Blog Biura Rachunkowego Rachexpert

Jak zmienić formę opodatkowania z ryczałtu na skalę podatkową?

Wprowadzenie ustawy Polskiego Ładu oraz późniejszych jej modyfikacji w dużej mierze doprowadziło do chaosu podatkowego. Wielu przedsiębiorców w 2022 roku zmieniło formę opodatkowania, ale w 2023 roku ma wątpliwości co do tego, czy była to trafna decyzja. Warto wiedzieć, czy i jak można zmienić formę opodatkowania z ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych na skalę podatkową.

Ogólna zasada zmiany formy opodatkowania

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych uwzględnia możliwość dokonania zmiany formy opodatkowania działalności gospodarczej. Art. 9a ust. 2 ustawy stanowi, że takiej zmiany można dokonać do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym przedsiębiorca uzyska pierwszy przychód w danym roku podatkowym. Ustawodawca dodaje, że w przypadku, gdy pierwszy przychód zostanie uzyskany w grudniu, to termin na zmianę formy opodatkowania skraca się do końca tego samego miesiąca.

Jak dokonać zmiany formy opodatkowania?

Będąc zdecydowanym na zmianę formy opodatkowania, np. z ryczałtu na skalę podatkową, podatnik powinien wypełnić formularz CEIDG-1, czyli właściwie dokonać jego aktualizacji w części „Oświadczenie o formie opłacania podatku dochodowego”. Można złożyć CEIDG-1 w formie papierowej w urzędzie miasta lub urzędzie gminy, albo elektronicznie, za pośrednictwem strony internetowej biznes.gov.pl.

Zmiana formy opodatkowania w ciągu roku

Jeszcze w 2022 roku znowelizowany Polski Ład umożliwiał przedsiębiorcy zmianę formy opodatkowania z ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych na skalę podatkową w trakcie trwania roku podatkowego. W takim wypadku kalkulacja dochodu podatnika musi uwzględniać przychody i koszty ich uzyskania, które zostały poniesione od 1 lipca 2022 roku.

Czy można uzyskać dofinansowanie zakupu kasy fiskalnej?

Obowiązkiem posiadania kasy rejestrującej i wykorzystywania jej w toku prowadzonej działalności gospodarczej objętych jest obecnie większość przedsiębiorców. Ci, którzy dopiero zakładają własną firmę i muszą mieć to urządzenie, mogą postarać się o dofinansowanie jej zakupu.

Kto musi mieć kasę fiskalną?

Kasa fiskalna, a właściwie kasa rejestrująca, jest urządzeniem służącym do przechowywania informacji o asortymencie firmy i pozwala na ewidencjonowanie sprzedaży towarów i usług. Właściwie wyróżnia się obecnie 4 rodzaje kas fiskalnych:

  • tradycyjne urządzenia drukujące papierowy zapis kopii – paragon,
  • kasy z elektronicznym zapisem kopii,
  • kasy online,
  • kasy wirtualne.

Nie jest więc tak, że przedsiębiorca obowiązkowo musi mieć w sklepie fizyczne urządzenie. Może korzystać np. z oprogramowania, które umożliwi mu zarządzanie asortymentem i zarazem ewidencjonowanie sprzedaży. Kasy z papierowym zapisem kopii i z zapisem elektronicznym stopniowo są wycofywane z rynku.

Obowiązek posiadania kasy fiskalnej dotyczy niemal wszystkich podatników sprzedających towary i usługi osobom fizycznym. W niektórych przypadkach obowiązuje zwolnienie z tytułu posiadania tego sprzętu, jeśli firma ma obroty przekraczające 20 000 zł rocznie. Niektórzy nie skorzystają ze zwolnienia, z uwagi na prowadzenie działalności, które mają obowiązek ewidencjonowania sprzedaży.

Kupno kasy fiskalnej

Jeśli przedsiębiorca przekracza limit obrotu uprawniający do skorzystania ze zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej lub zgodnie z przepisami jest objęty obowiązkiem posiadania kasy, musi ją kupić. Od 1 stycznia 2023 roku w sprzedaży znajdują się jedynie kasy fiskalne online, choć niektórzy podatnicy mogą też korzystać z kas fiskalnych, na podstawie Rozporządzenia Ministra Finansów ws. kas rejestrujących, mających postać oprogramowania.

Nie trzeba ponosić kosztów zakupu kasy fiskalnej samodzielnie. Można uzyskać dofinansowanie. W jaki sposób?

Na czym polega ulga na zakup kasy?

