W ramach prowadzonej działalności gospodarczej przedsiębiorcy muszą ewidencjonowa

zdarzenia gospodarcze i zapisywać je na odpowiednich kontach księgowych. Między innymi firma musi ewidencjonować majątek przedsiębiorstwa, ale stany ewidencyjne poszczególnych składników majątku niekiedy różnią się na kontach księgowych i w rzeczywistości. Jeśli zostaną ujawnione w wyniku prac inwentaryzacyjnych, wówczas księgowa powinna je wyjaśnić i prawidłowo rozliczyć.

Rodzaje różnic inwentaryzacyjnych

Różnice w stanie rzeczywistym i ewidencyjnym składników majątku przedsiębiorstwa mogą mieć charakter różnic:

• pozornych, które powstały w wyniku błędów w ewidencji przychodów lub rozchodów albo popełnione zostały w trakcie samej inwentaryzacji,

• ilościowych, pod postacią niedoborów lub nadwyżek,

• jakościowych, czyli szkód spowodowanych obniżeniem przydatności gospodarczej danego składnika zapasów.

Dlaczego powstają różnice inwentaryzacyjne?

Istnieje wiele przyczyn występowania różnic inwentaryzacyjnych. Wszystkie muszą zostać określone w protokole przez komisję inwentaryzacyjną. Komisja ta w pierwszej kolejności przeprowadza rozmowy z osobami odpowiedzialnymi, zbiera dane od innych pracowników o przyczynach różnic, korzysta z danych zawartych w dowodach źródłowych i ewidencji księgowej, a także może zdecydować o ponownym przeprowadzeniu określonego fragmentu spisu z natury lub powtórzeniu go.

Na podstawie zgromadzonych informacji komisja inwentaryzacyjna dla każdej pozycji różnicy ustala przyczynę jej powstania i proponuje odpowiedni dla niej sposób rozliczenia.

W przypadku uznania przez komisję, że jakakolwiek z różnic inwentaryzacyjnych powstała wskutek przestępstwa, zawiadomi kierownika jednostki o tym fakcie wraz z pisemnym wnioskiem o powiadomienie organów ścigania.

Rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych

Obowiązkowe jest udokumentowanie różnic inwentaryzacyjnych i powiązanie ich z zapisami ksiąg rachunkowych. Różnice wyjaśnia się i rozlicza w księgach tego roku obrotowego, na który przypadł termin inwentaryzacji.

Zanim kierownik jednostki uzyska od komisji inwentaryzacyjnej informacje o sposobie ostatecznego rozliczenia wspominanych różnic, ujmuje się je na koncie 24-1 „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek”. Warto też wyodrębnić konto 24-1/0 „Rozliczenie niedoborów i szkód” oraz konto 24-1/1 „Rozliczenie nadwyżek”.