Przedsiębiorca w toku wykonywanej przez siebie działalności gospodarczej zobowiązany jest osobiście lub za pośrednictwem oddelegowanych do tego celu pracowników lub np. księgowych dopełniać wielu formalaności. Jednym z nich jest złożenie informacji na drukach TPR. Czym one są i kto ma obowiązek ich złożenia? Więcej →

Zarówno przedsiębiorcy, jak i księgowi powinni naszykować się na szereg zmian w przepisach podatkowych, jakie wejdą w życie 1 stycznia lub 1 lipca 2024 roku. Wiele z nich dotyczy przepisów ustawy o VAT. Więcej →

Jednym z podstawowych dokumentów, o jaki poprosić możemy w banku, w którym mamy konto osobiste lub konto firmowe, jest wyciąg z rachunku. Może on być stosowany jako potwierdzenie zdolności kredytowej ubiegającego się o zobowiązanie, ale też ma zastosowanie w wielu innych sytuacjach. W jaki sposób można zaksięgować wyciąg bankowy? Więcej →

W przepisach Kodeksu pracy przewidziane są dwa rodzaje odpraw pracowniczych: odprawa rentowo-emerytalna i pośmiertna. W wielu zakładach pracy prócz tego przyznawane mogą być odprawy dla pracowników zwalnianych, które regulowane są przepisami ustawy o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników z marca 2003 roku. Na jakich zasadach funkcjonują poszczególne odprawy? Więcej →

Przy prowadzeniu różnego rodzaju działalności gospodarczych, zwłaszcza o charakterze handlowym, może pojawić się problem, jak zaksięgować fakt utylizowania przeterminowanych czy nienadających się z różnych powodów towarów? Jakie obowiązują zasady?

Obowiązek przygotowania protokołu szkody

Na gruncie działalności gospodarczej można spotkać się z towarami, które nadają się do utylizacji – są zniszczone lub przeterminowane. Każde zdarzenie, które polega na zniszczeniu czy przekroczeniu terminu przydatności towarów handlowych, należy w prawidłowy sposób udokumentować. Wystarczy przygotować protokół szkody. Powinien on uwzględniać szczegółowy opis zdarzenia oraz wykaz zniszczonych i przeterminowanych towarów, wraz z oznaczeniem ich wartości.

Wyjątkiem od reguły są towary handlowe, które uległy zniszczeniu w wyniku zaniedbania podatnika. Ich nie ujmuje się w protokole szkody.

Opodatkowanie VAT

Zgodnie z przepisami ustawy o VAT oraz opiniami, jakie przygotowały w poprzednich latach organy podatkowe, przekazanie towarów do utylizacji nie podlega opodatkowaniu VAT. Przedsiębiorca, przekazując odpady do utylizacji, nie będzie podlegał opodatkowaniu, przez co wnioskodawca nie będzie miał obowiązku uwzględnienia w prowadzonej dla celów VAT ewidencji podatku należnego. Jednocześnie przekazanie towarów do utylizacji nie należy dokumentować, wystawiając fakturę VAT.

Analogicznie jak w przypadku protokołu szkody, wyjątkiem są towary handlowe zniszczone z winy podatnika. W ich przypadku przedsiębiorca musi dokonać korekty kosztów uzyskania przychodu oraz odliczonego przy zakupie takich produktów podatku VAT.

Księgowanie utylizowanych towarów

Zniszczone i przeterminowane towary ujęte w protokole strat muszą być wyksięgowane z podatkowej księgi przychodów i rozchodów z kolumny 10 – Zakup towarów handlowych i materiałów. Wartość strat księguje się „na minus”, a później taką samą kwotę należy zaksięgować na plus do podatkowej KPiR w kolumnie 13 – pozostałe wydatki. Księgowania dokonuje się w dacie, kiedy sporządzany był protokół strat. Numer dokumentu księgowego w księdze to numer protokołu strat.

Obowiązkiem wynikającym z aktualnych przepisów fiskalnych w Polsce, nakładanym na wszystkich czynnych podatników VAT, jest sporządzanie i wysyłanie w odpowiednim terminie Jednolitych Plików Kontrolnych – JPK_V7. Powinny one trafić do Ministerstwa Finansów. Co prawda pliki te generowane są na podstawie rejestrów sprzedaży i zakupów do określonego urzędowo formatu elektronicznego, a więc wszystko dzieje się automatycznie, ale i tak może pojawić się w nich błąd. Jak wówczas skorygować plik JPK_V7? Więcej →

Wprowadzenie ustawy Polskiego Ładu oraz późniejszych jej modyfikacji w dużej mierze doprowadziło do chaosu podatkowego. Wielu przedsiębiorców w 2022 roku zmieniło formę opodatkowania, ale w 2023 roku ma wątpliwości co do tego, czy była to trafna decyzja. Warto wiedzieć, czy i jak można zmienić formę opodatkowania z ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych na skalę podatkową.

Ogólna zasada zmiany formy opodatkowania

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych uwzględnia możliwość dokonania zmiany formy opodatkowania działalności gospodarczej. Art. 9a ust. 2 ustawy stanowi, że takiej zmiany można dokonać do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym przedsiębiorca uzyska pierwszy przychód w danym roku podatkowym. Ustawodawca dodaje, że w przypadku, gdy pierwszy przychód zostanie uzyskany w grudniu, to termin na zmianę formy opodatkowania skraca się do końca tego samego miesiąca.

Jak dokonać zmiany formy opodatkowania?

Będąc zdecydowanym na zmianę formy opodatkowania, np. z ryczałtu na skalę podatkową, podatnik powinien wypełnić formularz CEIDG-1, czyli właściwie dokonać jego aktualizacji w części „Oświadczenie o formie opłacania podatku dochodowego”. Można złożyć CEIDG-1 w formie papierowej w urzędzie miasta lub urzędzie gminy, albo elektronicznie, za pośrednictwem strony internetowej biznes.gov.pl.

Zmiana formy opodatkowania w ciągu roku

Jeszcze w 2022 roku znowelizowany Polski Ład umożliwiał przedsiębiorcy zmianę formy opodatkowania z ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych na skalę podatkową w trakcie trwania roku podatkowego. W takim wypadku kalkulacja dochodu podatnika musi uwzględniać przychody i koszty ich uzyskania, które zostały poniesione od 1 lipca 2022 roku.

Obowiązkiem posiadania kasy rejestrującej i wykorzystywania jej w toku prowadzonej działalności gospodarczej objętych jest obecnie większość przedsiębiorców. Ci, którzy dopiero zakładają własną firmę i muszą mieć to urządzenie, mogą postarać się o dofinansowanie jej zakupu.

Kto musi mieć kasę fiskalną?

Kasa fiskalna, a właściwie kasa rejestrująca, jest urządzeniem służącym do przechowywania informacji o asortymencie firmy i pozwala na ewidencjonowanie sprzedaży towarów i usług. Właściwie wyróżnia się obecnie 4 rodzaje kas fiskalnych:

• tradycyjne urządzenia drukujące papierowy zapis kopii – paragon,
• kasy z elektronicznym zapisem kopii,
• kasy online,
• kasy wirtualne.

Nie jest więc tak, że przedsiębiorca obowiązkowo musi mieć w sklepie fizyczne urządzenie. Może korzystać np. z oprogramowania, które umożliwi mu zarządzanie asortymentem i zarazem ewidencjonowanie sprzedaży. Kasy z papierowym zapisem kopii i z zapisem elektronicznym stopniowo są wycofywane z rynku.

Obowiązek posiadania kasy fiskalnej dotyczy niemal wszystkich podatników sprzedających towary i usługi osobom fizycznym. W niektórych przypadkach obowiązuje zwolnienie z tytułu posiadania tego sprzętu, jeśli firma ma obroty przekraczające 20 000 zł rocznie. Niektórzy nie skorzystają ze zwolnienia, z uwagi na prowadzenie działalności, które mają obowiązek ewidencjonowania sprzedaży.

Kupno kasy fiskalnej

Jeśli przedsiębiorca przekracza limit obrotu uprawniający do skorzystania ze zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej lub zgodnie z przepisami jest objęty obowiązkiem posiadania kasy, musi ją kupić. Od 1 stycznia 2023 roku w sprzedaży znajdują się jedynie kasy fiskalne online, choć niektórzy podatnicy mogą też korzystać z kas fiskalnych, na podstawie Rozporządzenia Ministra Finansów ws. kas rejestrujących, mających postać oprogramowania.

Nie trzeba ponosić kosztów zakupu kasy fiskalnej samodzielnie. Można uzyskać dofinansowanie. W jaki sposób?

Na czym polega ulga na zakup kasy?

Obecnie obowiązuje w Polsce ulga na zakup kasy fiskalnej, która wynosi nie więcej niż 90 proc. ceny netto i nie więcej niż 700 zł jednorazowo. Jeśli przedsiębiorca potrzebuje nie jednej, a kilku kas, może skorzystać z ulgi na każdą z nich. Warunek jest przy tym taki, że musi zacząć używać każdej z nich w każdym punkcie sprzedaży nie później niż w terminie 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia ewidencji sprzedaży.

O zwrot kosztów zakupu kasy mogą ubiegać się przedsiębiorcy, jeśli ich firma:

• Została objęta obowiązkiem ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej i rozpoczęła prowadzenie tej ewidencji na kasie online.
• Nie ma obowiązku ewidencjonowania sprzedaży i dotąd nie używała kasy, ale zdecydowała się na prowadzenie ewidencji z wykorzystaniem kasy online.

Nie ma przy tym znaczenia, czy przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT, czy korzysta ze zwolnienia z tego obowiązku lub wykonuje wyłącznie czynności niepodlegające opodatkowaniu i ewidencjonuje sprzedaż na kasie.

Dyrektywa 2014/55/UE w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych nałożyła na wszystkie kraje wspólnoty obowiązek odbioru faktur elektronicznych przez administrację publiczną. Do wytycznych z dyrektywy musiała dostosować się również Polska. Dlatego powstał system PEF. Jak działa?