Obecnie obowiązuje w Polsce ulga na zakup kasy fiskalnej, która wynosi nie więcej niż 90 proc. ceny netto i nie więcej niż 700 zł jednorazowo. Jeśli przedsiębiorca potrzebuje nie jednej, a kilku kas, może skorzystać z ulgi na każdą z nich. Warunek jest przy tym taki, że musi zacząć używać każdej z nich w każdym punkcie sprzedaży nie później niż w terminie 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia ewidencji sprzedaży.

O zwrot kosztów zakupu kasy mogą ubiegać się przedsiębiorcy, jeśli ich firma:

  • Została objęta obowiązkiem ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej i rozpoczęła prowadzenie tej ewidencji na kasie online.
  • Nie ma obowiązku ewidencjonowania sprzedaży i dotąd nie używała kasy, ale zdecydowała się na prowadzenie ewidencji z wykorzystaniem kasy online.

Nie ma przy tym znaczenia, czy przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT, czy korzysta ze zwolnienia z tego obowiązku lub wykonuje wyłącznie czynności niepodlegające opodatkowaniu i ewidencjonuje sprzedaż na kasie.

Jak działa system PEF w Polsce?

Dyrektywa 2014/55/UE w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych nałożyła na wszystkie kraje wspólnoty obowiązek odbioru faktur elektronicznych przez administrację publiczną. Do wytycznych z dyrektywy musiała dostosować się również Polska. Dlatego powstał system PEF. Jak działa?

Czym jest PEF?

PEF jest skrótem od nazwy Platforma Elektronicznego Fakturowania. Została stworzona i uruchomiona przez Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii. Od 18 kwietnia 2019 roku zamawiający przy zamówieniach publicznych mają obowiązek odbierać od wykonawców tzw. strukturyzowane e-faktury dla zamówień o wartości powyżej 30 tys. euro. Wprowadziła go ustawa o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym.
Od 1 kwietnia 2019 roku obowiązek posługiwania się systemem PEF i fakturami elektronicznymi przesyłanymi za jego pośrednictwem objął wszystkie zamówienia publiczne, a podmioty publiczne muszą przyjmować e-faktury tylko w przypadku postępowań, jakie zostały ogłoszone po dacie 18 kwietnia 2019 roku.

Platforma Elektronicznego Fakturowania PEF jest dostępna dla przedsiębiorców i podmiotów administracji publicznej na stronie efaktura.gov.pl. PEF funkcjonuje w sieci Peppol, co pozwala na szybkie i bezpłatne połączenie z innymi dostawcami oraz urzędami znajdującymi się na terenie całej Unii Europejskiej.

Jak działa PEF?

W systemie PEF przesyłane są faktury elektroniczne dla zamówień publicznych, które mają ustalony format. Są to więc faktury ustrukturyzowane, które w przeciwieństwie do obrazu faktury, np. PDF, mogą być automatycznie przetwarzane przez systemu informatyczne, bez ingerencji człowieka.

Oprócz ustrukturyzowanych e-faktur na platformie PEF dostępne są i inne ustrukturyzowane dokumenty, takie jak:

  • Faktury korygujące i noty księgowe,

  • Zamówienie dostawy,

  • Awizowanie dostawy,

  • Potwierdzenie odbioru.

Udostępniono również usługę tzw. fakturowania specjalizowanego, która pozwala na umieszczenie bezpośrednio w treści dokumentu dodatkowych informacji, które wykraczają ponad standardy ustalone dla normy europejskiej w odniesieniu do faktur w zamówieniach publicznych.

Wykonawcy zamówień publicznych mogą za pomocą PEF wystawiać i wysyłać ustrukturyzowane faktury elektroniczne. Zamawiający z kolei muszą obowiązkowo odbierać od wykonawców ustrukturyzowane faktury, przesyłane za pośrednictwem tej platformy. Natomiast wszystkie pozostałe dokumenty dostępne na PEF mogą być wymieniane pomiędzy stronami na zasadzie dobrowolności.

Etapy wprowadzania KSeF w Polsce

KSeF czyli Krajowy System e-Faktur jest systemem pozwalającym na wystawianie i udostępnianie kontrahentom za pośrednictwem przygotowanego przez Ministerstwo Finansów oprogramowania faktur ustrukturyzowanych. Dokumenty te mają ściśle określony wzorzec. Ponadto KSeF umożliwia szybki i wygodny dostęp do danych księgowych dla organów administracji skarbowej. Jak dotychczas system nie jest obowiązkowy dla przedsiębiorców. Sprawdźmy, w jakich etapach będzie wdrażany.

