Wybór formy prowadzenia działalności gospodarczej jest dla przedsiębiorcy niezwykle ważny. Znaczenie tego wyboru jest na tyle dalekosiężne, że skutkuje o być albo nie być przedsiębiorcy na rynku. Mowa tu o przedsiębiorstwach innych niż jednoosobowe małe i średnie przedsiębiorstwa. Obok takowych funkcjonują w gospodarce podmioty zwane spółkami. Praktyka gospodarcza pozwala podzielić spółki na dwie kategorie, a mianowicie spółki osobowe oraz kapitałowe.
Ekonomiczny aspekt powstawania spółek osobowych wiąże się z celem, któremu przyświeca ich zakładanie. Jest nim mianowicie wspólne prowadzenie działalności gospodarczej. Prawny aspekt zakładania spółki osobowej ukazuje jej istotę zrzeszeniową, czyli zawarcie umowy przez tworzących spółkę. Do tej kategorii należą spółki jawne, cywilne, spółki partnerskie, komandytowe oraz spółki komandytowo-akcyjne. Nie mają one osobowości prawnej, ale ich zdolność prawna jest pełna, czyli mogą one nabywać prawa we własnym imieniu oraz zaciągać zobowiązania. Najistotniejszym ogniwem są w spółkach osobowych wspólnicy. Prowadzą oni bezpośrednio sprawy spółki, a odpowiedzialność ich jest obok spółki subsydiarna całym majątkiem przez nich posiadanym, co ma szczególne znaczenie przy niewypłacalności spółki. Ważne jest też to, że stan osobowy spółek osobowych jest co do zasady trwały, a działalność spółki osobowej opiera się na wspólnej pracy wspólników spółki.
Spółka jawna zakładana jest do prowadzenia we wspólnym imieniu większego przedsiębiorstwa o celu zarobkowym, która jednocześnie nie jest spółką prawa handlowego. Majątek w tej spółce jest własnością samej spółki, a cechą szczególną jest posiadanie przez spółkę podmiotowości prawnej, mimo nie bycia osobą prawną, czyli działanie pod nazwą spółki, która zawiera nazwisko co najmniej jednego wspólnika. Jest to istotna różnica od spółki cywilnej. Każdy ze wspólników prowadzi sprawy spółki. Wkład w formie materialnej nie jest wymagany, co zbliża tą spółkę do spółki cywilnej i jest w jej przypadku zaletą. Szczegóły funkcjonowania spółki jawnej określone są w Kodeksie spółek handlowych w art. 22–85. Do zalet spółki jawnej należy zaliczyć też możliwość wyboru prostych, zryczałtowanych form opodatkowania. Natomiast istotną wadą jest pełna, chociaż subsydiarna, odpowiedzialność wspólników za zobowiązania spółki.
Spółka cywilna, jak już wspomniano, nie wymaga przez wspólników wniesienia przez nich wkładu materialnego, a może on mieć formę pracy świadczonej na rzecz spółki. Jest to niewątpliwie zaletą. Spółka ta, jako jedyna spośród spółek osobowych, uregulowana jest zapisami Kodeksu cywilnego. Nie jest ona podmiotem gospodarczym, gdyż przedsiębiorcami są wspólnicy spółki, a celem przyświecającym jej założeniu może być zarówno jednorazowa transakcja, jak i wspólna działalność wspólników. Umowa między nimi zawierana jest w formie pisemnej lub ustnej. Wadą tej formy gospodarczej jest pełna i solidarna odpowiedzialność wszystkich wspólników całym swoim majątkiem za zobowiązania spółki. Do wad zaliczyć też można obowiązek zaangażowania każdego ze wspólników w prowadzenie spraw spółki. Zaletą natomiast można nazwać prostotę zakładania tej formy oraz dalsze jej prowadzenie. Do zalet należy też prosta księgowość oraz możliwy wybór prostych form opodatkowania, np. ryczałtu czy karty podatkowej.
Spółka partnerska jest spółką osobową utworzoną przez wspólników będących przedstawicielami wolnych zawodów. Celem przyświecającym powstaniu tej spółki jest wspólne wykonywanie wolnego zawodu pod jedną firmą. Do wolnych zawodów, których przedstawiciele mogą zakładać taką spółkę należą: adwokat, aptekarz, architekt, inżynier budownictwa, biegły rewident, broker ubezpieczeniowy, doradca podatkowy, makler papierów wartościowych, doradca inwestycyjny, księgowy, lekarz, dentysta, weterynarz, notariusz, pielęgniarka, położna, radca prawny, rzecznik patentowy, rzeczoznawca majątkowy oraz tłumacz przysięgły. Ograniczenie to stanowi istotną wadę spółki tu opisywanej. Działanie spółki partnerskiej podobne jest do działania spółki jawnej z tą różnicą, że umowa spółki partnerskiej wymaga formy aktu notarialnego. To także uważane jest za wadę, gdyż koszty sporządzenia aktu notarialnego są dość wysokie. Różnicą a zarazem zaletą jest to, że wspólnik w spółce partnerskiej nie odpowiada swoim majątkiem za działania innych partnerów oraz osób w spółce zatrudnionych na podstawie umowy o pracę lub innego stosunku pracy przez innego wspólnika.
Spółka komandytowa jest specyficzną formą organizacyjną, gdyż jeden (komandytariusz) ze wspólników wnosi do spółki majątek, natomiast drugi (komplementariusz) – pomysł na działalność gospodarczą. Komplementariuszem nie musi być jednak osoba fizyczna. To jest niewątpliwie zaletą. Inną z zalet jest możliwość ograniczenia odpowiedzialności niektórych wspólników (komandytariusz odpowiada do wysokości sumy komandytowej). Do zalet należy też możliwość prowadzenia firmy na większą skalę oraz wykorzystania prostych form opodatkowania. Najważniejszą z wad spółki komandytowej jest konieczność podpisania aktu notarialnego i poniesienie kosztów wpisu do rejestru handlowego. Inną z wad jest pełna i solidarna odpowiedzialność komplementariuszy za zobowiązania spółki. Upodabnia to ją do spółki cywilnej. Spółka komandytowa nie posiada osobowości prawnej, ale ma zdolność do czynności prawnych, np. nabywania i zbywania nieruchomości. Podatnikami od dochodu są w tym przypadku wspólnicy i nie jest to podatek CIT a PIT lub podatek liniowy. Sprawozdawczość w omawianej tu spółce powinna być prowadzona w pełnej formie, a więc konieczne jest prowadzenia bilansu, rachunku zysków i strat oraz informacji dodatkowej, a na potrzeby badania przez biegłego rewidenta – zestawienia zmian w kapitale własnym i rachunku przepływów pieniężnych.
Spółka komandytowo-akcyjna jest spółką osobową o cechach spółki kapitałowej. Mieszany jej charakter wynika z współdziałających w jej ramach zarówno komplementariuszy jak i akcjonariuszy. Wśród tych drugich mogą występować zarówno osoby prawne jak i fizyczne. Przepisy, które regulują działalność spółki komandytowo-akcyjnej mają swoje źródło w kodeksie spółek handlowych oraz przepisach spółki akcyjnej. Złożoność tej formy gospodarczej rodzi szereg wad i zalet. Zaczynając od tych drugich wymienić można przede wszystkim, niespotykaną w innych spółkach osobowych, możliwość emitowania akcji i pozyskiwania przez to kapitału dla spółki. Także możliwość ograniczenia odpowiedzialności akcjonariuszy za zobowiązania spółki uznać należy za zaletę tej formy spółki. Wśród wad podobnie, jak w innych spółkach, wymienia się pełną i solidarną odpowiedzialność wspólników (tu niektórych) za zobowiązania spółki. Umowa spółki komandytowo-akcyjnej wymaga formy aktu notarialnego, którego wysokie koszty stanowią wadę tej formy spółki. Jeżeli chodzi o kwoty to także wymóg pozyskania kapitału zakładowego na poziomie minimum 50 000 zł stanowi wadę tej formy spółki. Istotną przeszkodą w zakładaniu spółki komandytowo-akcyjnej może być również wymóg prowadzenia pełnej księgowości. Tyle o spółkach osobowych.
Jak już wspomniano drugim rodzajem spółek są spółki kapitałowe. Ich funkcjonowanie opiera się nie na pracy lub wkładzie wspólników, a na wniesionym kapitale. Skutkuje to zmiennością składu wspólników oraz koniecznością powoływania organów spółki dla prowadzenia jej spraw. Procedura zakładania spółki kapitałowej jest złożona i rozpoczyna się z momentem zawiązania spółki w organizacji. W dalszej kolejności następuje wpis do Krajowego Rejestru Sądowego celem uzyskania osobowości prawnej. Kolejnym krokiem jest wybór organów i pozyskanie kapitału dla funkcjonowania spółki.
