Blog Biura Rachunkowego Rachexpert

W związku z nowelizacją Kodeksu Pracy w Polsce od 26 kwietnia 2023 roku pracownicy w zyskają nowe uprawnienia urlopowe. Zmiana ta podyktowana jest koniecznością wdrożenia unijnej dyrektywy Work Life Balance. Jakie urlopy zostały uregulowane na mocy nowego Kodeksu Pracy? Więcej →

W okresie pandemii COVID-19 wielu pracowników, z różnych branż, wykonywało obowiązki w systemie zdalnym, zwykle na home office, bez konieczności pojawiania się fizycznie w zakładzie. Wszystko to zostało zorganizowane i uregulowane na mocy koronawirusowego rozporządzenia. Natomiast w Kodeksie pracy wciąż brakowało przepisów dotyczących pracy zdalnej. Były jedynie te odnoszące się do telepracy. Wszystko zmieniła nowelizacja Kodeksu pracy. Jak wygląda zatem praca zdalna na nowych zasadach?

Nowelizacja prawa pracy

Ustawa z dnia 1 grudnia 2022 roku o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw wprowadziła ostatecznie do polskiego Kodeksu pracy pojęcie pracy zdalnej i przepisy, które jej dotyczą. Nowe przepisy zaczęły obowiązywać z dniem 7 kwietnia 2023 roku.

Definicję pracy zdalnej uwzględnia art. 67¹⁸. Według niego praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Uzgodnienia dotyczące pracy zdalnej

Pracownik nie może całkowicie dowolnie zmienić pracy stacjonarnej na pracę zdalną i na odwrót. Pracodawca nie może tak po prostu zdecydować o wysłaniu podwładnego do pracy w domu. Kodeks pracy określa, że uzgodnienie między stronami umowy o pracę dotyczące wykonywania pracy zdalnej przez pracownika może nastąpić na dwa sposoby:

• przy zawieraniu umowy o pracę albo
• w trakcie trwania zatrudnienia.

Obie strony, zarówno pracownik, jak i pracodawca mogą w trakcie trwania umowy o pracę złożyć wiążący wniosek o powrót do poprzednich warunków i tym samym zaprzestać wykonywania pracy zdalnej.

Pracodawca ma ponadto możliwość wydania polecenia pracy zdalnej w przypadku stanu:

• nadzwyczajnego,
• zagrożenia epidemicznego,
• epidemii.

Może też zrobić to w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu oraz w okresie, w którym czasowo nie jest możliwe zapewnienie w miejscu pracy bezpiecznych i higienicznych warunków wykonywania obowiązków zawodowych.

Zanim zostanie wydane polecenie pracy zdalnej, pracownik powinien złożyć oświadczenie, że ma warunki lokalowe i techniczne, które pozwolą mu na wykonywanie pracy zdalnej. Musi oświadczyć również, że zapoznał się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego i informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej. Powinien zobowiązać się do ich przestrzegania.

Polecenie pracy zdalnej pracodawca może cofnąć w każdym momencie, ale zawsze z co najmniej dwudniowym wyprzedzeniem.

Zakład pracy powinien określić wszelkie zasady pracy zdalnej, w porozumieniu między pracodawcą i zakładową organizacją związkową lub w regulaminie pracy zdalnej, w poleceniu jej wykonywania czy w porozumieniu zawartym z pracownikiem.

Stanowisko pracy pracownika zdalnego

Co ciekawe, to pracownik powinien zorganizować dla siebie stanowisko pracy zdalnej, uwzględniając zasady bezpieczeństwa i ergonomii. Miejsce pracy powinno być dostosowane do przepisów BHP.

Natomiast pracodawca ma obowiązek zapewnienia pracownikowi zdalnemu:

• materiałów i narzędzi koniecznych do wykonywania pracy zdalnej,
• instalacji, serwisu i konserwacji narzędzi pracy niezbędnych do pracy lub pokrycia związanych z tym kosztów,
• pokrycia kosztów wynikających z zapewnienia pracownikowi energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych, które są niezbędne do wykonywania pracy zdalnej,
• pokrycia innych kategorii kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeśli zwrot ten został określony w porozumieniu czy w regulaminie dotyczącym pracy zdalnej.

Gdy w pracy zdalnej niezbędne są materiały czy narzędzia, których pracodawca nie zapewnia, strony mogą ustalić zasady ich wykorzystywania, zaś pracownikowi za używanie np. prywatnego laptopa, przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą.

Na wniosek pracownika pracodawca musi udzielić zgody na pracę zdalną na żądanie, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym.

Wraz z wprowadzeniem w życie nowelizacji Kodeksu pracy, od 7 kwietnia 2023 roku istnieją przepisy regulujące kwestie związane z wykonywaniem pracy zdalnej. Przedsiębiorca przy świadczeniu przez zatrudnionego tego rodzaju pracy może ponosić koszty z tym związane. Będą one dotyczyły m.in. spełnienia powinności zapewnienia pracownikowi materiałów i narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania obowiązków zawodowych w trybie zdalnym. Jak je księgować?

