzinową.

Na podstawie ewidencji, obie strony umowy mają pełną wiedzę o ilości godzin pracy. Nie wystarczy przy tym, aby zapis o założonym wymiarze godzinowym wykonania zlecenia znalazł się w umowie cywilnoprawnej. Tak samo nie można tylko wpisać do umowy założonej kwoty wynagrodzenia za zlecenie, ponieważ może ona być zbyt niska w stosunku do minimalnej zagwarantowanej w przepisach stawki godzinowej.

Zgodnie z art. 8b ust. 1 ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, obowiązkiem stron umowy zlecenia lub o świadczenie usług, jest określenie w niej sposoby potwierdzania liczby godzin pracy na podstawie takiej umowy.

Forma ewidencji godzin pracy

Wraz z wprowadzeniem nowych przepisów o minimalnym wynagrodzeniu za pracę na umowie zlecenie lub umowie o świadczenie usług, ustawodawca nie wskazał właściwej formy ewidencjonowania godzin pracy przez zleceniobiorcę. Można więc swobodnie to ustalić między stronami.

Strony mogą postanowić, że zleceniobiorca będzie każdego dnia zapisywać, ile godzin poświęcił na wykonanie zlecenia, a po zakończeniu zadania, podsumuje liczbę godzin pracy i na tej podstawie zleceniodawca wyliczy należne mu wynagrodzenie.

Zleceniobiorca może także składać w każdym miesiącu, w którym współpracuje ze zleceniodawcą, stosowne oświadczenie o ilości przepracowanych godzin. Niekoniecznie musi być zachowana przy tym forma pisemna. Można dokonywać ewidencji godzin pracy w drodze elektronicznej lub w formie dokumentowej.

Jeśli w umowie zlecenia nie znajdzie się zapis, który jednoznacznie określałby sposób potwierdzania liczby godzin pracy na podstawie takiej umowy, wymagana będzie od zleceniobiorcy informacja o liczbie godzin pracy na zleceniu, którą przedkłada się co najmniej raz w miesiącu, w terminie poprzedzającym dzień wypłaty za ten miesiąc. Najłatwiej z perspektywy zleceniobiorcy prowadzić ewidencję w formie uproszczonej.