Nieodpłatne pełnienie swoich funkcji przez członków rady nadzorczej wolne jest od jakichkolwiek procedur formalnych. Jednak już przy pobieraniu wynagrodzenia, należy pamiętać, aby zostało ono właściwie rozliczone na gruncie podatku dochodowego od osób fizycznych i składek Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Jednak to jeszcze nie koniec – pozostaje kwestia rozliczenia wynagrodzenia w kosztach uzyskania przychodów, w ewidencji księgowej podmiotu, gdzie funkcjonuje rada nadzorcza.
Wynagrodzenie członka rady nadzorczej stanowi „przychód z działalności wykonywanej osobiście:, co wynika z art. 13 pkt 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Sposób w jaki to wynagrodzenie powinno zostać opodatkowane zależy od wysokości wynagrodzenia: czy kwota jest większa od 200 zł, czy nie.
Jeżeli tego rodzaju wynagrodzenie przekracza kwotę graniczną (tj. 200 zł), to od uzyskanego przychodu przez daną osobę, spółka pobiera zaliczkę na podatek dochodowy. W art. 41 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jest mowa o tym, że jeżeli podmiot wypłaca świadczenie z tytułu pełnienia funkcji członka rady nadzorczej, zobowiązany jest do pobierania zaliczki na podatek dochodowy w wysokości 18% danego świadczenia minus miesięczne koszty uzyskania przychodów w wysokości wynikających z art.. 22 ust. 9 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz minus potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki na ubezpieczenie społeczne.
Koszty uzyskania przychodów, o których tutaj wspomniano, są równe 111,25zł miesięcznie. Jednak, w przypadku uzyskiwania przez podatnika tego samego rodzaju przychodów od więcej niż jednego podmiotu lub od jednego podmiotu, ale z kilku stosunków prawnych, to koszty uzyskania przychodów za dany rok podatkowy nie mogą być wyższe niż 2002, 05 zł.
Kolejnym etapem tak obliczonej zaliczki na podatek dochodowy, jest pomniejszenie jej o kwotę składki na ubezpieczenie zdrowotne – wysokość nie większa niż 7,75% podstawy wymiaru tej składki.
Zaliczka na podatek dochodowy członka rady nadzorczej powinna zostać przekazana na rachunek właściwego urzędu skarbowego do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki.
Po upływie roku, spółka wypłacająca członkowi rady nadzorczej wynagrodzenie, zobowiązana jest do:
-
sporządzenia deklaracji rocznej o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy (PIT-4R) i przekazania do właściwego urzędu skarbowego do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym,
-
sporządzenia informacji o dochodach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy i przekazania do właściwego urzędu skarbowego. Obowiązującymi terminami są: koniec lutego następnego roku podatkowego, gdy złożenie informacji następuje za pomocą drogi elektronicznej oraz koniec stycznia następnego roku podatkowego, jeżeli złożenie informacji następuje w formie pisemnej.
PIT 11, o którym mowa w drugim podpunkcie, jest również przekazywany członkowi rady nadzorczej w terminie do końca lutego następnego roku podatkowego. Kwoty, które zostały zawarte w PIT-11, podatnik zobowiązany jest do przedstawienia w swoim rocznym zeznaniu podatkowym.
Jeżeli członek rady nadzorczej z tytułu pełnionej funkcji pobiera wynagrodzenie w kwocie nie większej niż 200 zł, to spółka zobowiązana jest do pobrania zryczałtowanego podatku dochodowego w wysokości 18% przychodu. Staje się tak wówczas, gdy członek rady nie jest jednocześnie pracownikiem w danej spółce, w której pełni swoją funkcję.
W przypadku opodatkowania zryczałtowanym podatkiem dochodowym, nie następuje pomniejszenie przychodu o koszty uzyskania, również nie odejmuje się składek na ubezpieczenie społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.
Zryczałtowaną formę podatku należy przekazać do właściwego urzędu skarbowego do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano podatek.
W taki sposób opodatkowane przychody, nie są wykazywane w rocznym zeznaniu podatkowym podatnika.