Za co płaci pracodawca przy pracy zdalnej?

Na mocy art. 6718 Kodeksu pracy możliwe jest wykonywanie całkowicie lub częściowo pracy w miejscu wskazanym przez zatrudnionego i każdorazowo uzgodnionym z przedsiębiorcą. Może być to adres zamieszkania pracownika. Praca zdalna wykonywana jest w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Przy wykonywaniu pracy zdalnej zgodnie z najnowszymi przepisami Kodeksu pracy w Polsce pracodawca zobowiązany jest do:

• zapewnienia pracownikom zarówno materiałów, jak i narzędzi pracy;

• pokrycia kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy;

• pokrycia kosztów energii elektrycznych;

• pokrycia kosztów niezbędnych usług telekomunikacyjnych.

Wszystkie te wydatki ponoszone przez niego należy prawidłowo ująć w księgach rachunkowych pracodawcy. Jak to zrobić?

Ewidencja wydatków związanych z pracą zdalną

Pracodawca, który poniósł koszty związane z zapewnieniem sprzętu czy materiałów i usług dla zatrudnionego wykonującego pracę zdalną, powinien je rozliczyć w księgach rachunkowych. Jeśli nabyty przez pracodawcę składnik majątku spełnia definicję środka trwałego, to pracodawca powinien wprowadzić go do ewidencji środków trwałych na ogólnych zasadach, posiłkując się przy tym ustaloną wartością początkową. Trzeba odnotować też miejsce jego użytkowania.

Pracownikowi może też zostać przekazany do używania w pracy zdalnej firmowego środka trwałego, który jest już w ewidencji środków trwałych. Także potrzebna jest adnotacja o przesunięciu go dla zatrudnionego. Odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych używanych dla celów pracy zdalnej dokonuje się na ogólnych zasadach. Koszty zakupu sprzętów, które nie spełniają warunków dla środków trwałych, księguje się w koszty zużycia materiałów:

• Wn konto 40-1 „Zużycie materiałów i energii”,

• Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”

Równolegle należy zaksięgować:

• Wn odpowiednie konto zespołu 5,

• Ma konto 49 „Rozliczenie kosztów”.

Takim samym zapisem trzeba księgować także koszty zakupu materiałów dla zatrudnionego wykonującego pracę zdalną.

Rozliczanie faktur, rozumiane jako proces odliczenia z nich podatku VAT, powinno być dokonane w odpowiednim terminie. Sprawdźmy, jakich terminów należy przy tym przestrzegać i co się stanie, jeśli zostaną przekroczone.

Prawo do odliczenia VAT z faktur

Podstawą kwestią związaną z rozliczaniem faktur VAT jest to, że zgodnie z art. 86 ust. 10 i 10b ustawy o VAT podatnik ma prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Potocznie mówi się o odliczeniu VAT z faktury.

Termin rozliczenia faktury VAT

Jednocześnie warto zwrócić uwagę na inny zapis, mianowicie z tego prawa można skorzystać w rozliczeniu za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy po stronie sprzedawcy, zwykle po dokonaniu dostawy towaru lub po wykonaniu usługi, ale nie wcześniej niż w dniu otrzymania faktury.

Alternatywnie, co zakładają przepisy ustawy o VAT, obniżenia podatku należnego można dokonać w rozliczeniu składanym za jeden z trzech kolejnych okresów rozliczeniowych. Okresem tym może być miesiąc, a dla rozliczeń kwartalnych okres ten pozostaje niezmienny i wynosi dwa okresy rozliczeniowe.

Termin odliczenia VAT musi nastąpić w rozliczeniu za okres otrzymania faktury lub w jednym z trzech kolejnych okresów lub dwóch kolejnych okresów (kwartałów), jeśli chodzi o faktury za media.

Zmiany w przepisach dotyczących rozliczania faktur VAT

Przepisy fiskalne często się zmieniają, co trzeba mieć na uwadze przy rozliczaniu podatku VAT. Jeszcze do końca 2020 roku podatnik mógł odliczyć VAT najpóźniej w drugim okresie rozliczeniowym, który następował po czasie, w którym nabył prawo do tego odliczenia.

Wszystko zmieniło się od 1 stycznia 2021 roku wraz z wprowadzeniem pakietu Slim VAT. W wyniku tego wydłużeniu uległ termin do odliczenia VAT do trzech okresów rozliczeniowych. Zmiana ta dotyczy tylko rozliczania VAT za okresy miesięczne.

Zasadniczo obowiązek podatkowy po stronie sprzedawcy istnieje w momencie wystawiania faktury. Otrzymanie takiego dokumentu powoduje powstanie prawo do odliczenia VAT nabywcy.

Rozliczenie faktu u małych podatników

Przedsiębiorcy mający status małego podatnika, którzy rozliczają się prostą metodą kasową, mogą odliczyć VAT nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik dokonał zapłaty. Mimo że faktura jest już wystawiona, zgodnie z art. 86 ust. 10 e ustawy o VAT, obowiązek podatkowy u małego podatnika rozliczającego VAT metodą kasową, powstaje z dniem otrzymania całości lub części zapłaty i w tym dniu również nabywca ma prawo do odliczenia podatku VAT.

