Zarówno, wewnątrzwspólnotową dostawę, jak i wewnątrzwspólnotowe nabycie regulują przepisy ustawy o podatku od towarów i usług.
Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów to przeniesienie prawa do dysponowania towarem jako właściciel, gdzie towar jest transportowany lub wysyłany za pośrednictwem sprzedającego, nabywcę lub na ich rzecz pomiędzy krajami państw członkowskich w wykonaniu czynności opodatkowanych. Ważnym jest, aby kraj wysyłki różnił się od kraju dostawy.
Dużym udogodnieniem jest stosowanie stawki podatku równej 0% – muszą jednak wystąpić okoliczności, które pozwolą sklasyfikować dostawę, jako wewnątrzwspólnotową.
Z wewnątrzwspólnotową dostawą towarów mamy do czynienia wówczas, gdy dokonujący dostawy jest podatnikiem zarejestrowanym jako podatnik VAT UE. Istnieje jednak wyjątek, dostawa również będzie wewnatrzwspólnotową, jeżeli podatnik, który dokonuje dostawy na dzień transakcji nie posiada numeru VAT-UE – pod warunkiem, że będzie go posiadał na dzień składania deklaracji za dany okres czasu.
Wewnatrzwspólnotowa dostawa towarów istnieje również przy przemieszczaniu przez podatnika VAT lub na jego rzecz towarów, które należą do jego firmy z terytorium państwa na terytorium kraju członkowskiego innego niż terytorium kraju w ramach prowadzonego przez niego przedsiębiorstwa wytworzone, nabyte, w tym również w ramach wewnatrzwspólnotowego nabycia towarów lub sprowadzone na terytorium państwa w ramach importu towarów, wówczas, gdy mają służyć działalności gospodarczej tego podatnika.
Dokumentami potwierdzającymi wewnatrzwspólnotową dostawę towarów, może być: dokument przewozowy otrzymany od przewoźnika, który ponosi odpowiedzialność za wywóz towarów z terytorium kraju, z którego to jednoznacznie wynika, iż towary dostarczono do miejsca przeznaczenia na terytorium państwa członkowskiego, które jest inne niż terytorium kraju (jeżeli przewóz towarów zlecony jest przewoźnikowi); specyfikacja sztuk ładunku, tylko wówczas, gdy równocześnie stanowi potwierdzenie dostawy towarów, które są przedmiotem wewnatrzwspólnotowej dostawy towarów do nabywcy, który znajduje się na terytorium kraju członkowskiego, będącego jednocześnie innym niż terytorium kraju. Jeżeli, wymienione dokumenty jednoznacznie nie potwierdzają, że towar został dostarczony do nabywcy, wtedy dowodami, mogą być: korespondencja handlowa z nabywcą, również zamówienie, dokumenty, które dotyczą ubezpieczenia lub kosztów frachtu, dowód, który potwierdza przyjęcie przez nabywcę towaru na terytorium państwa członkowskiego innego niż terytorium kraju, dokument, który potwierdza zapłatę za towar, za wyjątkiem sytuacji, gdy towar dostarczany jest nieodpłatnie lub gdy zaplata ma nastąpić w innej formie.
Ustawa o podatku VAT, jasno wskazuje na sytuacje, gdzie nie ma mowy o wystąpieniu wewnatrzwspólnotowej dostawie towarów. Nie jest nią między innymi: sytuacja, gdy towary są przedmiotem eksportu towarów przez podatnika, przemieszczany jest gaz w systemie gazowym, energia elektryczna w systemie elektroenergetycznym, energia cieplna lub chłodnicza przez sieci dystrybucji energii cieplnej lub chłodniczej, wówczas, gdy towary mają być czasowo używane na terytorium kraju członkowskiego, celem świadczenia usług przez podatnika posiadającego siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju, który przemieścił lub na rzecz którego przemieszczono te towary.
Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów nie wystąpi w przypadku opodatkowania na zasadach marży oraz jeżeli dotyczy towarów rozliczanych stawką 0%, które wymienione są w treści ustawy o podatku od towarów i usług, jest nimi: dostawa samolotów, statków, towarów dla celów remontów tych jednostek, także towarów dla celów dostaw na tych jednostkach – art. 83 ust.1 pkt 1,3,6,10,18.
Istnieje wymóg, iż w przypadku wywozu towarów będących przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, dokonany bezpośrednio przez podatnika, który dokonuje takiej dostawy lub przez nabywcę, za pośrednictwem środka transportu podatnika lub nabywcy, wówczas podatnik powinien mieć przy sobie nie tylko specyfikację poszczególnych sztuk ładunku, ale również dokument, który będzie zawierał w swojej treści: imię i nazwisko lub nazwę, łącznie z adresem, gdzie ma siedzibę działalność gospodarcza, albo miejsce zamieszkania podatnika, który dokonuje wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, także ich nabywcy; adres, gdzie kierowany jest towar, ale tylko wówczas, gdy jest inny niż adres siedziby działalności gospodarczej, czy miejsca zamieszkania nabywcy, określenie towarów oraz ich liczby, rodzaj środka transportu wraz z jego numerem rejestracyjnym, którym wywożone są towary – jeżeli środkiem transportu jest samolot – numer lotu.
Z księgowego punktu widzenia, należy zaksięgować przychód powstały z tytułu wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów. Należy tego dokonać na koncie „Sprzedaż towarów” lub „Sprzedaż produktów” z możliwością ewentualnego użycia konta analitycznego wyodrębniającego ten rodzaj dostawy. Dla celów bilansowych, faktura, na podstawie której dokonywane jest księgowanie, podlega przeliczeniu na polskie złote – w myśl ustawy o rachunkowości, dokonuje się takiego przeliczenia według kursu średniego wyznaczonego przez Narodowy Bank Polski z dnia poprzedzającego dzień dokonania sprzedaży.