KSeF według etapów wprowadzania

Z początkiem 2022 roku weszły w życie zmiany z ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług, jakie wprowadzono na mocy ustawy z dnia 29 października 2021 roku o zmianie tejże ustawy. Etapy wdrożenia KSeF w Polsce są następujące:

  1. Pierwszy – od 1 stycznia 2022 roku – system udostępniany na zasadzie testów, a użytkownicy mogą dobrowolnie korzystać z KSeF.
  2. Drugi – od 1 lipca 2024 roku – system obowiązkowy dla większości przedsiębiorców w Polsce.
  3. Trzeci – od 1 stycznia 2025 roku – systemem KSeF objęci zostaną mali i średni przedsiębiorcy, będący podatnikami zwolnionymi z VAT.

Natomiast na razie nie wiadomo kiedy i czy w ogóle ustrukturyzowane faktury z KSeF będą stosowane w obrocie gospodarczym przez podmioty zagraniczne, które mają na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej wyłącznie rejestrację na VAT.

Przygotowanie do wdrożenia KSeF

Polscy podatnicy mają jeszcze niespełna rok na dokonanie wdrożenia KSeF na gruncie prowadzonej działalności gospodarczej. Co ciekawe, nawet do końca 2024 roku podatnicy będą mogli stosować faktury papierowe, rozumiane jako paragony fiskalne, z obowiązkowo oznaczonym numerem NIP nabywcy. Będzie to możliwe wyłącznie w przypadku, gdy kwota transakcji nie będzie przekraczać 450 zł.

Zanim przedsiębiorcy zostaną objęci już obowiązkowo KSeF mają możliwość dobrowolnego dołączenia do systemu i przygotowania siebie i swoich pracowników do tego celu na specjalistycznych szkoleniach i kursach. Dobrze jest zacząć odpowiednio wcześnie takie prace wdrożeniowe i nie pozostawiać wszystkiego na ostatnią chwilę.

Jakie zmiany w VAT zaplanowano od 1 lipca 2023?

Nowelizacja przepisów o VAT w Polsce spowodowała wiele nowości, które są istotne dla podatników. Od 1 lipca 2023 roku funkcjonuje pakiet zmian w obrębie podatku od towarów i usług, nazywany pakietem Slim VAT 3. Co obejmuje?

Status małego podatnika

Dla wielu podatników VAT bardzo ważne jest ustalenie, czy mają prawo do statusu tzw. małego podatnika. Dzięki niemu możliwe jest korzystanie z metody kasowej rozliczenia VAT oraz stosowanie kwartalnego rozliczenia tego podatku. Od 1 lipca 2023 roku w związku ze zmianami w VAT nastąpiło podwyższenie limitu sprzedaży dla małego podatnika. Do tej pory była to kwota stanowiąca równowartość 1 200 000 euro, a obecnie wzrosła do 2 000 000 euro. Wartość ta będzie dokładnie taka sama jak w przypadku małego podatnika na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Doprecyzowanie przepisów ustawy o VAT

Pakiet Slim VAT 3 wpłynął na doprecyzowanie niektórych przepisów. Między innymi obecnie, jeśli faktura została wystawiona w walucie obcej, to kurs na fakturze korekty będzie taki sam jak kurs pierwotnej faktury. Natomiast, gdy wystawiona została zbiorcza faktura korygująca, to podatnik zdecyduje, czy dokona przeliczenia kwot z faktury według:

  • kursu oddzielnego dla każdego pozycji,
  • kursu obowiązującego na dzień poprzedzający wystawienie faktury korygującej.

Doprecyzowaniu uległy też zapisy w ustawie o VAT dotyczące okresu, za który deklarowana jest WDT – wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów. Jeśli podatnik otrzymuje dokumenty, które taką dostawę potwierdzają po okresie 3 miesięcy, to stosuje wtedy moment powstania obowiązku podatkowego zamiast momentu dostawy.

Wskazano konkretne przepisy dotyczące zasad dokonywania korekt podatku należnego w procedurze TAX FREE.

Mniej obowiązków i więcej udogodnień dla podatników

Wiele zapisów pakietu Slim VAT 3 jest bardzo korzystnych dla podatników. Między innymi chodzi tu o ostateczną rezygnację z konieczności posiadania faktury dotyczącej WNT – wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów przy odliczaniu podatku naliczonego z tego tytułu. Dzięki temu można zawsze rozliczyć VAT z tytułu WNT w tym samym okresie rozliczeniowym, przez co podatek ten przy WNT będzie neutralny dla podatnika.

