Obowiązkiem księgowym w wielu przedsiębiorstwach, fundacjach i organizacjach na koniec roku podatkowego jest przygotowanie bilansu. Współczesne programy komputerowe do księgowania z pewnością ułatwiają nam to zadanie. Jednak istnieją pewne błędy, których popełnienie sprawi, że bilans będzie nieprawidłowy. Jakie one są i jak ich uniknąć?
Na początek – czym jest bilans?
Bilans jest ważnym dokumentem księgowym, który obrazuje stan aktywów i pasywów na dzień kończący bieżący i poprzedni rok obrotowy. Aktywa to majątek danej jednostki, dla której sporządzany jest bilans, zaś pasywa są jej źródłami finansowania działalności.
Sam bilans zgodnie z ustawą o rachunkowości powinien być przygotowany:
- rzetelnie i jasno – powinien przedstawiać sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy jednostki wynikające z ksiąg i sprawozdania finansowego,
- zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami – ustawą o rachunkowości i przyjętymi zasadami rachunkowości,
- wiarygodnie – powinien prawidłowo odzwierciedlać rzeczywistość,
- kompletnie i bezbłędnie.
Zanim zostanie sporządzony bilans, trzeba skontrolować poprawność zapisów księgowych w tym inwentaryzacji, oceny przydatności gospodarczej aktywów dla ich urealnienia.
Błędy w księgach rachunkowych
Bilans nie będzie sporządzany poprawnie, jeśli przed jego przygotowaniem nikt nie sprawdzi ksiąg rachunkowych jednostki pod względem formalnym i merytorycznym. W tym celu powinno się przygotować zestawienie obrotów i sald, umożliwiające weryfikację wewnętrznej zgodności ewidencji syntetycznej oraz zgodności kont syntetycznych z analitycznymi.
By wiedzieć, że ewidencja księgowa jest zgodna ze stanem faktycznym, trzeba przeprowadzić inwentaryzację w drodze spisu z natury, potwierdzeń sald lub weryfikacji sald kont. Jeśli coś okaże się nieprawidłowe, trzeba korygować zapisy w księgach rachunkowych. Inwentaryzacji nie należy pominąć i powinna być ona przygotowana na dzień kończący rok obrotowy. W przeciwnym wypadku nie można mieć pewności, czy bilans przygotowany na podstawie ksiąg rachunkowych będzie odpowiadał faktycznemu stanowi finansowemu jednostki.
Zawyżanie wartości aktywów
Zdarza się dość często, że przy sporządzaniu bilansu dana osoba nie dokonuje odpisów aktualizujących wartość aktywów, gdy w ich przypadku istnieje duże prawdopodobieństwo, że składniki te nie przyniosą w przyszłości znaczącej części lub w całości przewidywanych korzyści ekonomicznych.
Zawsze rzeczowy majątek trwały powinien być wykazany w przygotowywanym bilansie dopiero po pomniejszeniu go o odpisy amortyzacyjne i aktualizujące.
Zaniżanie wartości zobowiązań
To błąd podobny do poprzedniego. Zobowiązania, jak i aktywa powinny być wykazywane w bilansie w kwocie, którą trzeba zapłacić. Na dzień bilansowy do przeterminowanych zobowiązań jednostki trzeba doliczyć odsetki i to także wtedy, gdy kontrahent nie wystawił noty odsetkowej na ich kwotę. Trzeba naliczyć odsetki nawet i wtedy, gdy na dzień bilansowy zobowiązania typu kredyty i pożyczki niebyły notyfikowane.