Natomiast dla celów podatkowych, przychody wyrażone w walucie obcej przeliczane są na polskie złotówki według kursu średniego ogłaszanego przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania przychodu.
Wewnatrzwspólnotowe nabycie towarów
O wewnątrzwspólnotowym nabyciu towarów jest mowa wówczas, gdy nabywane jest prawo do rozporządzania jak właściciel towarami, które w wyniku dokonanej dostawy zostały wysłane, transportowane na terytorium państwa członkowskiego innego niż terytorium państwa członkowskiego, gdzie miało miejsce rozpoczęcie wysyłki, transportu przez dokonującego dostawy, nabywcę towarów.
Aby, nabycie było uznane jako wewnatrzwspólnotowe, nabywca towarów musi być: podatnikiem VAT lub podatnikiem podatku od wartości dodanej innego kraju wspólnoty, a towary, które są nabywane mają posłużyć wykorzystaniu w działalności gospodarczej podatnika, osobą prawną, która nie jest podatnikiem.
Nieodpłatne nabycie, nie jest traktowane jako wewnątrzwspólnotowe i nie jest czynnością opodatkowaną. Nabycie, o którym tutaj mowa, dotyczy tylko i wyłącznie nabycia towarów za wynagrodzeniem.
W ustawie o VAT, znajduje się lista wyłączeń, sytuacji, które nie mogą być traktowane jako wewnatrzwspólknotowe nabycie towarów. Takie nabycie towarów nie może być dokonane przez: rolników ryczałtowych dla prowadzonej przez nich działalności rolniczej, podatników, którzy wykonują tylko i wyłącznie czynności inne niż opodatkowane podatkiem VAT i nie przysługuje im prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony przy nabyciu towarów i usług, podatników, którzy korzystają ze zwolnienia od podatku z uwagi na obroty, osoby prawne, które są podatnikami,
Dalszymi wyjątkami, które nie pozwalają na sklasyfikowanie nabycia, jako wewnatrzwspólnotowego, to przypadek, gdy miała miejsce dostawa towarów używanych, w wyniku której ma miejsce nabycie towarów na terytorium kraju, jest opodatkowana podatkiem od wartości dodanej na terytorium kraju członkowskiego rozpoczęcia wysyłki albo transportu towarów na zasadach opodatkowania marżą, a nabywca posiada dokumenty, z których jednoznacznie wynika potwierdzenie nabycia towarów na tych zasadach.
Wewnatrzwspólnotowe nabycie towarów powoduje powstanie obowiązku podatkowego 15. dnia miesiąca następnego po miesiącu, w którym została dokonana dostawa towaru. Jednak, jeżeli podatnik z zagranicy wcześniej wystawił fakturę, obowiązek podatkowy zaistnieje z chwilą wystawienia faktury. Bez znaczenia pozostaje fakt otrzymania przez polskiego nabywcę faktury – priorytetowym jest data jej wystawienia. Zmiany przepisów ustawy o podatku od towarów i usług, które miały miejsce 1 stycznia 2013 roku powodują nie powstanie obowiązku podatkowego w przypadku zapłacenia zaliczki na poczet wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów – nie spowoduje go nawet wystawienie faktury, która dokumentuje taką zapłatę.
W tym przypadku, podstawą opodatkowania jest kwota należna za towar, podatki, cła, opłaty oraz inne należności posiadające podobny charakter, a związane z nabyciem towarów, wyłączając podatek, także wydatki dodatkowe, takie jak: prowizje, koszty opakowania, transportu, ubezpieczenia, takie, które pobierane są przez dostawcę od podmiotu dokonującego wewnatrzwspólnotowego nabycia. Jeżeli już mowa o podstawie opodatkowania, to warto wspomnieć, że w wewnatrzwspólnotowym nabyciu towarów prawie zawsze będzie ona wyrażona w walucie obcej i należy dokonać jej przeliczenia – zgodnie z art. 31a ustawy o VAT przeliczenia należy dokonać według średniego kuru wyznaczonego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień powstania obowiązku podatkowego. Jeżeli, natomiast fakturę wystawiono przed tym terminem, to należy wziąć pod uwagę średni kurs Narodowego Banku Polskiego pochodzący z ostatniego dnia roboczego, który poprzedza dzień wystawienia faktury.
Z uwagi na brak odrębnych uregulowań dotyczących wewnatrzwspólnotowego nabycia w ustawie o podatku dochodowym, w przypadku zaliczania wydatków za nabycie towarów w krajach UE do kosztów uzyskania przychodów – obowiązują przepisy takie same jak zaliczanie wydatków ponoszonych na terenie kraju.
Ewidencja księgowa wewnątrzwspolnotowego nabycia towarów, również przebiega podobnie jak zakupy krajowe. Wyrażoną na fakturze kwotę w walucie obcej, należy przeliczyć na złotówki według średniego kursu NBP poprzedzającego dzień wystawienia faktury. Ewidencja odbywa się na kontach: Wn „Rozliczenie zakupu”, Ma „Rozrachunki z dostawcami” (opcjonalnie tutaj można dokonać równoczesnego księgowania na koncie analitycznym odpowiedniego kontrahenta zagranicznego). Fakt przyjęcia towaru, może zostać zaksięgowany: Wn „Towary”, Ma „Rozliczenie zakupu”. Natomiast VAT należny: Wn „Rozliczenie zakupu”, Ma „Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu VAT należnego”.