Teraz zostanie opisana kwestia składek ZUS. Jako podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe należy wziąć przychód członka rady nadzorczej połączony z kosztami uzyskania przychodu i kwotą podatku.
Składka na ubezpieczenie emerytalne wynosi 9,76% podstawy wymiaru i jest finansowana w równych częściach przez członka rady nadzorczej i przez podmiot, gdzie ten członek pełni swoją funkcję. Zaś składka na ubezpieczenie rentowe wynosi 1,5% i finansowana jest w całości przez członka rady nadzorczej, a wysokość 6,5% podstawy jej wymiaru – przez płatnika.
Ważnym jest zwrócenie uwagi na fakt, iż od wynagrodzenia członka rady nadzorczej nie nalicza się składek na ubezpieczenie wypadkowe i chorobowe.
Od wynagrodzenia odliczane jest również ubezpieczenie zdrowotne. Zmiana przepisów od 1 stycznia 2015 roku, powoduje, iż podstawa wymiaru składki ustalana jest według przepisów określających podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe. Podstawa wymiaru pomniejszana jest o kwoty składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe, które finansowane są przez członka rady nadzorczej i potrącane przez płatników z jego środków, zgodnie z przepisami ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.
Ustalona w taki sposób podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne staje się kwotą, od której obliczane jest ubezpieczenie zdrowotne w wysokości 9%. Co ważne, składka ta jest pobierana również wtedy, gdy wynagrodzenie członka rady nadzorczej nie przekracza wysokości 200 zł.
Członek rady nadzorczej nie opłaca od swego wynagrodzenia składki na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Natomiast składki na Fundusz Pracy są odliczane tylko wówczas, gdy podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe członka rady nadzorczej po przeliczeniu na okres jednego miesiąca wynosi co najmniej minimalne wynagrodzenie za pracę. W przypadku, gdy członek rady posiada kilka źródeł dochodu i podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe pochodzi z różnych źródeł, obowiązek uiszczania składek na Fundusz Pracy powstaje z chwilą, gdy suma stanowiąca podstawę wymiaru składek wyniesie co najmniej minimalne wynagrodzenie za pracę.
Warto zwrócić w tym momencie uwagę, że składki na Fundusz Pracy opłaca się, które nie osiągnęły: w przypadku kobiet – 55 lat, a w przypadku mężczyzn – 60 lat. Jeżeli wiek ten został osiągnięty – wówczas tej składki nie nalicza się.
Wynagrodzenie, które pobierają członkowie rady nadzorczej z tytułu pełnionych funkcji stanowi koszt działalności operacyjnej jednostki. Tak jest również z składkami ZUS w części, która finansowana jest przez płatnika.
Przykład ujęcia w księgach rachunkowych wynagrodzenia członka rady nadzorczej:
-
wartość wynagrodzenia
Wn „Wynagrodzenia członków rady nadzorczej” (konto 40-4)
Ma „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” (konto 23-0)
równolegle księgowanie:
Wn „Koszty zarządu” (konto 55)
Ma „Rozliczenie kosztów” (konto 49)
-
zaliczka na podatek dochodowy członka rady nadzorczej
Wn „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” (konto 23-0)
Ma „Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych” (konto 22-4)
-
składka ZUS w części obciążającej członka rady nadzorczej
Wn „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” (konto 23-0)
Ma „Rozrachunki z ZUS” (konto 22-3)
-
składka ZUS w części obciążającej płatnika
Wn „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” (konto 40-5)
Ma „Rozrachunki z ZUS” (konto 22-3)
równoległe księgowanie
Wn „Koszty zarządu” (konto 55)
Ma „Rozliczenie kosztów” (konto 49)
-
zapłata składek ZUS
Wn „Rozrachunki z ZUS” (konto 22-3)
Ma „Rachunek bieżący” (konto 13-0)
-
odprowadzenie do urzędu skarbowego zaliczki na podatek dochodowy członka rady nadzorczej
Wn „Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych” (konto 22-4)
Ma „Rachunek bieżący” (konto 13-0)