Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów jest podstawą prowadzenia księgowości u podatników podatku dochodowego od osób fizycznych. W ich przypadku rok podatkowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, dlatego dniem zamknięcia księgi podatkowej jest 31 grudnia danego roku. Na ten dzień zobowiązani są oni w prawidłowy sposób dokonać odpowiednich działań z tym związanych. Jakich?
Podstawa prawna zamknięcia księgi podatkowej
Wszystkie zasady i zakres obowiązków związanych z zamknięciem podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów ujmują przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 roku w sprawie prowadzenia podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów. Rozporządzenie to wskazuje czynności, jakie powinien wykonać przedsiębiorca czy księgowy wyznaczony przez niego.
Wpisy bieżące i weryfikacja rozliczeń
Na bieżąco w KPiR podatnicy powinni wpisywać kolejne czynności podlegające opodatkowaniu. Operacje po stronie przychodów i kosztów podatkowych, które zostały przeprowadzone w grudniu, muszą zostać zaksięgowane do 31 grudnia, jeśli zajmuje się tym przedsiębiorca. Natomiast biuro rachunkowe przy usługowym prowadzeniu księgi podatkowej może dokonywać takich zapisów w czasie umożliwiającym prawidłowe i terminowe rozliczenie z budżetem, czyli najpóźniej do 20 stycznia kolejnego roku, ponieważ w takim terminie podatnik powinien rozliczyć zaliczkę na podatek dochodowy za grudzień czy IV kwartał danego roku.
Zamknięcie księgi podatkowej związane jest z koniecznością zweryfikowania zapisów dokonywanych w niej, nie tylko z ostatniego okresu rozliczeniowego – miesiąca czy kwartału, ale również z całego roku. Trzeba sprawdzić, czy zaksięgowane operacje są zgodne z danymi zawartymi w posiadanych dowodach księgowych. Jeśli pojawią się jakiekolwiek błędy, trzeba je poprawić.
Roczne podsumowanie w księdze podatkowej
Kiedy już zakończy się weryfikacja wpisów w KPiR, pora na dokonanie w ramach zamknięcia roku podatkowego, rocznego podsumowania zapisów w podatkowej księdze. Obejmować to będzie kolumny od 7 do 14.
Zapisy w księgach są zwykle sumowane narastająco od początku roku lub osobno za każdy miesiąc. Podsumowanie miesięczne wymusza na podatniku po zakończeniu roku sporządzenia na oddzielnej stronie księgi, zestawienia rocznego. Należy wpisać do właściwych kolumn sumy z poszczególnych miesięcy i je dodać.
Spis z natury, czyli remanent
Kolejnym obowiązkiem podatnika w związku z zamykaniem księgi podatkowej za dany rok będzie przygotowanie na jej podstawie spisu z natury. Pozwala on na ustalenie dochodu za rok podatkowy z uwzględnieniem ewentualnie występujących różnic remanentowych. Spis z natury sporządzony powinien być na pierwszy i ostatni dzień roku podatkowego.
Po remanencie i zamknięciu księgi podatkowej, podatnik może wyliczyć swój roczny dochód lub stratę z wykonywanej działalności i rozliczyć się na tej podstawie z fiskusem.