Rozliczenie faktury VAT po terminie

Zdarza się, że podatnik np. w wyniku nieuwagi nie zdąży rozliczyć VAT-u w ustawowym terminie. Odliczenia można wówczas dokonać poprzez ujęcie kwoty VAT w prawidłowym, minionym już terminie. Konieczna jest też wtedy korekta pliku JPK_V7 za dany okres.

W ramach uproszczonej księgowości przedsiębiorcy mogą prowadzić podatkową Księgę
Przychodów i Rozchodów, w skrócie nazywaną PKPiR. W jakiej formie może być ona
prowadzona w 2023 roku?
Podstawa prawna prowadzenia PKPiR
Każdy podatnik, który rozlicza się z fiskusem na podstawie uproszczonej księgowości, czyli
PKPiR, muszą prowadzić ją zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia
23 grudnia 2019 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
Rozporządzenie to określa sposób, w jaki może być prowadzona księga i szczegółowe
warunki, jakim powinna ona odpowiadać.
Dopuszczalne formy prowadzenia księgi
PKPiR może być, zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami wspominanego
rozporządzenia, prowadzona w jednej z dwóch dopuszczalnych form:
 w postaci papierowej,
 w systemie teleinformatycznym.
Taki stan prawny pozostaje w mocy jeszcze do końca 2024 roku. Dlatego przedsiębiorcy
rozliczający swoją działalność na bazie podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów
powinni przygotować się do planowanych zmian.
PKPiR tylko w formie elektronicznej
Od 1 stycznia 2025 roku art. 24a ust. 1e ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych
będzie miał nowe brzmienie. Wskazywać będzie, że podatnicy prowadzący m.in. podatkową
księgę przychodów i rozchodów będą zobowiązani do robienia tego przy użyciu programów
komputerowych. Będą musieli przesyłać ją do urzędu skarbowego za pomocą środków
komunikacji elektronicznej, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej
wskazanej w Ordynacji podatkowej.
Art. 66 ust. 1 ustawy zmieniającej z dnia 29 października 2021 roku określa jednocześnie, że
PKPiR będą prowadzone w formie elektronicznej i przesyłane po raz pierwszy za okresu
rozliczeniowe rozpoczynające się po dniu:
 31 grudnia 2024 roku – w przypadku podmiotów obowiązanych przesyłać ewidencję
JPK_VAT,
 31 grudnia 2025 roku – w przypadku pozostałych podmiotów.
Polski Ład pierwotnie zakładał, że wyłącznie elektroniczne księgi zostaną wprowadzone już
po 31 grudnia 2022 roku, ale wycofano się z tego terminu.

Faktury ustrukturyzowane to szczególny faktur, jakie podatnicy VAT mogą wystawiać za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Są one dopuszczalną, choć nie obowiązkową, formą dokumentowania transakcji. Jeśli podatnik ma takie życzenie, może je dokumentować z wykorzystaniem standardowych faktur papierowych lub popularnych faktur elektronicznych. Zmieni się to od 1 sierpnia 2024 roku, kiedy faktury ustrukturyzowane będą obligatoryjne, prócz faktur konsumenckich. Warto więc już teraz dowiedzieć się, w jaki sposób będzie można rozliczyć faktury ustrukturyzowane, które z różnych powodów zostały skorygowane. Jak to zrobić poprawnie? Więcej →

Zgodnie z ustawą o PIT, kosztem uzyskania przychodów są wszystkie wydatki poniesione w celu uzyskania przychodu, zachowania lub zabezpieczenia jego źródła. Czy w definicji tej mieszczą się również koszty odszkodowań dla pracowników? Czy przedsiębiorca będzie mógł je zaliczyć do grona kosztów podatkowych, obniżając wysokość podatku należnego fiskusowi? Więcej →

Przed rozważeniem zasad dotyczących rozliczenia VAT w ramach konsorcjum, warto dowiedzieć się, jak definiowane jest ono na gruncie polskich przepisów podatkowych. Kiedy i w jakim trybie płaci podatek VAT? Więcej →

Wraz z dużą reformą podatkową przeprowadzoną pod hasłem Polski Ład w 2022 roku, pojawiły się i nowe podatki. Wśród nich na uwagę zasługuje podatek hipoteczny należny. Jest to o tyle istotne, że w rozliczeniu PIT za 2022 roku będzie on stosowany po raz pierwszy. Czy oznacza to dodatkowe obciążenie finansowe dla polskich podatników? Księgowi uspokajają. Nic takiego nie będzie miało miejsca. Więcej →

Wystawienie faktury pozwala na udokumentowanie zrealizowanej transakcji kupna i sprzedaży towarów lub transakcji świadczenia usług. Praktyka w prowadzeniu działalności gospodarczej jest taka, że wystawca faktury daje kilka czy kilkanaście dni swojemu kontrahentowi na opłacenie. Niestety, nie zawsze dochodzi do zapłaty. Czy w takiej sytuacji istnieje możliwość odliczenia podatku VAT od nieopłaconej faktury? Więcej →