Księga Przychodów i Rozchodów służy do ewidencjonowania przychodów i kosztów. Na podstawie zapisów w dalszej kolejności ustalany jest dochód, który podlega opodatkowaniu. Księgę Przychodów i Rozchodów zobowiązane są prowadzić osoby, które rozliczają się na zasadach ogólnych i liniowo.
Zapisy w Księdze Przychodów i Rozchodów dokonywane są w kolumnach.
W kolumnie 1 wpisuje się numer kolejnego zapisu, którym oznacza się również dowód stanowiący podstawę dokonania zapisu.
W kolumnie 2 wpisuje się dzień miesiąca, który wynika z dokumentu stanowiącego podstawę dokonania wpisu. Dzień ten jest jednocześnie dniem poniesienia wydatku, otrzymania towaru lub uzyskania przychodu.
W kolumnie 3 wpisuje się numer faktury lub innego dokumentu. W przypadku, gdy zapisu dokonuje się na podstawie dziennego zestawienia sprzedaży, to należy tutaj wpisać zestawienie faktur.
W kolumnach 4 i 5 należy umieścić imiona, nazwiska, nazwy firm, adresy kontrahentów, dostawców, odbiorców, z którymi zawarto transakcje dotyczące dokonania zakupu materiałów, towarów, itp. lub sprzedaży wyrobów gotowych, wówczas, gdy transakcje te zostały udokumentowane fakturami i paragonami. Kolumny 4 i 5 nie należy wypełniać, gdy dokonuje się zapisów dotyczących przychodów ze sprzedaży według dziennych zestawień sprzedaży oraz dowodów wewnętrznych.
W tym miejscu warto podkreślić, ze jeżeli dokonuje się zapisów w księdze przychodów i rozchodów, które wynikają z prowadzonych przez podatnika: ewidencji sprzedaży, kupna i sprzedaży wartości dewizowych, ewidencji pożyczek i zastawionych rzeczy, ewidencji na potrzeby podatku od towarów i usług – nie należy wypełniać kolumn 3 do 5.
W kolumnie 6 wpisuje się typ przychodów lub wydatków. Określenie to powinno być tak sformułowane, aby wiernie oddawało „obraz” zdarzenia gospodarczego. Przykładowo, może brzmieć ono następująco: zakup blachy.
W kolumnie 7 wpisuje się przychody ze sprzedaży wyrobów, towarów handlowych i usług. Jeżeli podatnik prowadzi działalność, która polega na udzielaniu pożyczek pod zastaw, to w kolumnie 7 należy wpisać na koniec miesiąca wysokość (kwotowo) prowizji, która stanowi wartość spłaconych w danym miesiącu odsetek lub różnicę pomiędzy kwotą otrzymaną ze sprzedaży zastawionych rzeczy a wysokością udzielonych pożyczek.
W kolumnie 8 wpisuje się pozostałe koszty, typu: otrzymana kwota kar umownych, przychody z odpłatnego zbycia składników majątku.
W kolumnie 9 wpisuje się sumę kwot przychodów z kolumn 7 i 8.
W kolumnie 10 wpisuje się ceny zakupu materiałów i towarów handlowych.
W kolumnie 11 wpisuje się wielkości kosztów ubocznych, które związane są z zakupem. Przykładowo: kosztów transportu, załadunku, czy wyładunku.
W kolumnie 12 wpisuje się kwoty wynagrodzeń brutto, które wypłacane są pracownikom w gotówce lub w naturze. Ten zapis dokonywany jest na podstawie listy płac lub innych dowodów, na których pracownik dokonuje potwierdzenia własnoręcznym podpisem zgodności kwoty otrzymanego wynagrodzenia w gotówce lub w naturze lub według innych dowodów (dowodu , który potwierdza przekazanie wynagrodzenia na rachunek pracownika), gdy wynagrodzenie nie jest wypłacane „do ręki”. W kolumnie 12 dokonuje się również ewidencji wysokości wynagrodzenia wypłacanego osobom pracującym na umowę zlecenie lub umowę o dzieło.
W kolumnie 13 wpisuje się pozostałe koszty (które nie są wymienione w kolumnach 10 do 12) bez uwzględniania kosztów, które według art. 23 ustawy o podatku dochodowym, nie są kosztami uzyskania przychodu. Należy tutaj wpisać wysokość: czynszu za lokal, opłatę za energię elektryczną, wodę, itp.
Zapisów wielkości kosztów podróży służbowej, diet właściciela, osób, które z nim współpracują należy dokonać na podstawie rozliczenia tych kosztów, które dokonuje się na dowodzie wewnętrznym – rozliczeniu podróży służbowej. Do takiego rozliczenia dołącza się faktury, które potwierdzają poszczególne wydatki. Wówczas, gdy nie można było uzyskać dowodu, to pracownik zobowiązany jest do złożenia pisemnego oświadczenia o dokonanym wydatku i powodach braku jego udokumentowania. Nie mają potrzeby udokumentowania fakturami: diety, wydatki, które objęte są ryczałtem oraz koszty przejazdu własnym samochodem pracownika.
W kolumnie 14 wpisuje się sumę kwot wydatków zapisanych w kolumnach 12 i 13.
W kolumnie 15 dokonuje się zapisów innych niż kolumnach 1 do 13. Można tutaj również dokonać zapisu wydatków, które odnoszą się do przychodów miesiąca lub roku następnego.
W kolumnie 16 wpisuje się uwagi dotyczące treści zapisów w kolumnach 2 do 15. Tutaj można również wpisywać kwoty pobranych zaliczek, obrotu opakowaniami zwrotnymi.
Powyższe informacje zawarte zostały w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów – Dz. U. z 2003 r. Nr 153 poz 1475 ze zm.