Przepisy regulujące obowiązki pracodawcy wobec pracowników zatrudnionych w warunkach szczególnie uciążliwych reguluje treść Kodeksu Pracy. Po pierwsze pracodawca zobowiązany jest do zapewnienia pracownikom nieodpłatnych, odpowiednich posiłków i napojów, wówczas gdy jest to niezbędne ze względów profilaktycznych.

Oprócz Kodeksu Pracy, w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 roku w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, zawarte jest, iż pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia pracownikom zatrudnionym stale lub okresowo w warunkach szczególnie uciążliwych wodę i inne napoje, których ilość, rodzaj i temperatura mają być dostosowane do warunków w jakich pracownicy wykonują pracę oraz odpowiednio do ich potrzeb fizjologicznych. Szczegółowe wymagania, jakie powinny spełniać tego rodzaju napoje, przypadki, warunki ich wydawania zawarte są w Rozporządzeniu Rady Ministrów a dnia 29 maja 1996 roku w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów. Pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia napojów pracownikom, którzy zatrudnieni są na przykład w warunkach gorącego mikroklimatu. Tego rodzaju warunki charakteryzują się wartością wskaźnika obciążenia termicznego większą niż 25 stopni celsjusza, w przypadku prac wykonywanych na otwartej przestrzeni – gdy temperatura otoczenia jest większa niż 25 stopni celsjusza oraz w przypadku prac wykonywanych na stanowiskach pracy, gdy temperatura spowodowana warunkami atmosferycznymi jest większa niż 28 stopni celsjusza. Warto nadmienić, że pracownikom nie przysługuje ekwiwalent pieniężny za napoje. Pracodawca z powyższego obowiązku może wywiązać się jedynie, poprzez dawanie pracownikom „fizycznie” napojów.

Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, regulują, iż świadczenia rzeczowe, które przysługują według przepisów bhp, zgodnie z odrębnymi ustawami, czy przepisami wykonawczymi, są zwolnione od podatku dochodowego. Tak też jest z nieodpłatnym przekazywaniem pracownikom napojów.

Ewidencja księgowa dla wody i innych napojów wydawanych pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych, traktowana jest jako świadczenie na rzecz pracowników. Obowiązuje zapis na koncie 40-5 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”. Jednak ewidencjonowanie zakupienia i wydawania napojów może odbywać się uprzednio za pośrednictwem konta 32 „Materiały”, wówczas, gdy jednostka przyjęła do magazynu napoje i fakt ten został objęty ewidencją bilansową.