Czym jest PEF?

PEF jest skrótem od nazwy Platforma Elektronicznego Fakturowania. Została stworzona i uruchomiona przez Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii. Od 18 kwietnia 2019 roku zamawiający przy zamówieniach publicznych mają obowiązek odbierać od wykonawców tzw. strukturyzowane e-faktury dla zamówień o wartości powyżej 30 tys. euro. Wprowadziła go ustawa o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym.
Od 1 kwietnia 2019 roku obowiązek posługiwania się systemem PEF i fakturami elektronicznymi przesyłanymi za jego pośrednictwem objął wszystkie zamówienia publiczne, a podmioty publiczne muszą przyjmować e-faktury tylko w przypadku postępowań, jakie zostały ogłoszone po dacie 18 kwietnia 2019 roku.

Platforma Elektronicznego Fakturowania PEF jest dostępna dla przedsiębiorców i podmiotów administracji publicznej na stronie efaktura.gov.pl. PEF funkcjonuje w sieci Peppol, co pozwala na szybkie i bezpłatne połączenie z innymi dostawcami oraz urzędami znajdującymi się na terenie całej Unii Europejskiej.

Jak działa PEF?

W systemie PEF przesyłane są faktury elektroniczne dla zamówień publicznych, które mają ustalony format. Są to więc faktury ustrukturyzowane, które w przeciwieństwie do obrazu faktury, np. PDF, mogą być automatycznie przetwarzane przez systemu informatyczne, bez ingerencji człowieka.

Oprócz ustrukturyzowanych e-faktur na platformie PEF dostępne są i inne ustrukturyzowane dokumenty, takie jak:

• Faktury korygujące i noty księgowe,

• Zamówienie dostawy,

• Awizowanie dostawy,

• Potwierdzenie odbioru.

Udostępniono również usługę tzw. fakturowania specjalizowanego, która pozwala na umieszczenie bezpośrednio w treści dokumentu dodatkowych informacji, które wykraczają ponad standardy ustalone dla normy europejskiej w odniesieniu do faktur w zamówieniach publicznych.

Wykonawcy zamówień publicznych mogą za pomocą PEF wystawiać i wysyłać ustrukturyzowane faktury elektroniczne. Zamawiający z kolei muszą obowiązkowo odbierać od wykonawców ustrukturyzowane faktury, przesyłane za pośrednictwem tej platformy. Natomiast wszystkie pozostałe dokumenty dostępne na PEF mogą być wymieniane pomiędzy stronami na zasadzie dobrowolności.

KSeF czyli Krajowy System e-Faktur jest systemem pozwalającym na wystawianie i udostępnianie kontrahentom za pośrednictwem przygotowanego przez Ministerstwo Finansów oprogramowania faktur ustrukturyzowanych. Dokumenty te mają ściśle określony wzorzec. Ponadto KSeF umożliwia szybki i wygodny dostęp do danych księgowych dla organów administracji skarbowej. Jak dotychczas system nie jest obowiązkowy dla przedsiębiorców. Sprawdźmy, w jakich etapach będzie wdrażany.

KSeF według etapów wprowadzania

Z początkiem 2022 roku weszły w życie zmiany z ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług, jakie wprowadzono na mocy ustawy z dnia 29 października 2021 roku o zmianie tejże ustawy. Etapy wdrożenia KSeF w Polsce są następujące:

1. Pierwszy – od 1 stycznia 2022 roku – system udostępniany na zasadzie testów, a użytkownicy mogą dobrowolnie korzystać z KSeF.
2. Drugi – od 1 lipca 2024 roku – system obowiązkowy dla większości przedsiębiorców w Polsce.
3. Trzeci – od 1 stycznia 2025 roku – systemem KSeF objęci zostaną mali i średni przedsiębiorcy, będący podatnikami zwolnionymi z VAT.

Natomiast na razie nie wiadomo kiedy i czy w ogóle ustrukturyzowane faktury z KSeF będą stosowane w obrocie gospodarczym przez podmioty zagraniczne, które mają na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej wyłącznie rejestrację na VAT.

Przygotowanie do wdrożenia KSeF

Polscy podatnicy mają jeszcze niespełna rok na dokonanie wdrożenia KSeF na gruncie prowadzonej działalności gospodarczej. Co ciekawe, nawet do końca 2024 roku podatnicy będą mogli stosować faktury papierowe, rozumiane jako paragony fiskalne, z obowiązkowo oznaczonym numerem NIP nabywcy. Będzie to możliwe wyłącznie w przypadku, gdy kwota transakcji nie będzie przekraczać 450 zł.

Zanim przedsiębiorcy zostaną objęci już obowiązkowo KSeF mają możliwość dobrowolnego dołączenia do systemu i przygotowania siebie i swoich pracowników do tego celu na specjalistycznych szkoleniach i kursach. Dobrze jest zacząć odpowiednio wcześnie takie prace wdrożeniowe i nie pozostawiać wszystkiego na ostatnią chwilę.