Definicja „prezentów o małej wartości” została uregulowana przepisami ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku o towarów i usług, art. 7 ust 4. Prezentami o malej wartości są przekazywane przez podatnika jednej osobie towary, których łączna wartość nie przekracza w roku podatkowym 100 zł, wówczas, gdy podatnik prowadzi ewidencję , która pozwala na ustalenie tożsamości tych osób oraz gdy przekazywane towary nie zostały ujęte w ewidencji, jeżeli jednostkowa cena nabycia towaru, pomijając podatek, a wówczas, gdy nie ma ceny nabycia, jednostkowy koszt wytworzenia, określone w momencie przekazywania towaru nie przekracza 10 zł.
Z zapisanych informacji, zatem wynika, ze tylko i wyłącznie prezenty do wartości 10 zł netto nie trzeba ewidencjonować. Jednak wartość upominków przekazywanych jednej osobie w ciągu roku należy sumować.
Wówczas, gdy wartość prezentów mieści się pomiędzy 10 zł,a 100 zł brutto – należy prowadzić ewidencję. W żadnej ustawie, ani żadnym innym akcie prawnym, nie ma informacji, jak miałaby przebiegać taka ewidencja, jakie dane byłyby potrzebne. Jednak biorąc pod uwagę logikę, którą powinno się kierować przy ewidencjonowaniu, minimum informacji, to: liczba porządkowa, data przekazania prezentu, nazwa bądź rodzaj prezentu, nazwa firmy, imię i nazwisko, wartość przekazywanego prezentu. Można te dane uzupełnić również o numer PESEL lub NIP. Dane zwarte w takiej ewidencji, powinny być tak skompletowane, aby można było w łatwy sposób zidentyfikować odbiorcę prezentu o małej wartości.
Jeżeli przekazywane są prezenty o małej wartości jednemu odbiorcy częściej niż raz w roku, występuje konieczność prowadzenia ewidencji osobno dla każdego z odbiorców. Pozwoli to na „pilnowanie” górnej wartości prezentów na jedną osobę. Owo „pilnowanie” nie jest tutaj bez znaczenia, przekroczenie limitu związane jest z obowiązkiem podatkowym. Warto podkreślić, że prowadzona ewidencja, o której tutaj mowa musi być prowadzona tylko dla jednego roku.
Obowiązek podatkowy nie zaistnieje w przypadku ofiarowania prezentów o małej wartości, gdy podarowanie związane jest z celami firmy podatnika. Przykładem obrazującym taki wyjątek jest kampania reklamowa, podczas której podatnik rozdaje notesiki, kalendarze, itp. celem zwiększenia sprzedaży, czy też umocnienia relacji biznesowych.
W związku z nowelizacją ustawy o VAT od stycznia 2013 roku nieodpłatne przekazywanie towarów będzie opodatkowane VAT, gdy podatnikowi przysługiwało dotychczas w całości lub w części prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przy nabyciu lub wytworzeniu tych towarów lub ich części składowych. Wynika z tego, iż opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, również będą podlegały towary przekazane, wówczas, gdy będą to towary nabyte przez podatnika oraz przez niego wytworzone. Należy w tym momencie zwrócić uwagę na wyłączenie z opodatkowania prezentów o małej wartości, przy równoczesnym pilnowaniu warunku, aby wartość prezentów, którą wydamy w ciągu roku na rzecz jednej osoby nie przekraczała określanej wartości, o której tutaj już wspomniano.
W definicji „prezentów o małej wartości”, przy prowadzeniu ewidencji osób obdarowanych, nie ma jasno sprecyzowanej kwoty, którą należałoby wziąć do obliczeń: czy jest to kwota brutto, czy netto. Słowo „wartość”, które tam występuje, najprawdopodobniej oznaczać by miało kwotę, którą należałoby wydać, aby towar nabyć – czyli kwotę netto powiększoną o podatek VAT.
Od „prezentu o małej wartości”, należałoby odróżnić „próbkę”. Poprzez próbkę, należy rozumieć egzemplarz towaru lub jego niewielką ilość, które pozwalałyby ocenić cechy i właściwości towaru w jego końcowej postaci. Dodatkowo, powinien zostać zachowany warunek, iż przekazanie próbek przez podatnika powinno mieć na celu promocję tego towaru i nie służyć zaspokojeniu potrzeb odbiorcy końcowego w zakresie danego towaru, za wyjątkiem sytuacji, że zaspokojenie potrzebnego odbiorcy byłoby nieodłącznym elementem promocji tego towaru i skłaniać tego odbiorcę do zakupu towaru, którego dotyczy promocja. Podobnie, jak w prezentach o małej wartości, także w przypadku próbek, cel ich przekazania musi być bezpośrednio związany z prowadzoną działalnością.
Jeżeli, przedsiębiorstwo otrzyma od któregoś z dostawców prezent, który spełnia definicję prezentu o małej wartości, to nie ma potrzeby wykazywania tego faktu w księgach rachunkowych, ani rozliczania podatku od towarów i usług. Jednak, gdy wartość towaru, który otrzymał przedsiębiorca, przekroczy limity wartości, o których tutaj była mowa, wówczas osoba, która przekazała zobowiązana jest do wystawienia dokumentu, który będzie zawierał informację o fakcie nieodpłatnego przekazania towaru wraz z kwotą należną VAT. Firma obdarowana, ma obowiązek wykazania tego rodzaju nabycia w księgach rachunkowych.
Co, jednak zrobić z faktem rozliczania podatku VAT w związku z nabyciem i przekazaniem prezentu o małej wartości?
Podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego na podstawie przepisów ustawy o podatku od towarów i usług. Zatem, jeżeli prezenty o małej wartości będą przekazywane w związku z wykonywanymi przez podatnika czynnościami opodatkowanymi – będzie mógł również odliczyć całość podatku naliczonego wykazanego w fakturze dokumentującej nabycie prezentu.
Co do zasady, wiadomym jest, ze dostawa towarów opodatkowana jest podatkiem VAT. Z ustawy, wiadomo, że za „odpłatna dostawę towarów”, należy rozumie także nieodpłatne przekazanie przez podatnika towarów, będących w posiadaniu jego przedsiębiorstwa (również przekazanie prezentu), wówczas, gdy podatnikowi przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o wysokość podatku naliczonego pochodzącego z nabycia, importu, wytworzenia tych towarów, lub ich części. W art. 7 ust 2 i 3 ustawy o podatku od towarów i usług, istnieje jednak wzmianka wykluczająca stosowanie tej zasady do przekazywania prezentów o malej wartości oraz próbek, jeżeli przekazanie to następuje na cele związane z działalnością gospodarczą podatnika.
Jak wygląda kwestia prezentów o malej wartości i podatku dochodowego?
Otóż jak wynika z ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wydatek poniesiony na prezent o małej wartości, może zostać uznany jako koszt uzyskania przychodu, ale tylko wówczas, gdy będzie miał charakter promocyjny lub reklamowy i będzie związany z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą. Należy tak traktować, znając definicję kosztu uzyskania przychodu. Jest nim koszt poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu . W art. 23 ustawy o PIT zawarte są wyjątki nienależące do kosztów uzyskania przychodów. Wśród nich są również koszty reprezentacji – co tutaj istotne, gdyż wydatki związane z prezentami o małej wartości dotyczące „reprezentacji”, będą zaliczane do kosztów reprezentacji.