Jednym z rodzajów spółek kapitałowych jest spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Założycielami tej spółki może być kilku bądź jeden wspólnik posiadający osobowość prawną. Kapitał zakładowy składa się z podzielonych między wspólników równych lub nierównych udziałów, a jego suma ogólna wynosi minimum 5000 zł. Jeden udział nominalnie nie może być niższy niż 50 zł. Są to wady spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Inną z wad jest wymóg formy aktu notarialnego umowy spółki. Związane jest to jak w poprzednich spółkach z kosztami. Zakładając spółkę z o.o. konieczne jest powołanie jej organów czyli zarządu, rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej. Zarząd pełni funkcje reprezentacyjne oraz prowadzi sprawy spółki na zewnątrz. Dwa pozostałe organy powoływane są przez wspólników jedynie wtedy, gdy kapitał zakładowy przewyższa kwotę 500000 zł, a liczba wspólników – 25. Zaletą tej formy spółki jest częściowa, czyli ograniczona do wielkości wniesionego udziału odpowiedzialność wspólników. Całkowicie odpowiedzialny za zobowiązania spółki jest prezes stojący na czele zarządu spółki z o.o.. Istotne znaczenia ma też umożliwienie prowadzenia różnego rodzaju przedsiębiorstw gospodarczych w tej formie spółki. Zaletą spółki z o.o. jest też większy niż w innych spółkach wpływ wspólników na działalność spółki. Zależy on jednak proporcjonalnie od wielkości wniesionego wkładu. Wadą jest natomiast znaczna odpowiedzialność członków zarządu za zobowiązania spółki oraz wymóg prowadzenia przez zarząd księgowości w pełnym wymiarze i badania sprawozdań. Jeżeli chodzi o istotną z wad spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, to jest nią podwójne opodatkowanie dochodów. Model podwójnego opodatkowania podatkiem dochodowym od osób prawnych w wysokości 19% wynika z ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych i polega na tym, że opodatkowany jest zarówno zysk wydzielony ze spółki (przychody pomniejszone o koszty uzyskania przychodów), jak i wypłacone wspólnikom dywidendy. Od tej zasady nie odchodzi się również, gdy jedynym udziałowcem jest osoba fizyczna jako właściciel. Jeżeli chodzi o proces likwidacji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością to przebiega on kilkuetapowo. Początek stanowi podjęcie przez wspólników uchwały o rozwiązaniu spółki i powołanie likwidatora. Uchwała ta składana jest jako wniosek do KRS. Od tego momentu spółka ma obowiązek działania pod nazwą z dopiskiem „w likwidacji”. Likwidator zgłasza likwidację w Monitorze Sądowym i Gospodarczym przez co wierzyciele mają prawo zgłaszać swoje wierzytelności celem ich pokrycia z majątku spółki. Ostatnim krokiem jest ogłoszenie upadłości i złożenie wniosku o wykreślenie z KRS.
Drugą ze spółek kapitałowych jest spółka akcyjna. Podstawą jej działalności jest kapitał akcyjny podzielony na akcjonariuszy w równej wysokości nominalnej na akcje. Istotną wadą w przypadku spółki akcyjnej jest konieczność zgromadzenia kapitału akcyjnego w wysokości minimum 100 000 zł. Akcje, stanowiące ogniwo kapitału zakładowego spółki, są przedmiotem obrotu giełdowego. Stanowi to zaletę s.a., gdyż poprzez emisję akcji na giełdzie możliwe jest powiększenie kapitału zakładowego. Do innych zalet należy też ograniczona do wysokości wniesionego wkładu odpowiedzialność akcjonariuszy za zobowiązania spółki oraz możliwość prowadzenia wielu rodzajów przedsiębiorstw w formie tej spółki. Z wad prowadzenia spółki akcyjnej należy wymienić koszty sporządzenia aktu notarialnego i wpisu do rejestru oraz wymóg prowadzenia księgowości w pełnej formie i dokonywania przez biegłych rewidentów okresowych badań sprawozdań. Także w tym przypadku konieczne jest powołanie zarządu i rady nadzorczej. Funkcja pierwszego organu jest czysto reprezentacyjna, natomiast drugiego – nadzorcza. Powoływane jest także walne zgromadzenie akcjonariuszy jako organ decydencki. W przypadku spółki akcyjnej można mówić także o podwójnym opodatkowaniu, czyli opodatkowaniu zysku podatkiem 19% oraz akcji poszczególnych akcjonariuszy. Spółka ta posiada osobowość prawną, czyli stanowi wyodrębniony podmiot praw i obowiązków. O rozwiązaniu spółki można mówić, gdy ogłoszona zostanie upadłość albo, gdy zdecyduje o tym walne zgromadzenie. Rozwiązanie spółki może mieć też miejsce z przyczyn określonych w statucie spółki, jak również z przyczyn, które wymienia się w Kodeksie Spółek Handlowych.
Jak zatem widać wybór formy prowadzenia działalności gospodarczej jest w większości przypadków dobrowolny, chociaż istnieją formy narzucone z góry dla danego rodzaju działalności. Warto się zastanowić, w jakiej formie prowadzenie działalności gospodarczej przyniesie najwięcej zysków i, czy formalności związane z założeniem oraz prowadzeniem danego rodzaju spółki nie przerosną założyciela.