Istnieje obecnie możliwość rezygnacji z obowiązku drukowania dokumentów fiskalnych (paragonów) przez podatników prowadzących ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Za zgodą nabywcy sprzedawca może wystawić dowód w postaci elektronicznej.

Ustawodawca zliberalizował warunki skorzystania z szybszego zwrotu VAT dla tzw. podatników bezgotówkowych i zlikwidował obowiązek uzgadniania z naczelnikiem urzędu skarbowego proporcji do odliczenia podatku naliczonego oraz protokołu prognozy. W miejsce takich dokumentów wprowadził jedynie wymóg, by zawiadomić naczelnika o przyjętej proporcji. Związane jest to także ze zwiększeniem kwoty, która umożliwia uznanie, że proporcja określona przez podatnika wynosi 100 proc., podczas gdy proporcja ta przekroczyła u niego 98 proc., z obecnych 500 zł aż do 10 000 zł.

Istnieje dodatkowa możliwość uniknięcia solidarnej odpowiedzialności przez osoby trzecie. Jest to wykonalne w sytuacji zmiany podatnika nabywającego wierzytelność. Dotychczasowy podatnik może uwolnić się od odpowiedzialności przez przekazanie kwot VAT bezpośrednio na rachunek VAT nowego podatnika, który nabył wierzytelność.

Organy skarbowe w ramach SLIM VAT 3 uzyskały możliwość nakładania dodatkowego zobowiązania podatkowego na podatnika w wysokości maksymalnej do obecnych stawek, wynoszących 20 i 30 proc. Nie ma już sztywnej stawki w tym zakresie.

Kiedy faktury ustandaryzowane będą obowiązkowe?

W 2023 roku Krajowy System e-Faktur pozwalający na wystawianie przez podatników faktur ustandaryzowanych pozostaje rozwiązaniem dobrowolnym. Można, ale niekoniecznie trzeba z niego korzystać przy dokumentowaniu transakcji przy użyciu faktur. Jednak już wkrótce ma się to zmienić. Sprawdźmy, kiedy faktury ustandaryzowane będą obowiązkowe?

Zmiana w zakresie obowiązywania KSeF

Faktury ustandaryzowane wystawiane w ramach Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), będą obowiązkowe od 1 lipca 2024 roku dla czynnych podatników VAT. Od początku wakacji w 2024 roku rządowa platforma stanie się zatem obowiązkowym standardem na terenie całego kraju.

Kolejnym krokiem będzie wprowadzenie obowiązkowego KSeF z dniem 1 stycznia 2025 roku dla osób zwolnionych z podatku VAT. Oznacza to, że od tego momentu wszyscy podatnicy czynni VAT, jak i podatnicy zwolnieni z tego podatku będą musieli wystawiać faktury ustandaryzowane wyłącznie przez udostępnioną przez rząd platformę.

Co powinni zrobić podatnicy?

Do chwili, kiedy system KSeF stanie się obowiązkowy pozostało sporo czasu, który podatnicy powinni poświęcić na przetestowanie jego możliwości i wdrożenie go do swojej działalności. Rozpoznanie działania KSeF jest ułatwione dzięki środowisku testowemu.

Już 1 stycznia 2022 roku Ministerstwo Finansów udostępniło strefę testową KSeF. To narzędzie informacyjne, które pokazuje, jak działa cały system. Środowisko testowe przystosowane jest do wysyłki plików, które odpowiadają przyjętym wzorcom struktury logicznej e-Faktury.

Przy testowaniu systemu można zastosować samodzielnie wygenerowane przez podatnika podpisy czy pieczęcie, przeglądać, nadawać i odbierać uprawnienia do KSeF, a także przekazać faktury do systemu poprzez udostępnione KSeF API.

Użytkownicy chcący testować system KSeF, nie ponoszą z tego tytułu żadnych kosztów. Jednocześnie wystawione za pośrednictwem aplikacji e-Faktury nie wywierają żadnych skutków prawnych. W rzeczywistości po upływie pewnego czasu zostaną one usunięte z systemu.

Innym sposobem na poznanie funkcjonalności KSeF jest wykorzystanie Aplikacji Podatnika KSeF. To program testowy, który również został udostępniony przez Ministerstwo Finansów. Jest dostępny bezpłatnie, a jedynie co musi zrobić podatnik, by móc z niego skorzystać, jest założenie indywidualnego konta użytkownika na ministerialnej stronie.

