W przypadku zdecydowanej większości rodzajów działalności gospodarczej konieczne jest wykorzystywanie do ewidencjonowania sprzedaży produktów i usług kasy fiskalnej. Z kolei posiadanie i użytkowanie tego sprzętu wiąże się dla przedsiębiorcy z koniecznością dopełnienia wielu obowiązków natury podatkowej. Jakich?
Konieczność zgłoszenia kasy
Kasa rejestrująca w przypadku dokonywania czynności ustawowo wskazywanych jako te, które muszą podlegać właśnie takiej rejestracji, musi być zainstalowana. Trzeba to zrobić z chwilą wykonania pierwszej sprzedaży. Podatnik musi zgłosić kasę naczelnikowi właściwego urzędu skarbowego.
Fiskalizacja kasy
Kolejnym obowiązkiem przedsiębiorców posiadających kasę fiskalną jest jej fiskalizacja. Wówczas przypisuje się odpowiednie stawki VAT do liter, przy czym literkę A przypisuje się do stawki podstawowej podatku VAT, wynoszącej obecnie 23 proc., a literkę B do stawki obniżonego podatku – 8 proc. Literka C przypisana jest do stawki preferencyjnej 5 proc., a przy stosowaniu stawki 0 proc. – literkę D. Literka E oznacza zwolnienie z podatku VAT. Trzeba pamiętać, że fiskalizację przeprowadza się tylko raz. Na tym etapie trzeba też podpisać umowę z firmą serwisującą kasy fiskalne.
Archiwizowanie paragonów
W toku korzystania z kasy fiskalnej przedsiębiorca musi nabijać wszystkie transakcje sprzedaży, zgodnie z ich przeprowadzaniem. Właściciel urządzenia musi przy tym archiwizować wszystkie paragony aż 5 lat od momentu zakupu towaru lub usługi przez klienta. Może przechowywać paragony w postaci papierowych wydruków z kasy lub paragony elektroniczne.
Nowoczesne kasy fiskalne pozwalają na przesyłanie danych do Centralnego Repozytorium Kas, pełniąc przy tym funkcję kasy online.
Raporty z kasy i serwisowanie
Po zakończeniu każdego dnia pracy trzeba wykonać raport dobowy, a miesiąca – raport miesięczny. Należy pamiętać o regularnym dokonywaniu przeglądu kasy fiskalnej, raz na dwa lata oraz o przechowywaniu książeczki serwisowej wraz z dokonywaniem na bieżąco koniecznych wpisów.