Współcześnie w wykonywanie wielu zawodów wpisane są podróże służbowe. W związku z tym coraz częściej pracodawcy (jak i pracownicy) muszą zmierzyć się z problemem jak rozliczyć taką podróż. W dzisiejszym artykule wyjaśnimy co to jest podróż służbowa, jaki wyjazd można zaliczyć do tej kategorii i jak należy go rozliczyć.

Podróżą służbową jest każdy wyjazd, podczas którego pracownik (na polecenie pracodawcy) wykonuje czynności służbowe poza siedzibą firmy lub stałym miejscem pracy pracownika. Warto zaznaczyć, że w przypadku niektórych zawodów zdecydowanie korzystniejsze (dla pracodawcy) będzie jeśli zamiast konkretnego miejsca uwzględni w umowie większy teren np. województwa, powiatu. Dotyczy to głównie takich zawodów jak inspektor, przedstawiciel handlowy, robotnik budowlany itp. Przy tak określonym obszarze pracodawca nie jest zobowiązany do wypłaty żadnych należności z tytułu podróży służbowej ponieważ wykonywanie czynności służbowych w różnych miejscach w tym przypadku nie wlicza się w definicję wyjazdu służbowego.

Jednak jeśli podczas wykonywania pracy konieczna jest podróż służbowa, pracodawca zobowiązany jest do zapewnienia nie tylko środków finansowych na pokrycie kosztów podróży, ewentualnego zakwaterowania czy diety, ale musi także zapewnić narzędzia do wykonywania pracy poza siedzibą firmy. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku, niektóre poniesione przez pracownika wydatki podczas podrózy służbowej, zwracane są w wysokości faktycznie przez niego poniesionej (przy odpowienim udokumentowaniu). Dotyczy to przejazdów publicznymi środkami transportu i pojazdów niebędących własnością pracodawcy, koszty noclegu oraz rachunki, dokumenty i faktury potwierdzające wszelkie poniesione wydatki z tytułu wykonywania pracy podczas podróży służbowej. Jeśli pracownik rozlicza się z kosztów podróży służbowej po zakończeniu wyjazdu, musi przedłożyć pracodawcy wszelkie dokumenty nie później niź w terminie 14 dni od dnia zakończenia takiego wyjazdu. W kwestii wyżywienia pracownika podczas wyjazdu przyjęło się, że pracodawca nie jest zobowiązany do pokrycia całościowych kosztów wyżywienia a jedynie różnicy między wydatkami, które ponosi pracownik na co dzień w miejscowości gdzie mieszka/pracuje a wydatkami w podróży. Dieta ta ma charakter ryczałtu, w podróżach krajowych wynosi 23 zł za dobę podróży i nie ma tu znaczenia czy na co dzień pracownik ponosi większe czy mniejsze koszty wyżywienia od kosztów wyżywienia podczas podróży słuzbowej.

Aby pracodawca mógł zaliczyć koszty podróży służbowej pracownika w koszty uzyskania przychodu musi posiadać wiarygodne dowody potwierdzające poniesienie tych kosztów w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą (samo stwierdzenie, że dany wydatek stanowi tzw. koszt pracowniczy, jest niewystarczające). Takie kmoszty powinny zostać zaksięgowane w kolumnie 13stej księgi przychodów i rozchodów, tj, „pozostałe wydatki”. Rozliczenia tych kosztów dokonuje sie na podstawie tak zwanego dowodu wewnętrznego (inaczej nazywanego rozliczeniem podróży służbowej) który powienien zawierać takie dane jak imię i nazwisko pracownika, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej oraz stawkę i wartość przysługujących diet.