Zmiany dotyczące mechanizmu podzielonych płatności

Mechanizm podzielonych płatności, czyli w skrócie MMP, a z języka angielskiego Split Payment dotyczy przedsiębiorców, którzy są czynnymi podatnikami VAT. Z mocy prawa takie podmioty muszą mieć konto firmowe zgłoszone do urzędu skarbowego. Na takim rachunku jest tworzone przez bank za darmo techniczne konto VAT, które służy do obsługi przelewów w ramach realizacji mechanizmu podzielonej płatności. Mechanizm ten dotyczy wszystkich przedsiębiorców w Polsce, zarejestrowanych do celów VAT, bez względu na wielkość działalności. Z początkiem lipca 2023 roku weszły w Polsce w życie pewne zmiany dotyczące Split Payment. Jakie?

Pakiet Slim VAT 3

W ramach nowego pakietu określonego przez Ministerstwo Finansów jako pakiet Slim VAT 3 wprowadzono regulacje dotyczące mechanizmu podzielonych płatności. Dotyczą one sytuacji, gdy dochodzi do zmiany podatnika oraz przepisów w sprawie przywilejów, z jakich korzystają podatnicy w MPP.

Do tej pory proces uwolnienia się od solidarnej odpowiedzialności w przypadku zmiany podatnika – faktora, generował wiele czasu na przeprowadzenie prac technicznych, co powodowało wydłużony przepływ środków VAT i wymóg zaangażowania w proces ten także dostawcy. Dlatego też wprowadzono nowelizację mechanizmu podzielonych płatności. Pojawiła się nowa możliwość uwolnienia się od odpowiedzialności. Dotychczasowy podatnik – faktor – będzie uwalniał się od odpowiedzialności, przekazując kwotę VAT bezpośrednio na rachunek VAT nowego podatnika, który nabył wierzytelność, czyli na rachunek nowego faktora. Dostawca nie będzie już w ogóle angażowany w ten proces.

Przywileje w MPP

Dodatkowo doprecyzowano przepisy, przez co w sytuacji, gdy płatność za fakturę realizowana przy zaangażowaniu faktora w ramach faktoringu odwrotnego dokonana zostanie w mechanizmie podzielonej płatności, wówczas nabywca może korzystać z wszelkich przywilejów przewidzianych w płatnościach w MPP.

Wszystkie zmiany w mechanizmie podzielonych płatności są wprowadzone w życie na mocy przepisów ustawy z dnia 26 maja 2023 roku o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw.

Jak ustalić ryczałt za pracę zdalną?

Nowelizacja Kodeksu pracy z 7 kwietnia 2023 roku wprowadziła do porządku prawnego w Polsce przepisy dotyczące wykonywania przez pracowników pracy zdalnej. W związku z tym pojawiła się kwestia tego, jak ustalić ryczałt za pracę zdalną i wykorzystywanie w toku wykonywania obowiązków zawodowych przedmiotów, które są do tego niezbędne.

Komu przysługiwać będzie ryczałt za pracę zdalną?

Pracodawca zobowiązany jest do zwrotu pracownikom kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej. Zwrot ten może mieć charakter ekwiwalentu lub ryczałtu, a pracownik nie może zrezygnować z takiej rekompensaty.

Ryczałt najczęściej przysługuje jako pokrycie kosztów energii elektrycznej i łącza internetowego wykorzystywanych przez pracownika na potrzeby służbowe, ale może ujmować też korzystanie przez niego z własnego laptopa czy telefonu, o ile nie zapewnił go sam pracodawca.

W jakiej wysokości będzie przysługiwał ryczałt z tytułu pracy zdalnej?

W przepisach Kodeksu pracy dotyczących wykonywania pracy zdalnej znalazły się postanowienia określające, że wysokość ryczałtu powinna odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez zatrudnionego w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.

Pracodawca w przypadku ustalania wysokości ryczałtu powinien wziąć pod uwagę:

  • normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych,
  • udokumentowane ceny rynkowe materiałów i narzędzi pracy,
  • normy zużycia energii elektrycznej,
  • koszty usług telekomunikacyjnych.

Musi zarchiwizować i przechowywać odpowiednią dokumentację, na podstawie której szacował wspominany ryczałt.

Pracodawca powinien uwzględniać przy ustalaniu ryczałtu za pracę zdalną pełny wymiar czasu pracy pracownika – zwykle będzie to 8 godzin dziennie, ale może też ująć w nim pracę w godzinach nadliczbowych. Musi wziąć pod uwagę średnie ceny i maksymalne zużycie danej usługi w okresie pracy.

Pracownik ma prawo do żądania od pracodawcy dokonania podwyższenia ryczałtu, powołując się na to, że ponoszone przez niego koszty są wyższe niż ustalony ryczałt. Powinien on również być choć raz w roku aktualizowany.