W okresie pandemii COVID-19 wielu pracowników, z różnych branż, wykonywało obowiązki w systemie zdalnym, zwykle na home office, bez konieczności pojawiania się fizycznie w zakładzie. Wszystko to zostało zorganizowane i uregulowane na mocy koronawirusowego rozporządzenia. Natomiast w Kodeksie pracy wciąż brakowało przepisów dotyczących pracy zdalnej. Były jedynie te odnoszące się do telepracy. Wszystko zmieniła nowelizacja Kodeksu pracy. Jak wygląda zatem praca zdalna na nowych zasadach?
Nowelizacja prawa pracy
Ustawa z dnia 1 grudnia 2022 roku o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw wprowadziła ostatecznie do polskiego Kodeksu pracy pojęcie pracy zdalnej i przepisy, które jej dotyczą. Nowe przepisy zaczęły obowiązywać z dniem 7 kwietnia 2023 roku.
Definicję pracy zdalnej uwzględnia art. 6718. Według niego praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
Uzgodnienia dotyczące pracy zdalnej
Pracownik nie może całkowicie dowolnie zmienić pracy stacjonarnej na pracę zdalną i na odwrót. Pracodawca nie może tak po prostu zdecydować o wysłaniu podwładnego do pracy w domu. Kodeks pracy określa, że uzgodnienie między stronami umowy o pracę dotyczące wykonywania pracy zdalnej przez pracownika może nastąpić na dwa sposoby:
- przy zawieraniu umowy o pracę albo
- w trakcie trwania zatrudnienia.
Obie strony, zarówno pracownik, jak i pracodawca mogą w trakcie trwania umowy o pracę złożyć wiążący wniosek o powrót do poprzednich warunków i tym samym zaprzestać wykonywania pracy zdalnej.
Pracodawca ma ponadto możliwość wydania polecenia pracy zdalnej w przypadku stanu:
- nadzwyczajnego,
- zagrożenia epidemicznego,
- epidemii.
Może też zrobić to w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu oraz w okresie, w którym czasowo nie jest możliwe zapewnienie w miejscu pracy bezpiecznych i higienicznych warunków wykonywania obowiązków zawodowych.
Zanim zostanie wydane polecenie pracy zdalnej, pracownik powinien złożyć oświadczenie, że ma warunki lokalowe i techniczne, które pozwolą mu na wykonywanie pracy zdalnej. Musi oświadczyć również, że zapoznał się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego i informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej. Powinien zobowiązać się do ich przestrzegania.
Polecenie pracy zdalnej pracodawca może cofnąć w każdym momencie, ale zawsze z co najmniej dwudniowym wyprzedzeniem.
Zakład pracy powinien określić wszelkie zasady pracy zdalnej, w porozumieniu między pracodawcą i zakładową organizacją związkową lub w regulaminie pracy zdalnej, w poleceniu jej wykonywania czy w porozumieniu zawartym z pracownikiem.
Stanowisko pracy pracownika zdalnego
Co ciekawe, to pracownik powinien zorganizować dla siebie stanowisko pracy zdalnej, uwzględniając zasady bezpieczeństwa i ergonomii. Miejsce pracy powinno być dostosowane do przepisów BHP.
Natomiast pracodawca ma obowiązek zapewnienia pracownikowi zdalnemu:
- materiałów i narzędzi koniecznych do wykonywania pracy zdalnej,
- instalacji, serwisu i konserwacji narzędzi pracy niezbędnych do pracy lub pokrycia związanych z tym kosztów,
- pokrycia kosztów wynikających z zapewnienia pracownikowi energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych, które są niezbędne do wykonywania pracy zdalnej,
- pokrycia innych kategorii kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeśli zwrot ten został określony w porozumieniu czy w regulaminie dotyczącym pracy zdalnej.
Gdy w pracy zdalnej niezbędne są materiały czy narzędzia, których pracodawca nie zapewnia, strony mogą ustalić zasady ich wykorzystywania, zaś pracownikowi za używanie np. prywatnego laptopa, przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą.
Na wniosek pracownika pracodawca musi udzielić zgody na pracę zdalną na żądanie, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym.